Da w\u00e4ren einerseits die Vertriebsmitarbeiter, die h\u00e4ufig um die ganze Welt reisen und dementsprechend viel zur Reisekostenabrechnung des Unternehmens <\/strong>beitragen. Andererseits sind da die Techniker, die sich um Installation und Wartung der Maschinen k\u00fcmmern. Bei diesen kommt ein weiterer Punkt ins Spiel: Die Reisekosten m\u00fcssen die allgemeinen Projektkosten miteinbeziehen.<\/p>\n\n\n\n Als Maschinenbau-Unternehmen<\/strong> mit vielen Gesch\u00e4ftsreisenden sollte es Ihr Ziel sein, sich und Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag so weit wie m\u00f6glich zu erleichtern. Daher sollte im Bereich der Reisekostenabrechnung Zeit und Geld gespart werden. Mit den richtigen digitalen Helfern gelingt Ihnen das ganz einfach, wie die folgenden Punkte zeigen werden:<\/p>\n\n\n\n Im Vorfeld einer Gesch\u00e4ftsreise<\/strong> f\u00e4llt einiges an Planung an. Als Unternehmen haben Sie Ihren Mitarbeitern gegen\u00fcber eine F\u00fcrsorgepflicht und m\u00fcssen sicherstellen, dass alle n\u00f6tigen Vorkehrungen getroffen werden, um die Reise erfolgreich durchzuf\u00fchren. Dazu geh\u00f6rt in der Regel die Versammlung aller wichtiger Daten der Gesch\u00e4ftsreise in einem Auftragseinsatz. Die Dauer der Reise, ihr Ziel und die zu erwartenden Kosten m\u00fcssen genauso abgekl\u00e4rt werden wie die Versicherungsfrage.<\/p>\n\n\n\n Bedenken Sie, dass Ihre Mitarbeiter auf Reisen ins Ausland unbedingt ein A1-Formular ben\u00f6tigen. Dieses weist nach, dass der Mitarbeiter \u00fcber sein Heimatland versichert ist und dort die n\u00f6tigen Sozialabgaben zahlt. Ohne dieses Formular kann es im Falle von Krankheit oder Unfall zu kostspieligen Versicherungsproblemen kommen. Als Unternehmen ist es Ihre Verantwortung, dieses Dokument im Vorfeld der Reise elektronisch f\u00fcr Ihren Mitarbeiter zu beantragen.<\/p>\n\n\n\n Ein weiterer Punkt k\u00f6nnen Antr\u00e4ge auf Vorsch\u00fcsse sein. Gerade internationale Reisen k\u00f6nnen f\u00fcr Ihre Techniker teuer werden und das Vorstrecken der gesamten Summe ist nicht immer m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n Mit der passenden Reisekosten-Software<\/strong> k\u00f6nnen Sie alle wichtigen Informationen zur Reise sowie die relevanten Dokumente an einem Ort versammeln. So behalten Sie den \u00dcberblick und nichts geht verloren.<\/p>\n\n\n\n Moderne digitale Helfer k\u00f6nnen Sie des Weiteren dabei unterst\u00fctzen, das Fehler- und Betrugsrisiko im Bereich der Reisekostenabrechnung <\/strong>zu minimieren. Gerade ein Mangel an \u00dcbersichtlichkeit f\u00fchrt h\u00e4ufig zu Fehlern oder unfreiwilligen Schlupfl\u00f6chern, die es zu vermeiden gilt.<\/p>\n\n\n\n Sie sollten im Vorfeld der Gesch\u00e4ftsreise<\/strong> klarstellen, wie hoch das Reisebudget ist und wie viel Geld f\u00fcr welchen Bereich zur Verf\u00fcgung steht. Stellen Sie sicher, dass hierbei keine Missverst\u00e4ndnisse entstehen, denn das kann am Ende f\u00fcr beide Seiten teuer werden.<\/p>\n\n\n\n Entsprechende Reisekostensoftware<\/strong> ist darauf ausgelegt, genau solche Missverst\u00e4ndnisse zu vermeiden. Gerade mobile L\u00f6sungen (z.B. in Form von Apps) zeigen genau an, wie hoch das Budget ist und warnen im Falle von \u00dcberschreitungen. Gleichzeitig kennen die Reisekosten-L\u00f6sungen in der Regel die geltenden gesetzlichen Vorschriften und erkennen auch Betrugsversuche oft automatisch. <\/p>\n\n\n\n Maschinenbauer haben einen anstrengenden Job mit viel Verantwortung \u2013 da bleibt oft wenig Zeit, um sich Gedanken \u00fcber die richtige Aufbewahrung von Rechnungen zu machen. F\u00fcr Sie als Unternehmen ist es gleichzeitig jedoch essentiell, dass keine wichtigen Dokumente verloren gehen.<\/p>\n\n\n\n Digitale L\u00f6sungen erlauben es, Rechnungen zu digitalisieren und an einem zentralen Ort zu speichern. So minimieren Sie das Verlustrisiko um ein Vielfaches. Gleichzeitig erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern enorm den Arbeitsalltag, denn diese m\u00fcssen keine Dokumente mehr sammeln und im Nachgang bei Ihnen einreichen. Eine Win-Win-Situation f\u00fcr beide Seiten!