{"id":16622,"date":"2022-06-16T14:11:23","date_gmt":"2022-06-16T12:11:23","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=16622"},"modified":"2024-10-24T17:07:48","modified_gmt":"2024-10-24T15:07:48","slug":"secteur-public-solution-note-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/secteur-public-solution-note-frais\/","title":{"rendered":"[Secteur public] Pourquoi s&#8217;\u00e9quiper d&#8217;une solution de note de frais ?"},"content":{"rendered":"\n<p>En mati\u00e8re de gestion de notes de frais, l\u2019administration publique ne fait pas exception. Frais kilom\u00e9triques, remboursement des repas et des h\u00e9bergements lors de d\u00e9placements&#8230; Les notes de frais des agents de la fonction publique repr\u00e9sentent des t\u00e2ches chronophages pour les services administratifs et peuvent rapidement devenir source d\u2019erreurs et g\u00e9n\u00e9rer des co\u00fbts suppl\u00e9mentaires. Jusqu\u2019\u00e0 r\u00e9cemment, les r\u00e8gles de d\u00e9mat\u00e9rialisation autour des notes de frais \u00e9taient relativement floues. Mais l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 23 mai 2019 est venu fixer les modalit\u00e9s de num\u00e9risation des pi\u00e8ces et documents \u00e9tablis ou re\u00e7us sur support papier en application de l&#8217;article L. 243-16 du code de la s\u00e9curit\u00e9 sociale et encadrer la num\u00e9risation des justificatifs des notes de frais. D\u00e9sormais, il est possible de fournir des justificatifs num\u00e9ris\u00e9s pour justifier le remboursement des frais engag\u00e9s par les agents. En plus de r\u00e9duire les erreurs, cette m\u00e9thode permet \u00e9galement de simplifier l\u2019archivage et la consultation. En bref, elle facilite le travail des services administratifs. Explications.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Notes de frais dans le secteur public&nbsp;: quelles sont les r\u00e8gles&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Les notes de frais rembours\u00e9es<\/h3>\n\n\n\n<p>Cela concerne principalement les <strong>frais de transport domicile \/ administration<\/strong> dans le cas o\u00f9 l\u2019agent de la fonction publique se d\u00e9place pour les besoins du service et en dehors de la commune dans laquelle se situe son service d\u2019affectation ou de la commune o\u00f9 il r\u00e9side. C\u2019est le chef de service qui d\u00e9cide du moyen de transport le moins on\u00e9reux (transport en commun, v\u00e9hicule personnel, taxi, deux roues) ou le plus adapt\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019agent peut \u00e9galement b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019un <strong>forfait t\u00e9l\u00e9travail<\/strong>. Depuis le 1<sup>er<\/sup> septembre 2021, les agents de la fonction publique d\u2019Etat, territoriale et hospitali\u00e8re b\u00e9n\u00e9ficient d\u2019une indemnit\u00e9 de 220 \u20ac par an ou 2,5 \u20ac par jour de t\u00e9l\u00e9travail.<\/p>\n\n\n\n<p>Et afin de les encourager \u00e0 privil\u00e9gier les modes de transports doux et durables, la <a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/loda\/id\/JORFTEXT000039666574\/\">loi d\u2019orientation des mobilit\u00e9s du 24 d\u00e9cembre 2019<\/a> a mis en place un <strong>forfait de 200 euros par an pour les trajets domicile \/ travail<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Les r\u00e8gles applicables en mati\u00e8re de remboursement des notes de frais<\/h3>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Les frais de missions&nbsp;<\/h4>\n\n\n\n<p>Il existe \u00e9galement <a href=\"https:\/\/www.service-public.fr\/particuliers\/vosdroits\/F527#:~:text=Remboursement%20des%20frais%20de%20d%C3%A9placement%20dans%20la%20fonction%20publique,-V%C3%A9rifi%C3%A9%20le%2018&amp;text=Vous%20pouvez%20b%C3%A9n%C3%A9ficier%2C%20sous%20certaines,examen%2C%20...).\">plusieurs r\u00e8gles <\/a>&nbsp;au sein de l\u2019administration en mati\u00e8re de remboursement des frais de transports&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Si l\u2019agent prend les transports en commun<\/strong>, l\u2019administration remboursera les frais sous r\u00e9serve de fournir les justificatifs de titres de transports.