{"id":16494,"date":"2022-03-09T09:07:29","date_gmt":"2022-03-09T08:07:29","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=16494"},"modified":"2024-02-20T16:38:44","modified_gmt":"2024-02-20T15:38:44","slug":"vereine-lernen-sie-alles-wichtige-uber-die-kostenerstattung-fur-ihre-mitglieder","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/vereine-lernen-sie-alles-wichtige-uber-die-kostenerstattung-fur-ihre-mitglieder\/","title":{"rendered":"Vereine: Lernen Sie alles Wichtige \u00fcber die Kostenerstattung f\u00fcr Ihre Mitglieder"},"content":{"rendered":"\n

Sie leiten einen Verein?<\/strong> Dann sind Sie sicher h\u00e4ufiger mit Fragen nach den Pflichten gegen\u00fcber Ihren Mitgliedern konfrontiert. Gerade wenn Ihre Mitglieder h\u00e4ufiger im Rahmen der Vereinst\u00e4tigkeit reisen, gibt es auf Seiten des Vereinsvorstands einiges zu beachten. F\u00fcr den Verein ausgelegte Kosten sind den Mitgliedern zu erstatten. <\/p>\n\n\n\n

Falls Ihnen hierbei der \u00dcberblick fehlt, m\u00f6chten wir Ihnen im Folgenden eine hilfreiche \u00dcbersicht \u00fcber die Kostenerstattung in Vereinen<\/strong> geben und Ihnen zugleich zeigen, wie Sie diese bestm\u00f6glich organisieren. Als Verein liegt es in Ihrem Interesse, auf administrativer Seite Zeit zu sparen und so mehr Zeit f\u00fcr die eigentliche Vereinst\u00e4tigkeit zu haben.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Ihre Pflichten gegen\u00fcber den Vereinsmitgliedern<\/h2>\n\n\n\n

Auch wenn Ihre Vereinsmitglieder rein ehrenamtlich im Verein t\u00e4tig sind, m\u00fcssen sie f\u00fcr bestimmte Vereinst\u00e4tigkeiten nicht aus eigener Tasche zahlen. Hierzu geh\u00f6ren insbesondere Reisen, die in Verbindung mit der Freiwilligenarbeit stehen und in der Regel hohe Eigenauslagen verursachen. Diese Kosten sind nachvollziehbarerweise zu erstatten<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Sie als Vereinsvorstand sollten genaustens dar\u00fcber informiert sein, welche Pflichten Sie gegen\u00fcber Ihren Freiwilligen haben. Bedenken Sie auch, dass Sie als Verein m\u00f6glicherweise st\u00e4rkeren Kontrollen als ein Unternehmen unterliegen, da Sie nicht gewinnorientiert sind. Sie sollten daher stets darauf achten, dass Sie alle gesetzlichen Regelungen kennen und beachten, um im Falle einer Kontrolle keine Probleme zu bekommen.<\/p>\n\n\n\n

Generell gilt, dass Kosten entweder als Pauschale oder nach Realkosten erstattet werden k\u00f6nnen \u2013 wichtig ist in erster Linie, dass Sie Ihre Vereinsmitglieder genau dar\u00fcber informieren, wie viel das Reisebudget betr\u00e4gt und welche Nachweise aufbewahrt werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

Zu erstattende Kosten<\/h2>\n\n\n\n

Bei allen im Rahmen der Vereinst\u00e4tigkeit anfallenden Reisekosten<\/strong> gilt, dass die abzurechnenden Kosten entsprechend belegt werden m\u00fcssen. Hierf\u00fcr m\u00fcssen die Reisenden die entsprechenden Belege sammeln und Ihnen vorlegen. Zus\u00e4tzlich muss bewiesen sein, dass sie f\u00fcr die Erf\u00fcllung des Ehrenamts relevant waren. Bedenken Sie auch, dass Sie alle Belege entsprechend den Regelungen zur Datensicherung und Langzeitarchivierung sichern m\u00fcssen. <\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

