{"id":16551,"date":"2022-04-04T10:24:08","date_gmt":"2022-04-04T08:24:08","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=16551"},"modified":"2024-02-20T23:48:55","modified_gmt":"2024-02-20T22:48:55","slug":"digitalisierung-von-reisekostenabrechnungen-und-quittungen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/digitalisierung-von-reisekostenabrechnungen-und-quittungen\/","title":{"rendered":"Digitalisierung von Reisekostenabrechnungen und Quittungen: Sind Sie auf dem neuesten Stand?"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>D<\/strong>er Bereich der Buchhaltung unterliegt einem st\u00e4ndigen Wandel durch die zunehmende Digitalisierung. Dies hat gute Gr\u00fcnde, denn kaum eine andere Abteilung im Unternehmen k\u00e4mpft mit derart vielen Papierbergen. Gerade in Unternehmen, deren Mitarbeiter h\u00e4ufig auf Reisen gehen, fallen t\u00e4glich unz\u00e4hlige Mengen an Dokumenten an. <\/p>\n\n\n\n<p>Die Reisekostenabrechnung geh\u00f6rt zu den unleidlichen T\u00e4tigkeiten, die vielen Unternehmen Kopfzerbrechen bereiten. Mit den richtigen digitalen Tools k\u00f6nnen Sie sich allerdings einigen Stress ersparen und vor allem Zeit gewinnen. Im folgenden Artikel m\u00f6chten wir Ihnen die Vorteile digitaler Helfer vorstellen und Ihnen den Schritt hin zu einer digitalen Reisekostenabrechnung erleichtern.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Von den Papierbergen zu modernen L\u00f6sungen<\/h2>\n\n\n\n<p>Bei dem Wort \u201eBuchhaltung\u201c kommen Ihnen sicherlich Gedanken an lange Aktenschr\u00e4nke voller Ordner in den Sinn. Stapel von Papierbergen, in denen gerne mal wichtige Dokumente verloren gehen und erst Jahre sp\u00e4ter wieder auftauchen. Dieses Bild war lange Zeit Realit\u00e4t und ist es in manchen wenig modernen Unternehmen leider immer noch. Es ist jedoch Zeit, im wahrsten Sinne des Wortes aufzur\u00e4umen und sich von digitalen Helfern das Leben erleichtern zu lassen. Gerade bei der Reisekostenabrechnung k\u00f6nnen Sie enorm viel Zeit und Energie sparen. Es sind zahlreiche Software-L\u00f6sungen auf dem Markt und es ist sicherlich auch f\u00fcr Ihr Unternehmen die passende dabei. Zun\u00e4chst sollten Sie sich jedoch vor Augen halten, welches Ziel Sie mit der Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnung verfolgen.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/de\/unsere-ressourcen\/whitepaper-auswahl-reisekosten-software\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"259\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/CTA-10conseils-article-1.png?resize=720%2C259&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"Auswahl einer Reisekosten-Software \" class=\"wp-image-1096\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/CTA-10conseils-article-1.png?w=886&amp;ssl=1 886w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/CTA-10conseils-article-1.png?resize=300%2C108&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/CTA-10conseils-article-1.png?resize=768%2C277&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Vorteile der Digitalisierung<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Fehlerreduzierung<\/h3>\n\n\n\n<p>Papier ist geduldig \u2013 Papier ist jedoch auch fehleranf\u00e4llig. Lange Zeit galten digitalisierte Dokumente als weniger seri\u00f6s und gerade im Bereich der Rechtssicherheit gab es zahlreiche Bedenken. Gerade die Frage der Akzeptanz digitaler Unterschriften stellt sich in deutschen Unternehmen noch h\u00e4ufig. Dennoch ist es ein Irrglaube, dass Digitalisierung gleichbedeutend mit einem h\u00f6heren Fehler- und Betrugsrisiko ist.