{"id":16703,"date":"2024-09-09T09:00:00","date_gmt":"2024-09-09T07:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/?p=16703"},"modified":"2025-11-21T16:30:53","modified_gmt":"2025-11-21T15:30:53","slug":"audit-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/audit-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Pourquoi auditer les notes de frais\u00a0?"},"content":{"rendered":"\n<p>Les entreprises sont toujours \u00e0 la recherche d\u2019\u00e9conomies \u00e0 faire. Or, lorsqu&#8217;on sait qu\u2019une mauvaise gestion des notes de frais peut co\u00fbter jusqu\u2019\u00e0 300 \u20ac par mois et par salari\u00e9, il est \u00e9vident que les entreprises ont tout int\u00e9r\u00eat \u00e0 les auditer si elles veulent<strong> limiter les d\u00e9penses inutiles<\/strong>&nbsp;! <\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<p>Si la fraude et les abus sont souvent mis en avant (47 % des employ\u00e9s grossiraient leurs notes de frais d\u2019apr\u00e8s une \u00e9tude HRS et fondation GBTA), il ne faut pas en oublier les doublons ou la non-conformit\u00e9 aux politiques d\u2019engagement des d\u00e9penses. Par ailleurs, les entreprises ne peuvent pas n\u00e9gliger le co\u00fbt op\u00e9rationnel li\u00e9 au <strong>traitement des notes de frais.<\/strong> Entre les v\u00e9rifications, les relances, la recherche d\u2019erreur, les services comptables peuvent vite \u00eatre monopolis\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<p>Alors pourquoi est-il important d\u2019auditer les notes de frais&nbsp;? Explications &#x1f447;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Proc\u00e9dure d\u2019audit&nbsp;des notes de frais : comment se passe-t-elle&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019audit des notes de frais peut \u00eatre <strong>diligent\u00e9 \u00e0 tout moment<\/strong>&nbsp;: soit avant ou apr\u00e8s validation par le sup\u00e9rieur, soit apr\u00e8s le paiement. En r\u00e9alit\u00e9, plus l\u2019audit est r\u00e9alis\u00e9 en amont, plus les risques de rejet de la note sont limit\u00e9s et plus les corrections \u00e0 apporter sont \u00e9vit\u00e9es. <\/p>\n\n\n\n<p>Le personnel en charge de la comptabilit\u00e9 doit alors v\u00e9rifier si : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Les justificatifs ont bien \u00e9t\u00e9 <strong>joints \u00e0 la note de frais<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Qu\u2019ils <strong>correspondent \u00e0 la d\u00e9pense<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Qu\u2019ils sont faits <strong>dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li>Qu\u2019ils ne <strong>d\u00e9passent pas les budgets pr\u00e9vus<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En cas de trop grand nombre de notes de frais \u00e0 auditer, les services comptables peuvent <strong>axer leur contr\u00f4le sur des salari\u00e9s <\/strong>en particulier comme les commerciaux, souvent en d\u00e9placement professionnel, les nouveaux arrivants qui ne ma\u00eetrisent pas encore les r\u00e8gles, ou les cadres dirigeants ayant l\u2019habitude de faire des d\u00e9jeuners d\u2019affaires ou de voyager souvent pour les besoins de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-layout-flex wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background has-link-color wp-element-button\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/guide-10-conseils-reduire-traitement-notes-de-frais\/?utm_source=blog\"><strong>A lire aussi :<\/strong> 10 conseils pour diviser par 4 le temps de traitement des notes de frais<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019audit peut se baser au pr\u00e9alable sur des rapports afin de mettre en lumi\u00e8re les doublons ou erreur en comparant les prix sur les sites de r\u00e9servation avec les prix pay\u00e9s. Les re\u00e7us \u00e9lectroniques sont souvent plus simples \u00e0 traiter car ils ne se perdent pas et peuvent \u00eatre rapidement transmis aux services comptables. <\/p>\n\n\n\n<p>Vous pouvez aussi choisir d&#8217;externaliser le process d&#8217;audit des notes de frais aupr\u00e8s d&#8217;un cabinet comptable si la charge est trop importante. Pour les services comptables, le recours \u00e0 des auditeurs externes est \u00e9galement un moyen de leur \u00e9viter la g\u00eane de questionner des sup\u00e9rieurs hi\u00e9rarchiques sur le bien-fond\u00e9 de certaines d\u00e9penses\u2026<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Pourquoi auditer ses notes de frais ?