🔎 Falls Sie mehr zum Thema Langzeitarchivierung erfahren m\u00f6chte, lesen Sie gerne hier<\/a> unseren bereits zu diesem Thema erschienenen Artikel.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Zun\u00e4chst sollten Sie die m\u00f6glichen Arten von Reisekosten kennen. In der Regel werden drei Kategorien von Reisekosten unterschieden:<\/p>\n\n\n\n

Fahrtkosten<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Bei der Erstattung von Fahrtkosten<\/strong> gibt es zwei Szenarien, die deren Erstattung n\u00f6tig machen. Entweder hat das Mitglied Fahrtkosten zwischen seinem Wohnort und der Vereinsst\u00e4tte (zum Beispiel Sportanlagen eines Sportvereins) oder das Mitglied f\u00e4hrt zu ausw\u00e4rtigen T\u00e4tigkeiten im Rahmen der Vereinst\u00e4tigkeit (zum Beispiel Besorgungsfahrten oder Ausw\u00e4rtsspiele).<\/p>\n\n\n\n

Zu den erstattungsf\u00e4higen Fahrtkosten geh\u00f6ren Fahrten mit \u00f6ffentlichen Verkehrsmitteln wie Bahn oder Bus. Auch Taxikosten k\u00f6nnen erstattet werden, wenn bei der Fahrt zur Unterkunft keine \u00f6ffentlichen Verkehrsmittel zur Verf\u00fcgung stehen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie sp\u00e4t abends am Bahnhof ankommen und es keinen Bus mehr zum Hotel gibt.<\/p>\n\n\n\n

Wenn der eigene Pkw benutzt wird, k\u00f6nnen pauschal 30 Cent pro Kilometer geltend gemacht werden. Es besteht jedoch allgemein die M\u00f6glichkeit, entweder nach Pauschale oder nach tats\u00e4chlichen Kosten zu erstatten.<\/p>\n\n\n\n

Verpflegungs- und \u00dcbernachtungskosten<\/h2>\n\n\n\n

Neben den Fahrtkosten fallen auf Reisen Verpflegungskosten<\/strong> an. F\u00fcr inl\u00e4ndische Reisen gilt dabei eine Pauschale von 12 Euro bei Abwesenheit von 8 Stunden und eine Pauschale von 24 Euro bei ganzt\u00e4gigen Reisen. Bei Reisen ins Ausland gelten unterschiedliche Pauschbetr\u00e4ge, die sich nach dem Reiseland richten.<\/p>\n\n\n\n

\u00dcbernachtungskosten k\u00f6nnen in realer H\u00f6he \u00fcber die Vereinskasse abgerechnet werden, selbst wenn diese nur gesch\u00e4tzt sind. Das Fr\u00fchst\u00fcck ist in den \u00dcbernachtungskosten allerdings nicht inbegriffen.<\/p>\n\n\n\n

Wir empfehlen Ihnen, genau festzulegen, wie viel eine Hotel\u00fcbernachtung kosten sollte, um Budget\u00fcberschreitungen zu vermeiden. Gerade Vereine mit wenig Geld sollten die Verpflegungs- und \u00dcbernachtungskosten eher gering halten, um mehr Geld f\u00fcr die eigentliche Vereinst\u00e4tigkeit zu haben.<\/p>\n\n\n\n

Sonstige Kosten<\/h2>\n\n\n\n

Neben den Verpflegungs- und \u00dcbernachtungskosten sowie den Fahrtkosten<\/strong> gibt es noch Reisenebenkosten<\/strong>, die anfallen k\u00f6nnen. Dazu geh\u00f6ren beispielsweise Kosten f\u00fcr die Autobahn, Maut- oder Parkgeb\u00fchren. Am besten rechnen Sie hier nach realen Kosten ab und lassen sich die genauen Belege geben.<\/p>\n\n\n\n

