Jeder, der regelm\u00e4\u00dfig mit der Buchhaltung eines Unternehmens in Ber\u00fchrung kommt, kennt den Stress des Jahresendes, wenn der j\u00e4hrliche Buchhaltungsabschluss ansteht. Damit dieser Stress gar nicht erst entsteht, lohnt es sich, bereits beim Monatsabschluss Sorgfalt walten zu lassen. Hier gilt es in erster Linie, keine ausstehenden Posten zu vergessen. Gerne m\u00f6chten wir Ihnen ein paar hilfreiche Tipps an die Hand geben, damit Sie Ihren Monatsabschluss ganz entspannt mithilfe der richtigen Buchhaltungssoftware angehen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Genau wie der Jahresabschluss ist der Monatsabschluss das Resultat der doppelten Buchf\u00fchrung, nur dass er 12 Mal im Jahr durchgef\u00fchrt wird. Ziel ist es, alle Einnahmen und Ausgaben gegen\u00fcber zu stellen und so Gewinne und Verluste zu ermitteln. Am Ende erhalten Sie so eine monatliche Bilanz. Einen Monatsabschluss durchzuf\u00fchren ist in Deutschland nicht verpflichtend, hilft Ihnen aber, den finanziellen \u00dcberblick im Unternehmen zu bewahren. Zudem ist es die ideale Vorarbeit f\u00fcr den Jahresabschluss.<\/p>\n\n\n\n
Zu den gr\u00f6\u00dften Herausforderungen des Monatsabschlusses geh\u00f6rt sicherlich, den \u00dcberblick \u00fcber alle ausstehenden Betr\u00e4ge zu behalten und keine ausstehenden Zahlungen und Rechnungen zu vergessen. Dabei steht zun\u00e4chst eine technische Herausforderung an: Es muss Ihnen gelingen, den vergangenen Monat abzuschlie\u00dfen und keine Buchungen f\u00fcr diesen Monat mehr zuzulassen. Daran anschlie\u00dfend ist es Aufgabe der Finanzabteilung, alle Dokumente, die sich auf den betreffenden Monat beziehen zu sortieren und zu archivieren (Falls Sie mehr \u00fcber das Thema Langzeitarchivierung erfahren m\u00f6chten, lesen Sie hier<\/a>). Hierbei muss ein besonderes Augenmerk auf die Vollst\u00e4ndigkeit von Quittungen und Rechnungen gelegt werden.<\/p>\n\n\n\n Nach dieser Einf\u00fchrung k\u00f6nnen Sie es sich sicher schon denken \u2013 der Monatsabschluss ist bei schludriger Durchf\u00fchrung sehr fehleranf\u00e4llig<\/strong>. Es gibt jedoch drei wichtige Punkte, die Sie beachten k\u00f6nnen, um das Fehlerpotenzial zu verringern und alle ausstehenden Betr\u00e4ge festzustellen:<\/p>\n\n\n\n Haben Sie wirklich Freude daran, sich jeden Tag durch die gigantischen Papierberge in der Quittungsablage zu w\u00fchlen oder die uralten Aktenordner im Schrank hinter dem Schreibtisch zu w\u00e4lzen? Sicherlich lautet Ihre ehrliche Antwort Nein. Dennoch haben viele Unternehmen den Schritt zu einer digitalen Buchhaltung noch immer nicht geschafft. Die Vorteile liegen dabei doch eigentlich auf der Hand: Sie k\u00f6nnen den Papierbergen f\u00fcr immer Lebewohl sagen und finden in wenigen Klicks, was Sie brauchen<\/strong>. Ausstehende Betr\u00e4ge k\u00f6nnen so viel schneller erfasst und bearbeitet werden. Es gibt inzwischen Buchhaltungsprogramme wie Sand am Meer. Im Idealfall w\u00e4hlen Sie ein System, das sich mit anderer Software (beispielsweise Reisekostensoftware) gut kombinieren l\u00e4sst. So schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Ziel sollte jedes Digitalisierungsprozesses sollte sein, Komplexit\u00e4t zu reduzieren und Ihnen mehr Zeit f\u00fcr andere Aufgaben zu verschaffen.