{"id":16469,"date":"2022-03-07T14:40:28","date_gmt":"2022-03-07T13:40:28","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=16469"},"modified":"2024-10-24T17:00:15","modified_gmt":"2024-10-24T15:00:15","slug":"archivage-et-dematerialisation-le-combo-gagnant","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/archivage-et-dematerialisation-le-combo-gagnant\/","title":{"rendered":"Archivage et d\u00e9mat\u00e9rialisation : le combo gagnant !"},"content":{"rendered":"\n<p>Vous le savez, d\u00e9mat\u00e9rialiser vos processus administratifs est indispensable pour assurer la comp\u00e9titivit\u00e9 de votre entreprise. Pourquoi&nbsp;? Car la digitalisation va de pair avec une optimisation des projets, l\u2019automatisation de certaines actions, et donc une r\u00e9duction du risque d\u2019erreur.<\/p>\n\n\n\n<p>Mais surtout,<strong> passer \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/strong> permet de gagner du temps. Pour les collaborateurs de votre entreprise, c\u2019est l\u2019assurance de passer moins de temps dans les doubles saisies, et plus de temps sur leur vrai c\u0153ur de m\u00e9tier ou sur des projets structurants.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<p>D\u2019ailleurs, peut-\u00eatre poss\u00e9dez-vous d\u00e9j\u00e0 un <strong>logiciel de finance et de comptabilit\u00e9<\/strong> au sein de votre entreprise. Vous avez raison, c\u2019est le premier pas vers la digitalisation, et un moyen efficace de gagner du temps tout en s\u00e9curisant vos process&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<p>Cependant, vous pouvez aller encore plus loin pour vous faciliter la vie en toute s\u00e9curit\u00e9. En effet, en comptabilit\u00e9, pas question de laisser les choses au hasard&nbsp;! Vous le savez, l\u2019encadrement l\u00e9gal autour de la comptabilit\u00e9 est particuli\u00e8rement strict.<\/p>\n\n\n\n<p>C\u2019est d\u2019ailleurs pour cette raison que l\u2019administration requiert une <strong>conservation des documents<\/strong> pendant 10 ans&nbsp;! En cas de contr\u00f4le fiscal, vous devez pouvoir justifier de l\u2019ensemble des d\u00e9penses et entr\u00e9es d\u2019argent de votre entreprise sur une p\u00e9riode donn\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<p>Pour r\u00e9pondre \u00e0 cela, nombreuses sont les entreprises qui fonctionnent encore au tout papier, et conservent ainsi l\u2019ensemble des documents relatifs \u00e0 la comptabilit\u00e9&nbsp;: devis, bons de commande, factures, etc.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quel est le probl\u00e8me de l\u2019archivage papier&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019archivage papier a plusieurs probl\u00e8mes, et pas des moindres&nbsp;: d\u2019abord, il co\u00fbte cher&nbsp;! Si vous r\u00e9alisez des envois postaux, vous devez ajouter \u00e0 chaque \u00e9change le prix en vigueur du timbre.<\/p>\n\n\n\n<p>Mais en plus, vous devez avoir un espace de stockage pour conserver l\u2019ensemble de vos documents. Si vous louez vos bureaux, c\u2019est une surface non n\u00e9gligeable que vous allez payer uniquement pour du stockage&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<p>Enfin, disons ce qui est&nbsp;: le papier n\u2019est pas pratique. Vraiment pas. Vous avez beau tout classer, mettre dans des archives, des classeurs, il y a toujours des feuilles volantes ou des documents au mauvais endroit. R\u00e9sultat, vous devez passer beaucoup trop de temps \u00e0 chercher un document sp\u00e9cifique, avec un risque d\u2019erreur accru.<\/p>\n\n\n\n<p>En ce qui concerne les<strong> notes de frais<\/strong>, la Loi oblige les entreprises \u00e0 conserver les justificatifs pendant 10 ans. Or, vous le savez comme nous, les justificatifs et tickets de caisse sont \u00e9dit\u00e9s sur un papier sp\u00e9cial, et ont tendant \u00e0 s\u2019effacer avec le temps et les frottement\u2026 D\u2019ailleurs, saviez-vous que conserver ces justificatifs co\u00fbtait en moyenne 3% du montant total des notes de frais&nbsp;?