{"id":16678,"date":"2022-08-01T19:01:43","date_gmt":"2022-08-01T17:01:43","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=16678"},"modified":"2024-10-24T17:04:31","modified_gmt":"2024-10-24T15:04:31","slug":"comptabiliser-notes-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/comptabiliser-notes-frais\/","title":{"rendered":"Comment comptabiliser les notes de frais\u00a0?"},"content":{"rendered":"\n<p>Lorsqu\u2019un collaborateur fait une d\u00e9pense dans le cadre de son activit\u00e9 professionnelle, il peut en demander le remboursement en remettant \u00e0 son employeur une note de frais, document r\u00e9capitulant tous les frais de mission engag\u00e9s (kilom\u00e9triques, repas, h\u00e9bergement, abonnement t\u00e9l\u00e9phone, etc.). Ces d\u00e9penses doivent \u00eatre l\u00e9gitimes, c\u2019est-\u00e0-dire \u00eatre motiv\u00e9es par l\u2019activit\u00e9 professionnelle, raisonnables, proportionn\u00e9es et surtout justifi\u00e9es pour \u00e9viter tout risque de fraude. La comptabilisation des notes de frais peut vite devenir un casse-t\u00eate pour les collaborateurs et le service comptabilit\u00e9. Mais alors en quoi consiste-t-elle et comment la simplifier&nbsp;? Explications.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Le dispositif comptable de traitement des notes de frais<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Les comptes sur lesquels comptabiliser les d\u00e9penses professionnelles<\/h3>\n\n\n\n<p>A r\u00e9ception de la note de frais, l\u2019employeur ou le service comptable vont devoir <strong>cr\u00e9diter le salari\u00e9 sur le compte 421<\/strong> \u00ab&nbsp;Personnel \u2013 r\u00e9mun\u00e9rations dues&nbsp;\u00bb et affecter les d\u00e9penses sur diff\u00e9rents <strong>comptes de&nbsp;charges<\/strong>&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>6251 &#8211; Voyages et d\u00e9placements (pour les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques ou les frais de logement par exemple)<\/li><li>6256 &#8211; Missions (pour les frais de restauration entre autres)<\/li><li>6257 &#8211; R\u00e9ceptions<\/li><li>626 &#8211; Frais postaux et de t\u00e9l\u00e9communication<\/li><li>6234 &#8211; Cadeaux pour les clients<\/li><li>618 &#8211; Documentation g\u00e9n\u00e9rale<\/li><li>6183 &#8211; Documentation technique<\/li><li>6063 &#8211; Produits d\u2019entretien et de petit \u00e9quipement<\/li><li>6064&nbsp;&#8211; Fournitures administratives<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Les justificatifs \u00e0 fournir<\/h3>\n\n\n\n<p>Le traitement des notes de frais se fait sur <strong>pr\u00e9sentation de justificatifs<\/strong> comme les factures de d\u00e9jeuner, les billets de train ou d\u2019avion, les factures de taxi, celles d\u2019h\u00f4tel, les tickets de caisses ou encore les documents indiquant le nombre de km effectu\u00e9s. Ces documents doivent notamment pr\u00e9senter la date du paiement, le prix HT, le montant de la TVA et le montant TTC. Ils sont \u00e0 conserver au moins 10 ans (article L.123-22 du code du commerce) mais peuvent, depuis 2019, \u00eatre <strong>scann\u00e9s et archiv\u00e9s sous un format num\u00e9rique<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Lire aussi<\/strong>&nbsp;: <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/justificatif-note-de-frais\/\">Justificatif de note de frais \u2013 A quoi doivent-ils ressembler&nbsp;?<\/a><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">La comptabilisation des notes de frais<\/h3>\n\n\n\n<p>Celle-ci peut se faire manuellement par le service comptable ou l\u2019employeur, selon les \u00e9tapes suivantes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" type=\"1\"><li><strong>R\u00e9cup\u00e9ration de la note de frais et des justificatifs <\/strong>par e-mail ou par papier aupr\u00e8s du collaborateur dans un d\u00e9lai raisonnable, g\u00e9n\u00e9ralement dans le mois qui suit la d\u00e9pense.