<\/p>\n\n\n\n F\u00e4llt weniger Papierkram an, sparen Sie Zeit \u2013 und ben\u00f6tigen weniger Mitarbeiter in der Reisekostenabrechnung<\/strong>. So sparen Sie auf lange Sicht einiges an Personalkosten und k\u00f6nnen die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiter an sinnvolleren Stellen investieren.<\/p>\n\n\n\n Als letztes sollten Sie an die Archivierung denken. Seit 2015 gilt in <\/strong>Deutschland die sogenannte \u201eGoBD\u201c, was f\u00fcr \u201eGrunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff\u201c steht. Diese Richtlinien verpflichten Sie zu einer sorgf\u00e4ltigen Archivierung personenbezogener Daten. Kaum ein Unternehmen m\u00f6chte dabei jedoch alle Daten auf Papier im Keller lagern. Dies kostet Platz und geht mit einem unn\u00f6tigen Verlustrisiko einher (\u00dcberschwemmungen, Br\u00e4nde etc.).<\/p>\n\n\n\n Cloud-L\u00f6sungen k\u00f6nnen Ihnen helfen, Ihre Daten sicher und leicht auffindbar zu speichern. Diese L\u00f6sungen sind inzwischen so sicher, dass Ihnen die alten Aktenordner im Keller definitiv nicht fehlen m\u00fcssen. <\/p>\n\n\n\n 💡 Falls Sie mehr zum Thema Langzeitarchivierung von Reisekosten erfahren m\u00f6chten, lesen Sie unseren ausf\u00fchrlichen Artikel<\/a> zum Thema.<\/p>\n\n\n\n Nun da Sie die Vorteile der Digitalisierung Ihre Reisekostenabrechnung kennen<\/strong>, m\u00f6chten wir Ihnen gerne die ideale L\u00f6sung vorstellen, die Ihre Ingenieure schon bald auf Gesch\u00e4ftsreise begleiten k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n N2F ist eine komplett mobile Anwendung zur Verwaltung von Reisekosten<\/a>, die es Ihren Mitarbeitern durch eine intelligente SmartScan-Funktion erlaubt, alle anfallenden Rechnungen bequem per Foto zu digitalisieren. Dank der sofortigen Archivierung m\u00fcssen die Papierquittungen nicht mehr aufbewahrt werden und Sie erleichtern Ihrem Mitarbeiter die Reise.<\/p>\n\n\n\n Zugleich erh\u00f6ht N2F die Sicherheit f\u00fcr Ihre Buchhaltung. Bei \u00dcberschreitung des H\u00f6chstbetrags oder bei nicht erstattungsf\u00e4higen Ausgaben wird ein visueller Alarm ausgel\u00f6st. Die Reisekostenabrechnung wird dann genehmigt oder abgelehnt. Hier ist Technik dem Menschen in Sachen Sicherheit um ein Vielfaches \u00fcberlegen.<\/p>\n\n\n\n Der Export s\u00e4mtlicher Daten erfolgt automatisch in die Buchhaltungssoftware des Unternehmens und dank der beweiskr\u00e4ftigen Archivierung werden die Belege der Spesenabrechnungen in digitaler Form zentralisiert. So sind Sie im Falle einer Steuerpr\u00fcfung auf jeden Fall auf der sicheren Seite.<\/p>\n\n\n\n Sie sehen also, dass N2F alle genannten Vorteile der Digitalisierung in nur einer Anwendung vereint. Sollten Sie noch nicht \u00fcberzeugt sein oder Fragen zu N2F haben, stehen Ihnen unsere kompetenten Mitarbeiter jederzeit mit Rat und Tat beiseite. Kontaktieren Sie uns ganz einfach hier<\/a> oder testen Sie unsere Demoversion 👇<\/p>\n\n\n\n Sie f\u00fchren ein Maschinenbau-Unternehmen oder sitzen in der dortigen Buchhaltung? Dann kennen Sie sicher die Herausforderungen der Reisekostenabrechnung im Bereich des Maschinenbaus. In kaum einer…<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":16566,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[79],"tags":[317],"ppma_author":[718],"class_list":["post-16562","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-n2f-news","tag-reisekostenabrechnung"],"acf":[],"yoast_head":"\nDen Auftragseinsatz erleichtern<\/h2>\n\n\n\n
Fehler- und Betrugsrisiko minimieren<\/h2>\n\n\n\n
Zeit und Kosten sparen<\/h2>\n\n\n\n
Vereinfachte Archivierung<\/h2>\n\n\n\n
So kann N2F Sie in Ihrer Reisekostenabrechnung unterst\u00fctzen<\/h3>\n\n\n\n
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