<\/p>\n\n\n\n<p>Moderne digitale Tools sind so konzipiert, dass sie Ihnen helfen, Fehler erst recht zu erkennen. Die Technik ist dem Menschen in Sachen Fehlerquote in vielen Bereichen l\u00e4ngst \u00fcberlegen. Und da Sie in der Regel dennoch einen letzten Blick auf alles werfen, haben Sie sogar doppelte Sicherheit.<\/p>\n\n\n\n<p>In der Regel bieten Ihnen Tools zu Reisekostenabrechnung Warnmechanismen, die Sie auf Fehler und Betrugsversuche aufmerksam machen. Sie k\u00f6nnen damit die Fehlerquote in Ihrer Buchhaltung um ein Vielfaches reduzieren. Dies ist bereits ein immenser Vorteil, den die Digitalisierung mit sich bringt.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Erleichterte Archivierung<\/h3>\n\n\n\n<p>2015 trat in Deutschland die sogenannte \u201eGoBD\u201c in Kraft, was f\u00fcr \u201e<strong>Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff<\/strong>\u201c steht. Diese neuen Gesetze regeln die Pflichten der sogenannten Langzeitarchivierung. Die Archivierung von Daten stellt eine komplexe Herausforderung dar, denn es gibt zahlreiche L\u00f6sungen, die mit verschiedenen Vor- und Nachteilen einhergehen.<\/p>\n\n\n\n<p>Bei einer komplett digitalen Archivierung besteht oft die Furcht, dass Daten verloren gehen. Aufgrund dessen entscheiden sich immer noch viele Unternehmen f\u00fcr eine doppelte Archivierung (in Papierform) oder z\u00f6gern, welche digitale L\u00f6sung die richtige sein k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n<p>Gerade Cloud-L\u00f6sungen bieten Ihnen heutzutage nicht nur h\u00f6chste Sicherheit und Flexibilit\u00e4t, sondern auch einen einfachen Zugang zu Ihren Daten. Sie m\u00fcssen nicht lange Akten w\u00e4lzen, sondern finden in wenigen Klicks alles was Sie brauchen.<\/p>\n\n\n\n<p>Mit der richtigen Reisekosten-Software k\u00f6nnen Sie alle wichtigen Dokumente direkt und automatisch archivieren. So geht dar\u00fcber hinaus keine Quittung mehr verloren und Sie sparen Zeit und Nerven.<\/p>\n\n\n\n<p>&#x1f4a1; Sollten Sie sich detaillierter zum Thema Langzeitarchivierung informieren wollen, lesen Sie gerne unseren ausf\u00fchrlichen Artikel <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/langzeitarchivierung\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">zum Thema<\/a>. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Zeitersparnis f\u00fcr Ihre Mitarbeiter <\/h3>\n\n\n\n<p>Gehen Ihre Mitarbeiter regelm\u00e4\u00dfig auf Gesch\u00e4ftsreisen, stellt das f\u00fcr Sie einen hohen Stressfaktor dar. Je komplizierter Sie dabei auch noch die Reisekostenabrechnung im Unternehmen gestalten, desto weiter steigt das Stresslevel. Mitarbeiter sollten sich auf Gesch\u00e4ftsreisen in erster Linie auf Ihre Arbeit konzentrieren k\u00f6nnen statt sich Gedanken \u00fcber jede Hotel- und Restaurantrechnung zu machen.<\/p>\n\n\n\n<p>In vielen Unternehmen ist hierbei jedoch noch einiges an Nachholbedarf vorhanden. Oft sind Prozesse zur Reisekostenerstattung nur unzureichend definiert und die Mitarbeiter kennen nicht alle ihre Rechte und Pflichten. Dies f\u00fchrt zu unn\u00f6tigen Missverst\u00e4ndnissen und Fehlern und kostet Sie und den Mitarbeiter enorm viel Zeit.