<\/li><li><strong>Extraction des informations<\/strong> de la note de frais et v\u00e9rification de la <strong>conformit\u00e9<\/strong> d\u2019apr\u00e8s les justificatifs transmis.<\/li><li>Enregistrement dans le <strong>journal des achats<\/strong>.<\/li><li>D\u00e9bit sur les comptes de charges concern\u00e9s.<\/li><li>D\u00e9bit de la TVA d\u00e9ductible si n\u00e9cessaire.<\/li><li>Cr\u00e9dit sur le compte du collaborateur dans un d\u00e9lai pr\u00e9vu par la politique interne de l\u2019entreprise.<\/li><li><strong>Archivage<\/strong> des pi\u00e8ces.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>N\u00e9anmoins, des <strong>solutions digitales comme N2F <\/strong>existent afin d\u2019automatiser la gestion des notes de frais et l\u2019export vers la comptabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">La r\u00e9cup\u00e9ration de la TVA issue des notes de frais<\/h3>\n\n\n\n<p>Certaines d\u00e9penses sont <strong>\u00e9ligibles \u00e0 la r\u00e9cup\u00e9ration de la TVA<\/strong> comme les frais de p\u00e9age, ceux de stationnement et de carburant, les frais de restauration (repas, petits-d\u00e9jeuners, boissons consomm\u00e9es \u00e0 l\u2019h\u00f4tel) et d\u2019h\u00e9bergement, ainsi que sur les fournitures et abonnements t\u00e9l\u00e9phoniques.<\/p>\n\n\n\n<p>Lire aussi&nbsp;: <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/tva-recuperable\/#:~:text=Comme%20N2F%20peut%20s'interconnecter,optimis%C3%A9%20de%203%25%20par%20an%20!\">TVA r\u00e9cup\u00e9rable, ce que vous devez savoir&nbsp;!<\/a><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">N2F, solution digitale pour comptabiliser vos notes de frais<\/h2>\n\n\n\n<p>La gestion des notes de frais est souvent v\u00e9cue comme chronophage et sans valeur ajout\u00e9e, que ce soit pour le collaborateur ou pour l\u2019employeur qui les traite. Pour le service en charge de la comptabilit\u00e9, cette proc\u00e9dure, quand elle est manuelle, peut s\u2019av\u00e9rer fastidieuse lorsqu\u2019arrive l\u2019\u00e9tape de la r\u00e9cup\u00e9ration des justificatifs.<\/p>\n\n\n\n<p>C\u2019est pourquoi N2F a mis au point une solution digitale de gestion de note de frais facile d\u2019utilisation. Disponible sur mobile ou PC, notre outil offre de nombreuses fonctionnalit\u00e9s comme la possibilit\u00e9 <strong>d\u2019int\u00e9grer et d\u2019envoyer des<\/strong> <strong>factures et tickets de caisse<\/strong> via une simple photo sur smartphone, de suivre les trajets des collaborateurs gr\u00e2ce au <strong>Module Google Maps<\/strong>, ou biende g\u00e9n\u00e9rer instantan\u00e9ment&nbsp;des <strong>justificatifs de d\u00e9placement.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e de gestion de note de frais\u2009? <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/essai-gratuit\"><strong>Demandez un essai gratuit<\/strong><\/a> ou <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/contactez-nous\/\"><strong>contactez directement notre \u00e9quipe<\/strong><\/a><strong>.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/contactez-nous\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"231\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/CTAs-blog-2.png?resize=720%2C231&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"Contacter un expert et assister \u00e0 une d\u00e9mo\" class=\"wp-image-16177\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/CTAs-blog-2.png?w=1024&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/CTAs-blog-2.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/CTAs-blog-2.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Lorsqu\u2019un collaborateur fait une d\u00e9pense dans le cadre de son activit\u00e9 professionnelle, il peut en demander le remboursement en remettant \u00e0 son employeur une note de frais, document r\u00e9capitulant tous les frais de mission engag\u00e9s (kilom\u00e9triques, repas, h\u00e9bergement, abonnement t\u00e9l\u00e9phone, etc.). 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