Sans oublier le fait que l\u2019ensemble des justificatifs doive \u00eatre conserv\u00e9, afin de pouvoir justifier de toutes les d\u00e9penses professionnelles en cas de contr\u00f4le. Encore du temps que la comptabilit\u00e9 va perdre \u00e0 classer et ranger ces documents !<\/p>\n\n\n\n
Pour les collaborateurs, c\u2019est une t\u00e2che lourde et sans valeur ajout\u00e9e, source de frustration car ils peuvent attendre plusieurs semaines avant de percevoir leurs remboursements.<\/p>\n\n\n\n
Fraude et erreurs : le co\u00fbt \u00e9lev\u00e9 d\u2019une mauvaise gestion des notes de frais<\/h2>\n\n\n\n
Avec un tel syst\u00e8me, qui suppose beaucoup de manipulations et d\u2019interventions humaines, les risques d\u2019erreurs et de fraude sont nombreux<\/strong>. Si certains salari\u00e9s sont simplement d\u00e9sordonn\u00e9s, d\u2019autres n\u2019h\u00e9sitent pas \u00e0 gonfler leurs factures ou \u00e0 pr\u00e9senter plusieurs fois le m\u00eame justificatif. D\u2019ailleurs, 89% des cas de fraude en entreprise proviennent des notes de frais.<\/p>\n\n\n\n Bien s\u00fbr, il est difficile de savoir ce qui rel\u00e8ve de l\u2019erreur de la tentative de fraude. Dans tous les cas, lorsque le service comptabilit\u00e9 est submerg\u00e9 par des milliers de factures, il est normal que le risque de ne pas relever ces erreurs soit \u00e9lev\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Pourtant, la fraude a un co\u00fbt non n\u00e9gligeable : 747\u20ac par an et par salari\u00e9 en moyenne ! Ce sont 5% des revenus annuels des entreprises qui sont d\u00e9pens\u00e9s dans ces co\u00fbts li\u00e9s aux fraudes.<\/p>\n\n\n\n Les erreurs sont co\u00fbteuses elles-aussi ! On estime \u00e0 20% le nombre de salari\u00e9 qui soumettent des d\u00e9penses non conformes. Alors que le co\u00fbt d\u2019une note de frais est \u00e9valu\u00e9 \u00e0 53\u20ac, chaque erreur co\u00fbte 48\u20ac suppl\u00e9mentaire. Sans parler de la perte des justificatifs, qui oblige la soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 choisir entre ne pas rembourser les salari\u00e9s ou les rembourser mais ne pas r\u00e9cup\u00e9rer la TVA.<\/p>\n\n\n\n 💡 En moyenne, on estime que la mauvaise gestion des frais professionnels co\u00fbte 300\u20ac \u00e0 l\u2019entreprise chaque mois.<\/strong> Lorsqu\u2019on y ajoute les 747\u20ac de fraude par an et par salari\u00e9, et qu\u2019il s\u2019agit de grands groupes qui doivent g\u00e9rer les notes de frais de milliers de collaborateurs, on comprend \u00e0 quel point rep\u00e9rer les erreurs est essentiel pour ma\u00eetriser le budget !<\/p>\n\n\n\n Pour gagner du temps, faire des \u00e9conomies et avoir une meilleure tra\u00e7abilit\u00e9 des d\u00e9penses des collaborateurs et des remboursements, nous vous conseillons d\u2019opter pour un logiciel de notes de frais.<\/p>\n\n\n\n Enti\u00e8rement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9, le processus est largement facilit\u00e9. Depuis l\u2019ouverture de la d\u00e9pense via une simple photo du justificatif jusqu\u2019au paiement, en passant par la validation du manager et de la comptabilit\u00e9, la tra\u00e7abilit\u00e9 est compl\u00e8te.<\/p>\n\n\n\n Sachez que selon une \u00e9tude men\u00e9e par N2F, choisir une solution de gestion de notes de frais vous permet de diviser leur temps de traitement par 4 <\/strong>! Comment ?<\/p>\n\n\n\n Vous \u00e9vitez aussi les risques d\u2019erreurs et de fraude, puisque tout est automatis\u00e9. <\/p>\n\n\n\n Votre solution de notes de frais doit \u00e9liminer au maximum les interventions humaines. Pour cela, elle doit se d\u00e9cliner en application, afin que les collaborateurs puissent tout g\u00e9rer facilement depuis leur smartphone.<\/p>\n\n\n\n Id\u00e9alement, cette application de note de frais doit compter un scan intelligent<\/a>. Ainsi, il suffit au collaborateur de prendre son justificatif en photo : c\u2019est le scan intelligent qui extraie automatiquement les informations et les enregistre (date, montant, TVA, taxe de s\u00e9jour, devise, etc.).