<\/p>\n\n\n\n<p>Ersparen Sie beiden Seiten den Zeitverlust und gehen Sie auf Gesch\u00e4ftsreisen komplett digital. Besonders <em>OCR-Software kann Ihnen hierbei helfen. OCR steht f\u00fcr<\/em>&nbsp;\u201eOptical Character Recognition\u201c, was sich auf Deutsch mit \u201eoptischer Zeichenerkennung\u201c \u00fcbersetzen l\u00e4sst. Derartige Software kann Ihnen helfen, Rechnungen und Quittungen direkt zu digitalisieren, indem Sie von der Software gelesen werden. Dies kann beispielsweise \u00fcber eine App funktionieren. Der Mitarbeiter muss hierf\u00fcr lediglich ein Foto aufnehmen und schon werden die Informationen direkt \u00fcbermittelt. <\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\"><p><em>OCR-Software kann Ihnen dar\u00fcber hinaus ebenfalls helfen, das Fehlerrisiko zu verringern, da Tippfehler aufgrund der automatischen Erfassung leichter vermieden werden.<\/em><\/p><\/blockquote>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">So kann N2F Ihnen helfen, Ihre Reisekostenabrechnung zu digitalisieren<\/h3>\n\n\n\n<p>Nun da Sie alle Vorteile der Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnung kennen, fragen Sie sich, welche digitalen Tools Ihnen konkret zur Verf\u00fcgung stehen. Der Markt ist un\u00fcbersichtlich und Sie suchen genau die f\u00fcr Sie passende Reisekosten Software. Gerne m\u00f6chten wir Ihnen daher an dieser Stelle N2F vorstellen.<\/p>\n\n\n\n<p>N2F ist eine Reisekosten-Software, die alle der drei genannten Vorteile der Digitalisierung in sich vereint. N2F ist als App konzipiert, um Ihre Mitarbeiter auf Reisen direkt und bequem begleiten zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<p>Die SmartScan-Funktion erlaubt es den Reisenden, alle Rechnungen bequem per Foto in die Software zu \u00fcbermitteln. Die Mitarbeiter k\u00f6nnen also alle wichtigen Dokumente direkt einscannen, statt sie wochenlang in der Tasche herumliegen zu lassen. Das Verlustrisiko wird so stark minimiert. Ein weiterer Vorteil: Die Dokumente k\u00f6nnen auch ohne Internetzugang gescannt werden. So sind Sie immer flexibel.<\/p>\n\n\n\n<p>F\u00fcr die Buchhaltung bedeutet dies ebenso wie f\u00fcr den Mitarbeiter eine hohe Zeitersparnis und Verringerung des Fehlerrisikos. Alle Informationen werden \u00fcber die OCR-Funktion aus dem Beleg entnommen. Dar\u00fcber hinaus werden auf dem Foto alle wichtigen Informationen hervorgehoben, um die Kontrolle in der Buchhaltung zu erleichtern.<\/p>\n\n\n\n<p>Auch \u00fcber die Archivierung m\u00fcssen Sie sich keine Sorgen mehr machen. Alles wird bequem in einer Cloud gespeichert und Sie brauchen keinen Stauraum mehr f\u00fcr Ihre Papierberge. Dies erleichtert Ihnen auch eventuelle Steuerpr\u00fcfungen.<\/p>\n\n\n\n<p>Noch Fragen? F\u00fcr alle Anliegen zu unserer Software N2F steht Ihnen unser <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/de\/demo?utm_source=blog\">Experten-Team<\/a> zu Verf\u00fcgung.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/de\/unsere-ressourcen\/whitepaper-auswahl-reisekosten-software\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"259\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/CTA-10conseils-article-1.png?resize=720%2C259&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"Auswahl einer Reisekosten-Software\" class=\"wp-image-1096\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/CTA-10conseils-article-1.png?w=886&amp;ssl=1 886w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/CTA-10conseils-article-1.png?resize=300%2C108&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/12\/CTA-10conseils-article-1.png?resize=768%2C277&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Der Bereich der Buchhaltung unterliegt einem st\u00e4ndigen Wandel durch die zunehmende Digitalisierung. 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