<\/li><li><strong>Si l\u2019agent se d\u00e9place avec son v\u00e9hicule personnel,<\/strong> la r\u00e8gle veut que le chef de service l\u2019indemnise&nbsp;:<ul><li>Sur la <strong>base du tarif de transport en commun le moins on\u00e9reux<\/strong> (l\u2019agent n\u2019a pas voulu prendre les transports en commun alors qu\u2019il aurait pu, il est donc rembours\u00e9 en tant que tel).<\/li><\/ul><ul><li>Sur la base des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques conditionn\u00e9es au nombre de kilom\u00e8tres parcourus et \u00e0 la puissance fiscale du v\u00e9hicule (cf. bar\u00e8me). Attention&nbsp;: elles ne couvrent pas les frais d\u2019assurance ou de r\u00e9paration en cas d\u2019accident.<\/li><\/ul><\/li><\/ul>\n\n\n\n<h5 class=\"wp-block-heading\">Bar\u00e8me&nbsp;indemnit\u00e9s km dans le secteur public<\/h5>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"115\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/Capture-decran-80-2.png?resize=720%2C115&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-16637\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/Capture-decran-80-2.png?resize=1024%2C164&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/Capture-decran-80-2.png?resize=300%2C48&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/Capture-decran-80-2.png?resize=768%2C123&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/06\/Capture-decran-80-2.png?w=1266&amp;ssl=1 1266w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Exemple&nbsp;: un v\u00e9hicule de 6 CV qui parcourt 100 km se verra appliquer une indemnit\u00e9 \u00e9gale \u00e0<\/p>\n\n\n\n<p><strong>100 x 0,41 = 41 euros<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Les frais de repas et d\u2019h\u00e9bergement sont \u00e9galement rembours\u00e9s \u00e0 hauteur de 17,50 euros pour les repas et de 70 euros pour les villes de moins de 200 000 habitants et 90 euros pour les grandes m\u00e9tropoles \u00e0 l\u2019exception de Paris o\u00f9 le remboursement peut aller jusqu\u2019\u00e0 110 euros. Les travailleurs en situation de handicap b\u00e9n\u00e9ficient d\u2019un remboursement des frais d\u2019h\u00e9bergement allant jusqu\u2019\u00e0 120 euros, quel que soit le lieu.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Les frais de transport domicile \/ administration<\/h4>\n\n\n\n<p>Ils sont pris en charge \u00e0&nbsp;<strong>50&nbsp;%&nbsp;du prix de l\u2019abonnement, dans la limite de&nbsp;86,16&nbsp;\u20ac&nbsp;par mois<\/strong> pour&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Les abonnements multimodaux \u00e0 des entreprises de transports priv\u00e9es et publics (SNCF, RATP, etc.)<\/li><li>Les abonnements \u00e0 un service public de location de v\u00e9los<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ces deux abonnements ne sont n\u00e9anmoins pas cumulables.<\/p>\n\n\n\n<p>Si l\u2019agent utilise un <strong>v\u00e9hicule personnel<\/strong>, deux solutions s\u2019offrent \u00e9galement \u00e0 lui&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Un abattement de 10 % sur son revenu imposable<\/strong>&nbsp;: l\u2019administration applique automatiquement un abattement de 10 % pour tous les agents afin de couvrir les frais professionnels relatifs aux kilom\u00e8tres parcourus et aux repas. Il est donc important de calculer ces frais pour savoir si cet abattement est avantageux ou non.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Exemple&nbsp;: un agent d\u00e9clare 25 000 euros de revenus annuels. Il calcule 3 000 euros de frais. Seul 2 500 euros seront pris en compte par l\u2019administration. Il peut alors \u00eatre int\u00e9ressant de d\u00e9clarer aux frais r\u00e9els.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>D\u00e9duire le remboursement des d\u00e9penses kilom\u00e9triques aux frais r\u00e9els<\/strong>&nbsp;: si l\u2019abattement de 10 % ne suffit pas pour couvrir les frais de l\u2019agent,&nbsp;il peut les d\u00e9clarer aux frais r\u00e9els. Les frais domicile \/ travail sont int\u00e9gralement pris en compte si l\u2019agent habite \u00e0 moins de 40 km de son lieu de travail dans la limite d\u2019un aller-retour par jour. Au-del\u00e0, ils ne sont pas pris en compte <a href=\"https:\/\/www.service-public.fr\/particuliers\/vosdroits\/F527?lang=&amp;quest0=0&amp;quest1=2&amp;quest2=1\">sauf exceptions<\/a>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Exemple&nbsp;: un agent d\u00e9clare 18 000 euros de revenus annuels. Ses frais repr\u00e9sentent 1 000 euros par an soit 5,5 % de ses revenus. Il est donc pr\u00e9f\u00e9rable de choisir l\u2019abattement fiscal.