<\/p>\n\n\n\n Gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019application et au scan intelligent, tout devient plus simple ! Alors qu\u2019auparavant, votre collaborateur conservait pendant des semaines le justificatif de la d\u00e9pense dans sa poche avant de le transmettre en compta, il peut maintenant le prendre en photo au moment du paiement. En quelques secondes, la d\u00e9pense est cr\u00e9\u00e9e : nom (du restaurant, par exemple), montant, TVA r\u00e9cup\u00e9rable, TVA multiples, etc. Le traitement est instantan\u00e9 !<\/p>\n\n\n\n Pour faciliter davantage le process, nous vous conseillons d\u2019opter pour une app de note de frais qui fonctionne aussi hors connexion. Pas de perte de temps : le collaborateur prend son justificatif en photo, et les informations sont extraites d\u00e8s qu\u2019il retrouve un acc\u00e8s au r\u00e9seau !<\/p>\n\n\n\n Devoir v\u00e9rifier les taux de changes et les r\u00e8glementations est tr\u00e8s chronophage et est une source de stress. C\u2019est pourquoi votre solution de note de frais doit pouvoir convertir automatiquement les devises, avec une mise \u00e0 jour en temps r\u00e9el des taux de change.<\/p>\n\n\n\n C\u2019est le meilleur moyen de gagner en s\u00e9r\u00e9nit\u00e9 et de fluidifier la gestion des notes de frais sp\u00e9cifiques.<\/p>\n\n\n\n L\u2019archivage num\u00e9rique des notes de frais est l\u00e9gal depuis le 1er<\/sup> juillet 2019, tant qu\u2019il garantit la p\u00e9rennit\u00e9 et la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n Choisissez un logiciel de notes de frais qui propose cet archivage \u00e0 valeur l\u00e9gale <\/a>afin de pouvoir enregistrer, stocker et restituer des documents (comme des justificatifs) tout en garantissant leur int\u00e9grit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Plus besoin de compiler tous les justificatifs \u00e0 un endroit, de tout bien ranger dans des bo\u00eetes et des classeurs : tout est centralis\u00e9, et vous pouvez y avoir acc\u00e8s facilement \u00e0 tout moment.<\/p>\n\n\n\n D\u2019ailleurs, c\u2019est aussi un gain de temps puisqu\u2019en cas de contr\u00f4le, vous allez pouvoir sortir imm\u00e9diatement les documents demand\u00e9s. Il va m\u00eame vous \u00eatre tr\u00e8s simple de ne sortir qu\u2019une cat\u00e9gorie de d\u00e9penses sur une p\u00e9riode donn\u00e9e (ex : toutes les d\u00e9penses de repas ou de d\u00e9placement entre 2015 et 2018). Quand on a des milliers de d\u00e9penses chaque mois, c\u2019est une fonction essentielle !<\/p>\n\n\n\n Une solution de note de frais peut vous alerter en cas de d\u00e9pense suspecte :<\/p>\n\n\n\n Ceci a deux avantages : vous rep\u00e9rez imm\u00e9diatement les tentatives de fraudes ou les erreurs, et vous assurez que les notes restent dans le cadre de la politique de frais<\/a>. Il ne vous restera qu\u2019\u00e0 v\u00e9rifier si la d\u00e9pense est correcte, de la valider si c\u2019est le cas ou de la renvoyer au collaborateur si n\u00e9cessaire.<\/p>\n\n\n\n Arr\u00eatons-nous un instant sur les plafonds : vous allez pouvoir param\u00e9trer votre solution pour que les salari\u00e9s soient inform\u00e9s d\u00e8s qu\u2019ils d\u00e9passent le plafond. Ainsi, si votre collaborateur r\u00e9alise une d\u00e9pense qui d\u00e9passe le plafond de cette cat\u00e9gorie (ex : repas), il recevra une alerte l\u2019avertissant qu\u2019il ne sera rembours\u00e9 que dans la limite du plafond. Le service comptabilit\u00e9 sera aussi notifi\u00e9 pour une meilleure visibilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Pour gagner du temps et \u00e9viter les erreurs, votre outil de notes de frais<\/strong> doit s\u2019actualiser automatiquement et de mani\u00e8re r\u00e9guli\u00e8re pour prendre en compte les changements :<\/p>\n\n\n\nComment g\u00e9rer au mieux les milliers de notes de frais chaque mois ?<\/h2>\n\n\n\n
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<\/a><\/figure>\n\n\n\nGrand groupe : les 5 fonctionnalit\u00e9s indispensables d\u2019une solution de note de frais<\/h2>\n\n\n\n
#1 – Une application et un scan intelligent<\/h3>\n\n\n\n
#2 \u2013 Une conversion automatique des devises<\/h3>\n\n\n\n
#3 \u2013 L\u2019archivage \u00e0 valeur probante<\/h3>\n\n\n\n
#4 \u2013 Des alertes en cas d\u2019erreur ou tentative de fraude<\/h3>\n\n\n\n
#5 – Les mises \u00e0 jour automatiques<\/h3>\n\n\n\n
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