Afin de lutter contre la fraude, les notes de frais sont strictement encadr\u00e9es par la loi, et les entreprises peuvent \u00eatre vis\u00e9es par des contr\u00f4les fiscaux ou de l\u2019URSSAF pour v\u00e9rifier la validit\u00e9 des remboursements.<\/p>\n\n\n\n
Pour \u00eatre consid\u00e9r\u00e9es comme valides, les notes de frais doivent :<\/p>\n\n\n\n
- \u00catre justifi\u00e9es par les besoins de l\u2019entreprise<\/li>
- Correspondre \u00e0 des frais engag\u00e9s pour l\u2019activit\u00e9 de l\u2019entreprise<\/li>
- \u00catre raisonnables (respecter une politique de frais et des plafonds)<\/li>
- \u00catre obligatoirement doubl\u00e9es de justificatifs, qui visent \u00e0 prouver que les d\u00e9penses ont r\u00e9ellement eu lieu.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Les d\u00e9penses professionnelles remboursables en notes de frais sont notamment :<\/p>\n\n\n\n
- Frais de d\u00e9placement (avion, train, p\u00e9age, essence, etc.)<\/li>
- Indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques dans le cas o\u00f9 le salari\u00e9 prend son propre v\u00e9hicule<\/li>
- Frais de restauration et de r\u00e9ception (repas avec des invit\u00e9s)<\/li>
- Frais d\u2019h\u00e9bergement.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Quelle forme doivent prendre les notes de frais ?<\/h2>\n\n\n\n
En France, la loi ne pr\u00e9voit pas une forme particuli\u00e8re pour les notes de frais. C\u2019est l\u2019entreprise qui fait le choix du support : \u00e0 la main, document Excel, ou encore logiciel de note de frais<\/a>.<\/p>\n\n\n\n
Bien s\u00fbr, il est conseill\u00e9 de standardiser le processus, afin de le normaliser et de faciliter le travail de la comptabilit\u00e9. C\u2019est d\u2019ailleurs pour cela que le tableau Excel a \u00e9t\u00e9 si souvent utilis\u00e9, bien qu\u2019il ait d\u00e9montr\u00e9 ses limites ! <\/p>\n\n\n\n
A quoi correspond une note de frais valide ?<\/h2>\n\n\n\n
Tout d\u2019abord, il faut savoir qu\u2019une note de frais doit obligatoirement \u00eatre accompagn\u00e9e d\u2019un justificatif original qui prouve la d\u00e9pense (facture ou re\u00e7u).<\/p>\n\n\n\n
💡 A noter :<\/strong> si les frais sont rembours\u00e9s au forfait, l\u2019entreprise n\u2019a pas besoin de pr\u00e9senter de justificatifs sous certains plafonds.<\/p>\n\n\n\n
Ces justificatifs vous serviront \u00e0 justifier les frais rembours\u00e9s au r\u00e9el en cas de contr\u00f4le URSSAF ou de contr\u00f4le fiscal. Indispensable pour s\u2019assurer que les d\u00e9penses ont bien eu lieu, qu\u2019elles sont justifi\u00e9es et exon\u00e9r\u00e9es de cotisations sociales !<\/p>\n\n\n\n
En cas de perte du justificatif, trois solutions sont possibles :<\/p>\n\n\n\n
- Contacter le fournisseur pour \u00e9tablir un nouveau justificatif<\/li>
- Fournir un relev\u00e9 bancaire (date et montant de la transaction)<\/li>
- R\u00e9aliser une attestation sur l\u2019honneur.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Ces deux derni\u00e8res solutions sont r\u00e9serv\u00e9es aux petits montants.<\/p>\n\n\n\n
La meilleure solution pour \u00eatre s\u00fbr de ne jamais perdre un justificatif, c’est de le num\u00e9riser ! Attention toutefois, il faut respecter des normes pr\u00e9cises pour \u00eatre qualifi\u00e9 de justificatif \u00e0 valeur probante. Cet archivage \u00e0 valeur l\u00e9gale<\/a> peut vous \u00eatre fourni par une solution de note de frais telle que N2F. <\/p>\n\n\n\n
