{"id":16502,"date":"2022-03-11T17:31:25","date_gmt":"2022-03-11T16:31:25","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=16502"},"modified":"2022-03-11T17:31:40","modified_gmt":"2022-03-11T16:31:40","slug":"warum-vereine-ihre-reisekostenabrechnung-digitalisieren-sollten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/warum-vereine-ihre-reisekostenabrechnung-digitalisieren-sollten\/","title":{"rendered":"Warum Vereine ihre Reisekostenabrechnung digitalisieren sollten"},"content":{"rendered":"\n<p>Wenn Sie in einem Verein t\u00e4tig sind oder im Vereinsvorstand sitzen, wissen Sie sicher, wie viel Zeit administrative T\u00e4tigkeiten in der Vereinsarbeit einnehmen. Gerade gemeinn\u00fctzige Vereine mit begrenzten finanziellen Ressourcen sind oft \u00fcberfordert, wenn mal wieder Berge von Papier anstehen. Dabei gibt es inzwischen auch f\u00fcr Vereine zahlreiche digitale L\u00f6sungen, die ihnen den Alltag erleichtern k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n<p>Gerade beim Thema <strong>Reisekosten<\/strong> k\u00f6nnen Sie einiges an Zeit und Nerven sparen, wenn Sie endlich digital gehen. Im folgenden Artikel m\u00f6chten wir Ihnen zeigen, <strong>welche Vorteile eine Digitalisierung Ihrem Verein bringt und wie Sie diese am besten umsetzen k\u00f6nnen.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Warum Papierkram Zeit frisst<\/h2>\n\n\n\n<p>Als Verein haben Sie ein Ziel: sei es der gemeinsame Sport mit den damit verbundenen Wettk\u00e4mpfen, eine gesellschaftliche Mission oder die \u00dcbermittlung einer politischen Botschaft. Es ist im Sinne jedes Vereins, sich m\u00f6glichst viel der eigentlichen Vereinsarbeit widmen zu k\u00f6nnen. Gehen Ihre Freiwilligen jedoch h\u00e4ufig auf Reisen im Rahmen der Vereinst\u00e4tigkeit, kommen viele administrative Belastungen zur Vereinsmission hinzu. <\/p>\n\n\n\n<p>&#x1f50e; Falls Sie sich allgemein zum Thema Reisekosten in Vereinen informieren wollen, <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/vereine-lernen-sie-alles-wichtige-uber-die-kostenerstattung-fur-ihre-mitglieder\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">lesen Sie unseren Artikel zum Thema<\/a>. <\/p>\n\n\n\n<p>Als gemeinn\u00fctziger Verein k\u00f6nnen Sie jederzeit kontrolliert werden und m\u00fcssen daher darauf achten, dass Sie alle gesetzlichen Vorschriften tadellos einhalten. Wenn dann mal wieder ein wichtiger Beleg verschwunden ist, niemand Zeit f\u00fcr die <strong>Buchhaltung <\/strong>hat oder der \u00dcberblick \u00fcber die alten Aktenordner verloren gegangen ist, wird es kompliziert und Sie verlieren wertvolle Zeit.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Das digitale Zeitalter h\u00e4lt auch in Vereinen Einzug<\/h2>\n\n\n\n<p>Wussten Sie, dass Sie mit den richtigen digitalen Tools die Zeit f\u00fcr Ihre<strong> Reisekostenabrechnung<\/strong> um ein Vierfaches senken k\u00f6nnen? Falls nicht, haben Sie und Ihr Verein einiges in Sachen <strong>Digitalisierung<\/strong> aufzuholen.