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Les avantages de digitaliser le traitement des notes de frais&nbsp;dans le secteur public<\/h2>\n\n\n\n<p>Dans ce cadre, l\u2019adoption d\u2019un logiciel de traitement des notes de frais pr\u00e9sente plusieurs avantages.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Un gain de temps&nbsp;: <\/strong>les logiciels de traitement des notes de frais tels que N2F vous permettent de digitaliser rapidement tous les documents papier mais aussi de d\u00e9tecter et d\u2019int\u00e9grer automatiquement les donn\u00e9es de vos justificatifs. Il n\u2019est donc plus n\u00e9cessaire de tout saisir manuellement et la gestion des notes se fait de mani\u00e8re beaucoup plus rapide. Les t\u00e2ches chronophages et \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e sont ainsi r\u00e9duites drastiquement.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>R\u00e9pondre aux demandes de l\u2019administration fiscale<\/strong>&nbsp;: \u00e0 l\u2019image de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures, les pouvoirs publics souhaitent digitaliser un grand nombre de documents. Les notes de frais en font partie. Cela permet notamment de r\u00e9duire les risques d\u2019erreur et de fraudes mais aussi de stocker les donn\u00e9es de mani\u00e8re s\u00fbre, au sein d\u2019un logiciel adapt\u00e9 pour l\u2019archivage \u00e0 valeur probante.<\/li><li><strong>R\u00e9pondre au grand enjeu de transformation digitale des services de l\u2019Administration publique&nbsp;: <\/strong>la digitalisation des notes de frais des agents publics est une \u00e9tape franchie de plus dans la transition num\u00e9rique des services publics initi\u00e9e depuis 2017 dans le cadre du <a href=\"https:\/\/www.gouvernement.fr\/action\/le-grand-plan-d-investissement-2018-2022\">Grand Plan d\u2019Investissement<\/a>. S\u2019entourer d\u2019un partenaire de confiance comme N2F, qui connait les enjeux de d\u00e9ploiement que cela repr\u00e9sente, garantit un traitement fluide et s\u00e9curis\u00e9 des donn\u00e9es extraites des notes de frais.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Un archivage adapt\u00e9 pendant 10 ans <\/strong>: dans le cadre de la digitalisation, les r\u00e8gles de stockage sont assez strictes. En effet, elle doit \u00eatre \u00e0 valeur probante, c\u2019est-\u00e0-dire que le document doit r\u00e9pondre \u00e0 certains crit\u00e8res&nbsp;tels que l\u2019inalt\u00e9rabilit\u00e9, la l\u00e9gitimit\u00e9 et l\u2019int\u00e9grit\u00e9.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>C\u2019est dans le contexte r\u00e9glementaire de l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 23 mai 2019 que<strong> N2F, <\/strong><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/acheteurs-publics-n2f-est-reference-ugap\/\">r\u00e9f\u00e9renc\u00e9 aupr\u00e8s de l\u2019UGAP<\/a>,<strong> a cr\u00e9\u00e9 une solution de digitalisation des notes de frais<\/strong> qui permet aux services administratifs d\u2019extraire toutes les informations utiles d\u2019une note (montant, date, TVA) et de les int\u00e9grer automatiquement au logiciel. Une fois prise en photo et int\u00e9gr\u00e9e num\u00e9riquement, la note de frais est comptabilis\u00e9e et vous pouvez m\u00eame jeter sa version papier&nbsp;! Demandez vite <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/contactez-nous\/\">une d\u00e9mo<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/contactez-nous\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/CTAs-blog-2.png?w=720&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\"\/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En mati\u00e8re de gestion de notes de frais, l\u2019administration publique ne fait pas exception. 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