{"id":16716,"date":"2022-12-14T09:00:00","date_gmt":"2022-12-14T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/?p=16716"},"modified":"2024-10-24T17:16:06","modified_gmt":"2024-10-24T15:16:06","slug":"comment-preparer-projet-dematerialisation-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/comment-preparer-projet-dematerialisation-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Appel d\u2019offres : comment pr\u00e9parer son projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais ?"},"content":{"rendered":"\n

R\u00e9duction du risque d\u2019erreurs, limitation des oublis, diminution des co\u00fbts jusqu\u2019\u00e0 60 %… La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais <\/strong>attire de plus en plus d\u2019entreprises d\u00e9sireuses de concilier rapidit\u00e9, efficacit\u00e9 et fonctionnalit\u00e9s avanc\u00e9es. Pour choisir la meilleure solution et profiter d\u2019une plus grande transparence, certaines entreprises passent par l\u2019\u00e9laboration d\u2019un dossier de consultation ou r\u00e9digent un appel d\u2019offres.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation : quels sont les enjeux autour de la proc\u00e9dure d\u2019appel d\u2019offres ?<\/h2>\n\n\n\n

Aujourd\u2019hui, ce sont essentiellement les entreprises de taille interm\u00e9diaire (ETI) et le secteur public qui r\u00e9digent des appels d\u2019offres concernant la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais <\/strong>; pour les premi\u00e8res, on parle g\u00e9n\u00e9ralement de \u00ab consultation \u00bb. Quant aux PME, elles demeurent encore frileuses et pr\u00e9f\u00e8rent suivre un sch\u00e9ma classique pour nouer des partenariats : essais et tests d\u2019un ou deux produits en interne avant de choisir une solution qui correspond \u00e0 leurs attentes.<\/p>\n\n\n\n

Pour les ETI, la d\u00e9marche est plus complexe. Il faut faire valider le produit par diff\u00e9rents services avant de prendre une d\u00e9cision. Validation des m\u00e9tiers<\/strong> concern\u00e9s directement par la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais (services comptabilit\u00e9 et Relations Humaines), validation des services IT, notamment en ce qui concerne la RGPD, la d\u00e9marche Responsabilit\u00e9 soci\u00e9tale des entreprises (RSE) et l’h\u00e9bergement de la solution<\/strong>. Sans oublier qu\u2019il est indispensable d\u2019avoir l\u2019approbation des utilisateurs, des services commerciaux ou des services techniques qui sont concern\u00e9s en premi\u00e8re ligne par le sujet des notes de frais.  <\/p>\n\n\n\n

Face \u00e0 tous ces interlocuteurs et pour simplifier ces proc\u00e9dures internes, l\u2019appel d\u2019offres est une solution qui offre aux ETI et grandes entreprises plusieurs avantages.<\/p>\n\n\n\n

Appel d\u2019offres : de l\u2019int\u00e9r\u00eat de rassembler les parties prenantes autour de la table<\/h2>\n\n\n\n

Possibilit\u00e9 de rencontrer de nouveaux fournisseurs et de trouver des produits plus attractifs, op\u00e9ration \u00e9conomique plus int\u00e9ressante\u2026 Passer par un appel d\u2019offres pr\u00e9sente des avantages pour les entreprises, notamment pour les ETI. Qu\u2019il soit restreint (s\u00e9lection pr\u00e9alable des potentiels fournisseurs) ou ouvert (possibilit\u00e9 pour n\u2019importe quelle soci\u00e9t\u00e9 de soumettre une proposition), cela permet de rassembler toutes les personnes de l\u2019entreprise autour d\u2019un m\u00eame objectif : exprimer leurs besoins<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

En g\u00e9n\u00e9ral, des ateliers sont organis\u00e9s par service afin que chacun puisse exprimer ses attentes. A la fin de ces \u00e9changes, l\u2019ensemble des besoins est notifi\u00e9 dans un \u00ab cahier des charges<\/strong> \u00bb : celui-ci est la base qui permet de r\u00e9diger le dossier de consultation. Parfois, une premi\u00e8re s\u00e9lection est effectu\u00e9e lors de l\u2019envoie du dossier de consultation via la s\u00e9lection de plusieurs fournisseurs. Les acteurs int\u00e9ress\u00e9s pour r\u00e9pondre \u00e0 l\u2019appel d\u2019offre voient ensuite leur r\u00e9ponse trait\u00e9e et analys\u00e9e avant de pouvoir pr\u00e9senter leur offre, leur produit et leur soci\u00e9t\u00e9. Au terme de ces \u00e9changes, un fournisseur est choisi, sans forc\u00e9ment passer par une phase de test : dans le cadre d\u2019un projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation de notes de frais, il s\u2019agit g\u00e9n\u00e9ralement de questions\/r\u00e9ponses.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019avantage de passer par un appel d\u2019offres est donc double :<\/p>\n\n\n\n