&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#1 &#8211; Limiter les risques de fraude<\/h3>\n\n\n\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/fraude-notes-de-frais-comment-les-eviter\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">fraude aux notes de frais<\/a> concernerait pr\u00e8s de deux tiers d&#8217;employ\u00e9s en entreprise. De l\u2019acte isol\u00e9 \u00e0 la fraude r\u00e9currente, les salari\u00e9s rel\u00e8vent diff\u00e9rentes raisons pour justifier leurs actes comme une compensation pour le travail ex\u00e9cut\u00e9, le temps perdu en d\u00e9placement et la g\u00eane que cela a pu causer, le fait d\u2019avoir utilis\u00e9 son argent personnel\u2026 <\/p>\n\n\n\n<p>Si ces raisons sont propres \u00e0 chacun, elles n\u2019en demeurent pas moins injustifi\u00e9es. Ainsi, la Cour d&#8217;Appel de Versailles a qualifi\u00e9 une s\u00e9rieuse fraude aux notes de frais en &#8220;fraude grave entra\u00eenant un licenciement&#8221;  (<a href=\"https:\/\/www.doctrine.fr\/d\/CA\/Versailles\/2019\/CEAA4CE94D820A21C50A9\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Cour d&#8217;appel de Versailles, 10 avril 2019<\/a>).<\/p>\n\n\n\n<p>La fraude aux notes de frais peut co\u00fbter tr\u00e8s cher aux entreprises ; on estime qu&#8217;elle s&#8217;\u00e9l\u00e8ve \u00e0 730\u20ac par salari\u00e9 et par an, selon l&#8217;Institut Fran\u00e7ais de Pr\u00e9vention de la Fraude. Les co\u00fbts sont plus \u00e9lev\u00e9s lorsque l&#8217;on prend en compte la ressource humaine n\u00e9cessaire \u00e0 la v\u00e9rification et \u00e0 la lutte contre la fraude. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#2 &#8211; S\u2019assurer du respect de la politique de note de frais par les collaborateurs<\/h3>\n\n\n\n<p>Des contr\u00f4les ponctuels sur note de frais peuvent mettre en lumi\u00e8re un manque de connaissance de la politique de l\u2019entreprise en mati\u00e8re de notes de frais. <\/p>\n\n\n\n<p>Par exemple, si les r\u00e8gles relatives au remboursement des frais d\u2019h\u00e9bergement &#8211; diff\u00e9rentes de celles de droit commun \u2013 sont souvent mal appliqu\u00e9es, cela peut \u00eatre synonyme d\u2019un manque de communication aupr\u00e8s des employ\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019audit met \u00e9galement en exergue toute action non conforme \u00e0 la politique de l\u2019entreprise. <\/p>\n\n\n\n<p>Les employ\u00e9s vis\u00e9s sont ainsi pr\u00e9venus de leur erreur. Il est donc recommand\u00e9, au d\u00e9but, d\u2019appliquer un audit sur l\u2019enti\u00e8ret\u00e9 des notes de frais pour v\u00e9rifier la bonne compr\u00e9hension des r\u00e8gles de la politique d\u2019entreprise sur les frais professionnels, puis, au fur et \u00e0 mesure, d\u2019\u00eatre plus s\u00e9lectif.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-layout-flex wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link has-white-color has-luminous-vivid-amber-to-luminous-vivid-orange-gradient-background has-text-color has-background has-link-color wp-element-button\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/daf-comment-faire-appliquer-la-politique-de-frais-de-votre-entreprise\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><strong>A lire aussi : <\/strong>[DAF] Comment faire appliquer la politique de frais de votre entreprise ? <\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#3 &#8211; Ma\u00eetriser les d\u00e9penses<\/h3>\n\n\n\n<p>Auditer les notes de frais donne une vision pr\u00e9cise des d\u00e9penses engag\u00e9es par les collaborateurs dans le cadre de leur mission dans l\u2019entreprise. <\/p>\n\n\n\n<p>Les services comptables sont en mesure de voir si leur politique interne en mati\u00e8re de notes de frais est toujours pertinente, si des d\u00e9penses sont encore justifi\u00e9es. <\/p>\n\n\n\n<p>Bref c\u2019est l\u2019occasion pour l\u2019entreprise de voir comment elle ma\u00eetrise ses co\u00fbts&nbsp;! Plus l\u2019entreprise sera grande, plus elle aura besoin d\u2019avoir une <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/dg-utiliser-data-comptable-decision-strategique\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">vision d\u2019ensemble des d\u00e9penses d\u00e9taill\u00e9e<\/a>, afin de rediriger les ressources, le temps et l\u2019attention vers des t\u00e2ches plus strat\u00e9giques.