<\/p>\n\n\n\n Um effiziente Prozesse in der Buchhaltung und insbesondere beim Monatsabschluss zu erm\u00f6glichen, bedarf es Standards, an die sich das gesamte Team des Unternehmens halten sollte. Es muss klar definiert sein, wer welche Berichte wie, wo und in welchem Format einreicht.<\/strong> Daher lautet hier das Zauberwort Kommunikation: Ihre Mitarbeiter sollten genau wissen, was zu tun ist und was von ihnen erwartete wird. Legen Sie genau fest, wer was wie bearbeitet und in welcher Form Dokumente eingereicht und bearbeitet werden sollen. Wenn sich beispielsweise jede Reisekostenabrechnung von der anderen unterscheidet, muss die Buchhaltung jedes Mal einen zus\u00e4tzlichen Aufwand betreiben, um sie korrekt in das Buchungssystem zu \u00fcbertragen. Ziel sollte sein, dass alle Informationen im gleichen Format vorliegen und an einem Ort zentralisiert sind. Hier bietet Ihnen die Digitalisierung der Buchhaltung den Vorteil, dass vieles automatisch standardisiert ist.<\/p>\n\n\n\n Ziel der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung sollte sein, Ihnen m\u00f6glichst viel manuelle Arbeit zu ersparen. Daf\u00fcr m\u00fcssen Sie jedoch sowohl die f\u00fcr Ihre individuellen Bed\u00fcrfnisse passende Software finden, als auch diese ideal nutzen. Die Vorteile einer daraus resultierenden automatisierten Buchhaltung werden Sie nicht mehr missen wollen. Vor allem die automatische Kontrolle wird Ihnen die Arbeit erleichtern. Moderne Buchhaltungssoftware erkennt automatisch viele Fehler, kennt die aktuelle Rechtslage und erm\u00f6glicht Transparenz der Kosten. Keine nicht abgekl\u00e4rte \u00c4nderung der Zahlen bleibt unerkannt und ben\u00f6tigte Informationen k\u00f6nnen in wenigen Klicks gefunden werden. Die Effizienz Ihrer Buchhaltung kann so mit einer einzigen Software um ein Vielfaches gesteigert werden und das bei gleichzeitig sinkender Fehlerquote. Statt alle einzelnen Schritte der Buchhaltung manuell durchzuf\u00fchren gen\u00fcgt es nun, das Endergebnis zu kontrollieren \u2013 denn v\u00f6llig ausschlie\u00dfen k\u00f6nnen Sie Fehler nat\u00fcrlich nie.<\/p>\n\n\n\n Nachdem Sie nun erfahren haben, wie Sie alle ausstehenden Betr\u00e4ge fehlerfrei erfassen k\u00f6nnen, stellt sich die Frage nach der passenden Software, um die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung voranzubringen. Dabei sollten Sie \u00fcberlegt und strategisch vorgehen. Sie m\u00fcssen nicht von heute auf morgen Ihre gesamte Buchhaltung auf den Kopf stellen, sondern k\u00f6nnen mit spezifischen, besonders zeitfressenden Bereichen beginnen.<\/p>\n\n\n\n Falls Ihre Mitarbeiter h\u00e4ufig auf Gesch\u00e4ftsreisen gehen, kennen Sie sicher die Herausforderungen der monatlichen Reisekostenabrechnung. Schnell gehen Quittungen verloren, werden zu sp\u00e4t eingereicht oder \u00fcberschreiten den Erstattungsrahmen. An diesem Punkt k\u00f6nnen Sie ansetzen und Prozesse optimieren. Hilfreich k\u00f6nnte beispielsweise ein Tool zur digitalen Reisekostenabrechnung sein.<\/p>\n\n\n\nDen Monatsabschluss effizient gestalten<\/h2>\n\n\n\n
#1 – Digitalisierung<\/h3>\n\n\n\n
#2 – Standardisierung<\/h3>\n\n\n\n
#3 – Automatisierung<\/h3>\n\n\n\n
So kann N2F Ihnen bei der Erfassung ausstehender Betr\u00e4ge helfen<\/h2>\n\n\n\n