<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Qu\u2019est-ce qu\u2019un archivage \u00e0 valeur probante&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019<strong>archivage num\u00e9rique<\/strong> est possible depuis l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 22 mars 2017. Cependant, les entreprises ont encore d\u00fb attendre le 1<sup>er<\/sup> juillet 2019 pour s\u2019affranchir totalement du papier, lorsque la Loi a lev\u00e9 l\u2019obligation de conserver les justificatifs papier des notes de frais.<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019archivage num\u00e9rique permet de num\u00e9riser et stocker tous types de <strong>documents comptables <\/strong>(factures, justificatifs, devis, etc.). On parle alors <em>d\u2019archivage \u00e0 valeur probante <\/em>car il a la m\u00eame valeur l\u00e9gale que les documents papier.<\/p>\n\n\n\n<p>Conserver ses documents sous format \u00e9lectronique permet de garantir la p\u00e9rennit\u00e9 de l\u2019information, \u00e0 condition de respecter trois grands principes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Authenticit\u00e9 du document&nbsp;: <\/strong>s\u2019il s\u2019agit d\u2019une copie d\u2019un document papier, ces deux documents doivent \u00eatre identiques et doivent permettre d\u2019identifier le cr\u00e9ateur du document, la date, ainsi que le contenu.<\/li><li><strong>Int\u00e9grit\u00e9 des documents&nbsp;:<\/strong> le document doit \u00eatre identique \u00e0 l\u2019original et ne peut \u00eatre ni modifi\u00e9, ni alt\u00e9r\u00e9, ni d\u00e9natur\u00e9, de sa cr\u00e9ation \u00e0 la mise en place dans le syst\u00e8me.<\/li><li><strong>Intelligibilit\u00e9 des documents&nbsp;:<\/strong> la lisibilit\u00e9 des documents dans le temps doit \u00eatre garantie, dans le respect des formats impos\u00e9s par l\u2019administration fiscale (PDF ou PDF A\/3 ISO 190005-3 selon l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 22 mars 2017).<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quels sont les avantages de l\u2019archivage \u00e0 valeur probante&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/note-de-frais\/#archivage-valeur-probante\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">L\u2019archivage \u00e0 valeur probante <\/a>a de nombreux avantages pour s\u00e9duire les entreprises&nbsp;! Moins on\u00e9reux et plus s\u00e9curis\u00e9, il permet de&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Centraliser l\u2019ensemble des documents comptables importants pour la gestion de votre entreprise<\/li><li>Faciliter l\u2019acc\u00e8s \u00e0 ces documents en temps r\u00e9el<\/li><li>B\u00e9n\u00e9ficier d\u2019une tra\u00e7abilit\u00e9 compl\u00e8te de toutes les op\u00e9rations<\/li><li>Garantir l\u2019int\u00e9grit\u00e9 et la p\u00e9rennit\u00e9 du document<\/li><li>Assurer la conservation et la lisibilit\u00e9 du document.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>En vous dotant d\u2019une <strong>solution d\u2019archivage \u00e0 valeur probante<\/strong>, vous vous assurez d\u2019\u00eatre totalement en r\u00e8gle avec la Loi. En cas de contr\u00f4le, plus besoin d\u2019aller dans votre salle des archives pour trouver un document sp\u00e9cifique&nbsp;: il vous suffit de donner acc\u00e8s \u00e0 votre centre de stockage&nbsp;dans votre Cloud s\u00e9curis\u00e9 !<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019archivage \u00e0 valeur probante vous assure \u00e9galement&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Une simplification de la r\u00e9ception des informations&nbsp;: <\/strong>l\u2019envoi de documents papiers suppose des frais d\u2019affranchissement, un d\u00e9lai d\u2019envoi, mais aussi un certain d\u00e9lai entre la r\u00e9ception et le traitement. Avec l\u2019archivage num\u00e9rique, l\u2019acc\u00e8s au document est facilit\u00e9.