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Faciliter l\u2019audit des notes de frais gr\u00e2ce \u00e0 N2F<\/h2>\n\n\n\n<p>Un logiciel comme <strong>N2F, sp\u00e9cialiste du traitement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 des notes de frais<\/strong>, simplifie grandement les audits aux notes de frais de votre entreprise. <\/p>\n\n\n\n<p>Comment&nbsp;? Il donne acc\u00e8s \u00e0 un <strong>tableau de bord<\/strong> mettant en \u00e9vidence les d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es et la gestion de la tr\u00e9sorerie de l\u2019entreprise. <\/p>\n\n\n\n<p>Les collaborateurs prennent en photo leur justificatif depuis leur smartphone, et ceux-ci sont scann\u00e9s et centralis\u00e9s dans le logiciel. <\/p>\n\n\n\n<p>La cat\u00e9gorisation des d\u00e9penses donne une visibilit\u00e9 aux services comptables sur les postes de d\u00e9pense : <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>H\u00e9bergement<\/li>\n\n\n\n<li>Carburant<\/li>\n\n\n\n<li>Frais kilom\u00e9triques<\/li>\n\n\n\n<li>Repas&#8230;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>L&#8217;utilisation d&#8217;un logiciel tel que N2F permet \u00e9galement de rationaliser et d&#8217;uniformiser les processus par entit\u00e9 l\u00e9gale et par service, am\u00e9liorant le suivi des notes de frais par les Directions respectives. La digitalisation des notes de frais facilite le <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/note-de-frais\/#comptabilite\">traitement de la TVA<\/a> et acc\u00e9l\u00e8re sa r\u00e9cup\u00e9ration.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>N2F est aussi utilis\u00e9 pour ma\u00eetriser la politique de frais de l\u2019entreprise<\/strong>. L\u2019analyse des usages et des diff\u00e9rentes d\u00e9penses entra\u00eenent le d\u00e9ploiement d\u2019une politique de notes de frais plus appropri\u00e9e avec des plafonds d\u2019avertissement coh\u00e9rents pour \u00e9viter tout abus ou d\u00e9penses. Et avec les <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/cartes-de-paiement-entreprise\/?utm_source=blog\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">cartes bancaires N2F<\/a>, la gestion des plafonds est instantan\u00e9e ! <\/p>\n\n\n\n<p>Convaincus que N2F pourrait vous faciliter la vie pendant les audits de notes de frais&nbsp;? <strong><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/demo\/?utm_source=blog\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Demandez une d\u00e9mo<\/a><\/strong>&nbsp;!<a id=\"_msocom_1\"><\/a><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/demo\/?utm_source=blog\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"352\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Ads-blog-Solution-N2F.png?resize=720%2C352&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"Cliquez et demandez une d\u00e9mo de l'outil N2F pour g\u00e9rer tous vos frais professionnels : notes de frais et factures\" class=\"wp-image-18272\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Ads-blog-Solution-N2F.png?w=870&amp;ssl=1 870w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Ads-blog-Solution-N2F.png?resize=300%2C147&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Ads-blog-Solution-N2F.png?resize=768%2C375&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Les entreprises sont toujours \u00e0 la recherche d\u2019\u00e9conomies \u00e0 faire. 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R\u00e9duisez les fraudes, assurez le respect des politiques internes et ma\u00eetrisez les d\u00e9penses gr\u00e2ce \u00e0 une gestion rigoureuse. D\u00e9couvrez pourquoi auditer les notes de frais est essentiel pour limiter les co\u00fbts et am\u00e9liorer l&#039;efficacit\u00e9 op\u00e9rationnelle\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/audit-notes-de-frais\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"fr_FR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Pourquoi auditer les notes de frais\u00a0?\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Optimisez vos finances en r\u00e9alisant un audit des notes de frais. R\u00e9duisez les fraudes, assurez le respect des politiques internes et ma\u00eetrisez les d\u00e9penses gr\u00e2ce \u00e0 une gestion rigoureuse. 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