{"id":16538,"date":"2022-03-25T12:07:46","date_gmt":"2022-03-25T11:07:46","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=16538"},"modified":"2024-02-20T16:41:49","modified_gmt":"2024-02-20T15:41:49","slug":"direttore-finanziario-come-far-applicare-e-rispettare-la-travel-policy-stabilita-dallazienda","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/it\/direttore-finanziario-come-far-applicare-e-rispettare-la-travel-policy-stabilita-dallazienda\/","title":{"rendered":"Direttore finanziario: come far applicare e rispettare la travel policy stabilita dall\u2019azienda?"},"content":{"rendered":"\n

La travel policy \u00e8 abbastanza chiara per i direttori finanziari, ma \u00e8 molto probabile che i dipendenti ne conoscano solo una parte!<\/p>\n\n\n\n

Tuttavia, le note spese possono suscitare rapidamente delle tensioni, ad esempio quando i dipendenti desiderano essere rimborsati per delle spese effettuate, consapevolmente o meno, ma che non rientrano o oltrepassano i limiti fissati dalla policy aziendale.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Perch\u00e9 stabilire una policy di spesa?<\/h1>\n\n\n\n

Innanzitutto, per avere un quadro delle spese! Questo \u00e8 il modo migliore per risparmiare denaro, ma anche per determinare le voci di spesa da monitorare e per assicurarsi che i dipendenti non vadano oltre i limiti previsti.<\/p>\n\n\n\n

Inoltre, secondo uno studio interno di N2F, il costo delle frodi o degli errori di trattamento delle note spese<\/strong> ammonterebbe a 747\u20ac annui per dipendente! E sapendo che i rischi in caso di controlli contabili e\/o fiscali sono elevati, si capisce tutta l’importanza di comunicare con chiarezza la policy di spesa in modo che sia rispettata da tutti.<\/p>\n\n\n\n

Cosa si intende per travel policy?<\/h1>\n\n\n\n

La travel policy \u00e8 un documento che stabilisce le regole riguardanti le spese professionali (spese di viaggio, spese per pranzi con i clienti, ecc\u2026) che devono essere rispettate dai dipendenti.<\/p>\n\n\n\n

Qui sono definite:<\/p>\n\n\n\n

\u2022 Le regole relative ai massimali (ristorante, notte in albergo, ecc.)<\/p>\n\n\n\n

\u2022 I tipi di spese autorizzate<\/p>\n\n\n\n

\u2022 Le tabelle dei rimborsi<\/p>\n\n\n\n

\u2022 I documenti giustificativi da fornire<\/p>\n\n\n\n

\u2022 I termini del rimborso.<\/p>\n\n\n\n

Questo documento consente anche di aggiungere le specificit\u00e0 aziendali relative al contratto o ai contratti collettivi di lavoro.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

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\n\n\n\n

Cosa pu\u00f2 essere incluso nella politica di spesa?<\/h1>\n\n\n\n

Nello specifico, nel documento di politica di spesa si potranno elencare, ad esempio, le seguenti regole:<\/p>\n\n\n\n

\u2022 Pasto al ristorante limitato a \u20ac 15<\/p>\n\n\n\n

\u2022 Utilizzo del veicolo personale per gli spostamenti se il viaggio ha una durata inferiore o uguale a due ore<\/p>\n\n\n\n

\u2022 Viaggio in treno solamente in seconda classe<\/p>\n\n\n\n

\u2022 Un tetto massimo di 50\u20ac in provincia e 100\u20ac in una grande citt\u00e0 come Milano per le notti in hotel<\/p>\n\n\n\n

\u2022 Eccetera.<\/p>\n\n\n\n

La politica di spesa sar\u00e0 ovviamente specifica per ogni azienda. Alcune potrebbero avere una griglia per citt\u00e0, con importi ben determinati, altre potranno avere delle particolarit\u00e0, ad esempio, stabilire un tetto massimo per la ristorazione di 15 \u20ac all’ora di pranzo, di 20 \u20ac la sera e di 25 \u20ac nel fine settimana.<\/p>\n\n\n\n

Le regole e i massimali possono differire anche a seconda della condizione del dipendente: tecnico, commerciale, dirigente o membro del Comitato Direttivo, questi ultimi due potrebbero perfino avere massimali pi\u00f9 elevati, o addirittura nessun massimale.<\/p>\n\n\n\n

💡 Ma la politica aziendale non riguarda solo le spese<\/strong>! In questo documento potr\u00e0 essere indicato anche quando dovranno essere presentate le note spese (ad esempio entro l’8 del mese) e le loro modalit\u00e0 di rimborso.<\/p>\n\n\n\n