<\/li><li><strong>La fin de la perte et de la d\u00e9t\u00e9rioration des documents&nbsp;:<\/strong> dans le cadre de la gestion des notes de frais, on estime que 15% des justificatifs sont ab\u00eem\u00e9s, perdus, ou re\u00e7us au-del\u00e0 du d\u00e9lai d\u2019acceptation requis.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Archivage et d\u00e9mat\u00e9rialisation&nbsp;: pourquoi passer \u00e0 la digitalisation&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>Nous savons tr\u00e8s bien qu\u2019il peut \u00eatre difficile d\u2019impulser un changement, quand bien m\u00eame celui-ci serait tout \u00e0 fait b\u00e9n\u00e9fique \u00e0 l\u2019entreprise et aux \u00e9quipes.<\/p>\n\n\n\n<p>C\u2019est un petit peu ce qu\u2019il peut se passer avec l\u2019archivage num\u00e9rique&nbsp;! Vous pouvez avoir envie de faire le virage pour fluidifier vos process, mais \u00eatre frein\u00e9 par l\u2019ampleur du chantier, la formation n\u00e9cessaires des \u00e9quipes, ainsi que le temps n\u00e9cessaire pour adopter le changement.<\/p>\n\n\n\n<p>Pourtant, vous doter de solutions favorisant la d\u00e9mat\u00e9rialisation et dot\u00e9es d\u2019une fonctionnalit\u00e9 d\u2019archivage \u00e0 valeur probante est d\u00e9sormais indispensable. Pourquoi&nbsp;?<\/p>\n\n\n\n<p>Tout d\u2019abord parce qu\u2019en 2024, les entreprises auront l\u2019obligation <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/tout-ce-quil-faut-savoir-sur-la-dematerialisation-des-factures-fournisseurs-et-clients\/\">d\u2019\u00e9mettre et de recevoir des factures d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es<\/a>. Autant impulser le changement le plus t\u00f4t possible pour vous y pr\u00e9parer&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<p>Le suivi des documents comptables est \u00e9galement simplifi\u00e9. Par exemple, en cas de <strong>contr\u00f4le fiscal,<\/strong> il devient tr\u00e8s simple de ressortir un type de d\u00e9penses sur une p\u00e9riode donn\u00e9e. Utiliser des solutions de d\u00e9mat\u00e9rialisation proposant un archivage \u00e0 valeur probante a \u00e9galement un avantage certain&nbsp;: en cas de d\u00e9part du DAF ou d\u2019un comptable, il est tr\u00e8s simple pour la personne qui prendra sa suite de s\u2019y retrouver&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<p>Enfin, des solutions bas\u00e9es sur la d\u00e9mat\u00e9rialisation, telles que N2F et sa<strong> solution de gestion de note de frais<\/strong>, facilitent grandement le travail des services comptables en assurant une gestion optimale et s\u00e9curis\u00e9e des documents. N2F vous propose ainsi de centraliser l\u2019ensemble des justificatifs au format num\u00e9rique gr\u00e2ce \u00e0 son archivage \u00e0 valeur probante. Les documents sont accessibles plus facilement, avec la certitude d\u2019une lisibilit\u00e9 optimale&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/bien-choisir-solution-notes-de-frais\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"231\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/3-1.png?resize=720%2C231&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"T\u00e9l\u00e9chargez notre guide et ayez toutes les cl\u00e9s pour choisir votre solution de notes de frais\" class=\"wp-image-16112\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/3-1.png?w=1024&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/3-1.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/3-1.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Vous le savez, d\u00e9mat\u00e9rialiser vos processus administratifs est indispensable pour assurer la comp\u00e9titivit\u00e9 de votre entreprise. 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