Einige Kosten geh\u00f6ren jedoch definitiv nicht in die Reisenebenkosten <\/strong>und sind nicht erstattungsf\u00e4hig, selbst wenn sie auf Reisen anfallen. Ein Beispiel hierf\u00fcr sind beispielsweise der Kauf einer Zeitung oder ein angefallener Strafzettel.<\/p>\n\n\n\n

Kl\u00e4ren Sie intern im Verein, welche Kosten erstattet werden und welche nicht \u2013 so vermeiden Sie Streitigkeiten und wahren den Frieden im Verein. Bestimmte Zusatzausgaben k\u00f6nnen nach Absprache aus der Vereinskasse gezahlt werden.<\/p>\n\n\n\n

So managen Sie die Erstattung der Kosten in Ihrem Verein bestm\u00f6glich<\/h2>\n\n\n\n

Wie bereits erw\u00e4hnt sind die Vereinsmitglieder Ihnen gegen\u00fcber verpflichtet, alle Kosten, die im Rahmen der Vereinsarbeit anfallen, nachzuweisen. Dies bedeutet in vielen F\u00e4llen einiges an Papierkram, den jede Ausgabe geht mit einem Beleg einher, der Ihnen im Anschluss vorgelegt wird. Dies f\u00fchrt schnell zu einer zeit- und platzraubenden Zettelwirtschaft. Gerade als kleiner Verein mit geringen Personalressourcen sollte es Ihr Ziel sein, die Reisekostenerstattung m\u00f6glichst zu vereinfachen.<\/p>\n\n\n\n

Wir raten Ihnen daher dringend dazu, eine Reisekosten-Software<\/strong> zu nutzen. Diese modernen L\u00f6sungen erlauben Ihnen, die Reisekostenabrechnung<\/strong> Ihres Vereines quasi vollst\u00e4ndig zu digitalisieren. So sparen Sie Zeit, Platz und Nerven. Es gibt inzwischen zahlreiche Anbieter, doch Sie sollten darauf achten, dass die Reisekosten-Software<\/strong> perfekt auf Ihre Bed\u00fcrfnisse zugeschnitten ist.<\/p>\n\n\n\n

N2F als L\u00f6sung f\u00fcr die Reisekostenabrechnung von Vereinen<\/h3>\n\n\n\n

Egal ob Unternehmen oder Verein \u2013 die Reisekostensoftware N2F <\/a>bietet Vorteile f\u00fcr alle, die mit dem Thema Reisekostenabrechnung zu tun haben. Auch als kleiner Verein mit wenigen Mitgliedern k\u00f6nnen Sie von N2F profitieren.<\/p>\n\n\n\n

N2F ist eine digitale All-in-One-L\u00f6sung f\u00fcr die Reisekostenabrechnung <\/strong>und der ideale Begleiter auf jeder Reise im Rahmen der Vereinsarbeit. Die praktische App mit Smartscan-Funktion erlaubt es Ihren Vereinsmitgliedern, Belege direkt \u00fcber eine Fotoaufnahme in die Reisekosten-Software zu \u00fcbermitteln. Dort wiederrum k\u00f6nnen Sie vom Vereinsvorstand direkt eingesehen werden.<\/p>\n\n\n\n

Ebenfalls interessant zu wissen ist, dass N2F ein echter Rechtsexperte ist. Die App kennt alle geltenden Gesetze und warnt Sie und die Vereinsmitglieder im Falle von Kosten\u00fcberschreitungen. So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle \u00fcber die Kosten und geben Betrugsversuchen keine Chance.<\/p>\n\n\n\n

Eine kleine \u00dcbersicht \u00fcber alle Vorteile von N2F finden Sie hier<\/a>. Sollten Sie weitere Fragen haben, z\u00f6gern Sie nicht, unser Experten-Team zu kontaktieren.<\/p>\n\n\n\n

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