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Quelles sont les mentions obligatoires sur une note de frais ?<\/h2>\n\n\n\n
Quelle que soit l\u2019organisation choisie par l\u2019entreprise pour que les collaborateurs pr\u00e9sentent leurs d\u00e9penses, les notes de frais doivent comporter certaines mentions obligatoires :<\/p>\n\n\n\n
- D\u00e9penses de repas : <\/strong>lorsque le collaborateur invite des personnes au restaurant, il devra mentionner sur la d\u00e9pense le nom des invit\u00e9s ainsi que le motif de l\u2019invitation (ex : r\u00e9union client). Le nom de l\u2019\u00e9tablissement doit aussi \u00eatre sp\u00e9cifi\u00e9.<\/li>
- D\u00e9penses d\u2019h\u00e9bergement :<\/strong> elles ne sont remboursables que dans les cas o\u00f9 le salari\u00e9 est \u00e0 plus de 50km et ne peut regagner son domicile, ou lorsque les transports ne lui permettent pas de rentrer chez lui en moins de 1h30. A noter que l\u2019entreprise ne peut pr\u00e9tendre \u00e0 un remboursement de la TVA sur ces d\u00e9penses.<\/li>
- Indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques :<\/strong> elles couvrent toutes les d\u00e9penses du v\u00e9hicule du salari\u00e9 (carburant, entretien, assurance). Les bar\u00e8mes sont mis \u00e0 jour chaque ann\u00e9e, et diff\u00e8rent selon le type de v\u00e9hicule, la distance parcourue, etc. La note de frais devra comporter le motif du d\u00e9placement, le lieu de la mission, le nombre de kilom\u00e8tres parcourus et la puissance fiscale du v\u00e9hicule (justifi\u00e9e par la carte grise).<\/li>
- Autres d\u00e9penses :<\/strong> le collaborateur devra imp\u00e9rativement pr\u00e9senter le justificatif pour toute d\u00e9pense r\u00e9alis\u00e9e dans le cadre de ses missions et qu\u2019il souhaite se faire rembourser.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
💡 A noter : les d\u00e9placements domicile \/ travail ne donnent pas lieu \u00e0 une indemnisation.<\/p>\n\n\n\n
Quelles sont les sanctions si l\u2019entreprise ne peut pas pr\u00e9senter les justificatifs ?<\/h2>\n\n\n\n
Si les justificatifs des d\u00e9penses ne sont pas pr\u00e9sent\u00e9s, l\u2019administration fiscale pourra consid\u00e9rer qu\u2019il s\u2019agit d\u2019une fraude (d\u00e9pense fictive ou r\u00e9mun\u00e9ration d\u00e9guis\u00e9e). Dans ce cas, elle pourra remettre en cause la d\u00e9duction de la TVA, et reconstituer l\u2019assiette de l\u2019imp\u00f4t en incluant les d\u00e9penses d\u00e9duites ill\u00e9galement du r\u00e9sultat.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019URSSAF peut demander le paiement des cotisations sociales sur l\u2019ensemble des d\u00e9penses rembours\u00e9es, qui n\u2019\u00e9taient donc pas justifi\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n
Comment conserver les justificatifs ?<\/h2>\n\n\n\n
- D\u00e9penses d\u2019h\u00e9bergement :<\/strong> elles ne sont remboursables que dans les cas o\u00f9 le salari\u00e9 est \u00e0 plus de 50km et ne peut regagner son domicile, ou lorsque les transports ne lui permettent pas de rentrer chez lui en moins de 1h30. A noter que l\u2019entreprise ne peut pr\u00e9tendre \u00e0 un remboursement de la TVA sur ces d\u00e9penses.<\/li>
- D\u00e9penses de repas : <\/strong>lorsque le collaborateur invite des personnes au restaurant, il devra mentionner sur la d\u00e9pense le nom des invit\u00e9s ainsi que le motif de l\u2019invitation (ex : r\u00e9union client). Le nom de l\u2019\u00e9tablissement doit aussi \u00eatre sp\u00e9cifi\u00e9.<\/li>
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