Politica di spesa: creare un documento semplice e accessibile<\/h1>\n\n\n\n

Qualunque sia la dimensione della propria azienda, sia essa una PMI, una grande impresa o un grande gruppo industriale, \u00e8 possibile che la politica di spesa sia gi\u00e0 stata scritta. Ed \u00e8 sicuramente un documento che si ha l\u2019abitudine di condividere con ogni nuovo dipendente!<\/p>\n\n\n\n

Per\u00f2, molto spesso, accade che tale documento sia complesso, illeggibile o incomprensibile, anche perch\u00e9 potrebbe essere stato modificato o arricchito nel corso degli anni. Quindi, \u00e8 inutile dire che la maggior parte dei dipendenti non si preoccupa di leggerlo o non lo ricorda! O meglio ricorderanno solo ci\u00f2 che li riguarda pi\u00f9 da vicino: massimali per le spese al ristorante, le spese per le notti in hotel, gli indennizzi chilometrici\u2026 Tutto ci\u00f2 aumenta il rischio di errori in caso di spese insolite o non incluse nella politica aziendale.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Affinch\u00e9 queste informazioni vengano trasmesse ai dipendenti, \u00e8 necessario assicurarsi che siano comprensibili e semplici.<\/p>\n\n\n\n

In che modo informare i dipendenti sulla politica aziendale riguardante le spese?<\/h1>\n\n\n\n

\u00c8 qui che bisognerebbe mettersi d\u2019impegno! Prima di tutto, bisogna aggiornarla e in seguito presentarla ai dipendenti in una forma semplice e leggibile.<\/p>\n\n\n\n

Se possibile, ripensa il tuo documento per presentarlo in veste grafica. In tal modo sar\u00e0 pi\u00f9 leggibile e i lavoratori potranno focalizzarsi direttamente sulle parti che li interessano.<\/p>\n\n\n\n

💡 Il nostro consiglio:<\/strong> cercate di presentare rapidamente la politica di spesa ogni anno, ad esempio durante il seminario annuale. Pu\u00f2 essere fatto anche utilizzando un breve video inviato a tutti i tuoi collaboratori in cui sono riepilogati i punti importanti e le modifiche!<\/p>\n\n\n\n

E poich\u00e9 la politica di spesa non rappresenta solo delle restrizioni, consigliamo anche di fornire dei consigli utili per rispettarla. Ad esempio, fornendo un elenco di hotel partner o di hotel e ristoranti con un buon rapporto qualit\u00e0\/prezzo.<\/p>\n\n\n\n

Far applicare e rispettare la politica delle note spese senza stress<\/h1>\n\n\n\n

Per evitare incomprensioni e tensioni tra i differenti reparti durante l’approvazione o il rimborso di una nota spese, la cosa migliore \u00e8 disporre di uno strumento per presentare la policy aziendale in modo intuitivo.<\/p>\n\n\n\n

Una soluzione digitale per la gestione delle note spese<\/a> come N2F, garantisce che le spese sostenute siano conformi alla politica di spesa. Per esempio, se un dipendente inserisce una spesa di 18 \u20ac per un pasto al ristorante, l\u2019applicazione gli comunicher\u00e0 che solo 15 \u20ac sono rimborsabili per questo tipo di spesa.<\/p>\n\n\n\n

Ma, come abbiamo detto, la politica di spesa non riguarda solo le spese. Con un’applicazione di gestione delle note spese, i collaboratori riceveranno una notifica affinch\u00e9 inviino la loro nota spese in tempo e i manager riceveranno un avviso per approvarli prima di passare in contabilit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n

Infine, il software di gestione delle note spese consentir\u00e0 d\u2019impostare delle regole automatiche per l\u2019inserimento dati che permetteranno di avere tutte le informazioni necessarie senza doverle andare a cercare altrove. Tipo di veicolo, nome del cliente visitato, notti passate in hotel, ecc. Utilizzando un’applicazione per la gestione delle note spese come N2F, si potr\u00e0 indicare l’obbligatoriet\u00e0 di queste informazioni e il dipendente potr\u00e0 presentare la sua nota solo una volta completata.<\/p>\n\n\n\n

Pronto a semplificare la vita del tuo reparto contabilit\u00e0 e la gestione delle note spese? Bene, abbiamo realizzato per te una guida completa con tutte i consigli per scegliere il tuo software di nota spese<\/a> 👇👇<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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