<\/p>\n\n\n\n<p>Viele Unternehmen sind bereits auf digitale<strong> Reisekosten-Software<\/strong> umgestiegen und nutzen deren Vorteile. Vereinen ist dagegen oft gar nicht bewusst, welche Angebote f\u00fcr Sie bestehen und welche Vorteile diese mit sich bringen. <\/p>\n\n\n\n<p>Lassen Sie uns gemeinsam einige der Vorteile genauer in den Blick nehmen:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#1 &#8211; Das Fehlerrisiko minimieren<\/h3>\n\n\n\n<p>Wie bereits erw\u00e4hnt, sollten Sie gerade als gemeinn\u00fctziger Verein nicht das Risiko einer unangenehmen Steuerkontrolle eingehen. Es ist daher unerl\u00e4sslich, bei der Buchhaltung gr\u00f6\u00dfte Sorgfalt walten zu lassen.<\/p>\n\n\n\n<p>Fehler sind menschlich und k\u00f6nnen immer mal vorkommen \u2013 mit der richtigen <strong>Reisekosten-Software<\/strong> k\u00f6nnen Sie aber zumindest in diesem Bereich der Buchhaltung deutlich minimiert werden. Gerade die Reisekostenabrechnung geht aufgrund der anfallenden Belege mit gro\u00dfen Mengen an Papier einher. Ein kleiner Papierbeleg geht dabei schnell mal verschwunden.<\/p>\n\n\n\n<p>Wenn Sie Ihre Belege digitalisieren \u2013 und das am besten unmittelbar nach Anfall der Kosten \u2013 k\u00f6nnen Sie dieses Risiko fast auf Null reduzieren.<\/p>\n\n\n\n<p>Intelligente <strong>Reisekosten-Software<\/strong> ist dar\u00fcber hinaus in der Lage, Sie bei Fehlern oder Budget-\u00dcberschreitungen zu warnen. Die heutzutage erh\u00e4ltlichen L\u00f6sungen kennen meist geltende Richtlinien und merken, wenn etwas nicht stimmt. Auch Betrugsf\u00e4lle werden so deutlich fr\u00fcher entdeckt oder kommen aufgrund des Abschreckungseffekts gar nicht mehr vor.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#2 &#8211; Workflows genau festlegen<\/h3>\n\n\n\n<p>In gro\u00dfen Unternehmen ist oft ausreichend Personal vorhanden, um eine Person mit der Organisation von <strong>Gesch\u00e4ftsreisen<\/strong> zu betrauen. In Vereinen, die haupts\u00e4chlich auf die Motivation der Freiwilligen z\u00e4hlen m\u00fcssen, sieht die Welt meist ganz anders aus.<\/p>\n\n\n\n<p>Dennoch sollten Sie auch als Verein interne Workflows festlegen und genau wissen, wie Reisen im Rahmen des Vereins organisiert werden sollen. Im <strong>Unternehmen<\/strong> sprechen wir hierbei in der Regel von der Erteilung eines Auftragseinsatzes.<\/p>\n\n\n\n<p>Auch im Verein k\u00f6nnen Sie mit Auftragseins\u00e4tzen arbeiten. Vor allem mit digitalen Tools ist das ein Kinderspiel. Moderne <strong>Reisekosten-L\u00f6sungen<\/strong> begleiten Ihre Freiwilligen auf der gesamten Reise \u2013 von der Planung bis zur R\u00fcckerstattung der Kosten.<\/p>\n\n\n\n<p>Im Idealfall erlaubt Ihnen die <strong>Reisekosten-Software<\/strong>, die Reise genaustens digital vorzuplanen. Sie k\u00f6nnen die Tage eingeben, das gew\u00e4hlte Transportmittel und \u00dcbernachtungsm\u00f6glichkeit. So kann das Budget vorkalkuliert werden und Ihre Vereinsmitglieder wissen genau, wie viel Geld Ihnen f\u00fcr was zusteht.<\/p>\n\n\n\n<p>Bestimmen Sie, wer im Verein die Einsatzauftr\u00e4ge im letzten Schritt absegnet und validiert. Schon kann Ihr Freiwilliger ohne weiteren Papierkram auf Reisen gehen!<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">#3 &#8211; Das Reisen erleichtern<\/h3>\n\n\n\n<p>Wer auf Ausw\u00e4rtsspiel ist und nerv\u00f6s der feindlichen Mannschaft ins Auge blickt, hat sicher keinen Kopf f\u00fcr die richtige Aufbewahrung der Quittung nach dem Abendessen.<\/p>\n\n\n\n<p>Als Verein sollte es Ihnen ein Anliegen sein, Ihren Freiwilligen administrative Prozesse so weit wie m\u00f6glich zu erleichtern. Die Vereinsmission sollte im Vordergrund stehen und die Erstattung von Auslagen ist gerade bei Freiwilligen, die im Verein nichts verdienen, eine Selbstverst\u00e4ndlichkeit.<\/p>\n\n\n\n<p>Ihre Freiwilligen sollten zudem m\u00f6glichst mobil sein und keine wichtigen Unterlagen mit sich herumschleppen m\u00fcssen \u2013 die noch dazu im schlimmsten Fall verloren gehen k\u00f6nnten. Mit geeigneten Cloud-L\u00f6sungen wie Sie Ihnen die heutige <strong>Reisekosten-Software<\/strong> in der Regel bietet, erleichtern Sie sich und Ihren Freiwilligen die Arbeit ungemein. Sie sind auf Reisen und brauchen dringend Zugang zu einem Dokument? Kein Problem, wenn alles an einem Ort digital versammelt ist. In nur wenigen Klicks finden Sie alles, was Sie brauchen und das egal wo Sie sich gerade befinden.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">So kann N2F Ihnen helfen, die Buchhaltung im Verein zu digitalisieren<\/h3>\n\n\n\n<p>Nachdem Sie nun alle Vorteile einer <strong>Digitalisierung der Reisekostenabrechnung <\/strong>geh\u00f6rt haben, fragen Sie sich, wie Sie die Digitalisierung in Ihrem Verein konkret angehen k\u00f6nnten.<\/p>\n\n\n\n<p>Zun\u00e4chst sollten Sie sich verschiedene <strong>Reisekosten-Softwares<\/strong> anschauen und \u00fcberlegen, welche am ehesten an die Bed\u00fcrfnisse Ihres Vereins angepasst ist. Ein Beispiel hierf\u00fcr w\u00e4re unsere Reisekosten-L\u00f6sung N2F, die wir an dieser Stelle gerne kurz vorstellen w\u00fcrden.<\/p>\n\n\n\n<p>In unserer App vereinen sich alle genannten Vorteile der Digitalisierung zur idealen All-in-One-L\u00f6sung f\u00fcr Unternehmen und Vereine. N2F begleitet Ihre Reisekostenabrechnung durch den gesamten Prozess der Digitalisierung und macht Papier auf einen Schlag v\u00f6llig \u00fcberfl\u00fcssig.<\/p>\n\n\n\n<p>Als <strong>mobile App <\/strong>konzipiert, begleitet N2F Ihre Freiwilligen von der Planung bis zum Ende der Reise. Mit der praktischen Smartscan-Funktion lassen sich Belege ganz einfach abfotografieren und werden automatisch in die Buchhaltung eingepflegt. Das Praktische: Die App spricht mehrere Sprachen, wodurch sogar Auslandsreisen keinerlei Problem darstellen. Selbst verschiedene W\u00e4hrungen werden ganz einfach umgerechnet.<\/p>\n\n\n\n<p>Durch die Scanfunktion und schnelle Kostenerfassung wird zudem das Fehlerpotenzial minimiert: Die Freiwilligen und der Vereinsvorstand behalten die volle Kostenkontrolle und Budget\u00fcberschreitungen werden sofort erkannt. &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Auch das Thema Rechtssicherheit ist mit der N2F-App kein Problem. N2F ist ein wahrer Rechtsexperte und kennt alle wichtigen Gesetze und Vorschriften in Sachen Vereine. Schwerwiegende juristische Fehler k\u00f6nnen so leichter vermieden werden und Sie sind im Falle einer Kontrolle gesch\u00fctzt.<\/p>\n\n\n\n<p>Falls Sie N2F einfach mal ausprobieren m\u00f6chten, <strong><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/de\/kostenlose-testversion\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">kommen Sie zur Testversion<\/a><\/strong>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wenn Sie in einem Verein t\u00e4tig sind oder im Vereinsvorstand sitzen, wissen Sie sicher, wie viel Zeit administrative T\u00e4tigkeiten in der Vereinsarbeit einnehmen. 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