Dans certaines enseignes, des salari\u00e9s y sont m\u00eame missionn\u00e9s \u00e0 temps plein. Voici nos conseils pour reprendre la main sur vos d\u00e9penses. <\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Les d\u00e9fis sp\u00e9cifiques de la gestion des notes de frais dans la grande distribution (GMS)<\/h2>\n\n\n\nUn personnel nombreux, dispers\u00e9 et multi-sites<\/h3>\n\n\n\n
Le comptable grande distribution ne g\u00e8re pas une population homog\u00e8ne install\u00e9e dans un si\u00e8ge. La gestion du personnel GMS implique de traiter les d\u00e9penses d’un personnel de magasin \u00e9clat\u00e9 entre hypermarch\u00e9s, supermarch\u00e9s et drives, avec des profils tr\u00e8s diff\u00e9rents : <\/p>\n\n\n\n
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- Un employ\u00e9 de rayon qui avance un achat ponctuel<\/li>\n\n\n\n
- Un responsable de caisse envoy\u00e9 en formation<\/li>\n\n\n\n
- Un directeur r\u00e9gional qui encha\u00eene les d\u00e9placements entre sites<\/li>\n\n\n\n
- Des \u00e9quipes du si\u00e8ge en rendez-vous fournisseurs. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Le turnover \u00e9lev\u00e9 du secteur complique encore la donne : chaque mois, de nouveaux entrants d\u00e9couvrent le processus de d\u00e9claration, et des sortants laissent des justificatifs en suspens. <\/p>\n\n\n\n
Malgr\u00e9 cela, beaucoup d’enseignes fonctionnent pourtant encore \u00e0 l’ancienne : le collaborateur conserve ses justificatifs, remplit un tableur r\u00e9capitulatif, envoie le tout en comptabilit\u00e9, qui compare, ressaisit et ventile. <\/p>\n\n\n\n
Avec plusieurs axes analytiques possibles pour une m\u00eame d\u00e9pense (magasin, secteur, enseigne, motif), chaque note de frais devient un petit chantier de ventilation comptable. Multipli\u00e9 par des milliers de collaborateurs, ce travail chronophage et \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e finit par mobiliser des \u00e9quivalents temps plein entiers, tout en retardant les remboursements des salari\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n
Sans oublier le fait que l\u2019ensemble des justificatifs doive \u00eatre conserv\u00e9, afin de pouvoir justifier de toutes les d\u00e9penses professionnelles en cas de contr\u00f4le. Encore du temps que la comptabilit\u00e9 va perdre \u00e0 classer et ranger ces documents !<\/p>\n\n\n\n
Fraude et erreurs : le vrai co\u00fbt d’un traitement manuel \u00e0 grande \u00e9chelle<\/h3>\n\n\n\n
Un circuit qui repose sur autant de manipulations humaines multiplie m\u00e9caniquement les risques. <\/p>\n\n\n\n
Les chiffres de r\u00e9f\u00e9rence donnent la mesure du probl\u00e8me : selon le rapport Occupational Fraud 2024 de l’ACFE<\/a>, les organisations perdent en moyenne 5 % de leur chiffre d’affaires annuel \u00e0 cause de la fraude interne, et pr\u00e8s de 9 cas sur 10 rel\u00e8vent du d\u00e9tournement d’actifs, dont le remboursement de frais est l’un des sch\u00e9mas classiques : <\/p>\n\n\n\n
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- Justificatif pr\u00e9sent\u00e9 deux fois<\/li>\n\n\n\n
- Montant gonfl\u00e9<\/li>\n\n\n\n
- D\u00e9pense personnelle d\u00e9guis\u00e9e en d\u00e9pense professionnelle. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
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89% des cas de fraudes en entreprise proviennent des notes de frais, et on estime le co\u00fbt de la fraude \u00e0 747\u20ac par salari\u00e9 et par an. 5% des revenus annuels des entreprises sont li\u00e9s aux fraudes. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Une fraude met en moyenne un an \u00e0 \u00eatre d\u00e9tect\u00e9e. C\u00f4t\u00e9 erreurs involontaires, les \u00e9tudes du secteur (GBTA<\/a>) estiment que le traitement manuel d’une note de frais co\u00fbte une cinquantaine d’euros, que pr\u00e8s d’une sur cinq contient une erreur, et que chaque correction co\u00fbte presque autant que le traitement initial. <\/p>\n\n\n\n
Quand la comptabilit\u00e9 d’une enseigne absorbe des milliers de factures par mois, il est illusoire d’esp\u00e9rer rep\u00e9rer manuellement les doublons et les anomalies. Sans compter les justificatifs perdus, qui placent l’entreprise devant un choix perdant : ne pas rembourser le salari\u00e9, ou le rembourser sans r\u00e9cup\u00e9rer la TVA.<\/p>\n\n\n\n
💡 En moyenne, on estime que la mauvaise gestion des frais professionnels co\u00fbte 300\u20ac \u00e0 l\u2019entreprise chaque mois.<\/strong> Lorsqu\u2019on y ajoute les 747\u20ac de fraude par an et par salari\u00e9, et qu\u2019il s\u2019agit de grands groupes qui doivent g\u00e9rer les notes de frais de milliers de collaborateurs, on comprend \u00e0 quel point rep\u00e9rer les erreurs est essentiel pour ma\u00eetriser le budget !<\/p>\n\n\n\n
Pourquoi digitaliser la gestion des notes de frais en enseigne de grande distribution<\/h2>\n\n\n\n
Un gain de temps massif pour les \u00e9quipes comptables et RH<\/h3>\n\n\n\n
La digitalisation des notes de frais en retail supprime les \u00e9tapes qui co\u00fbtent le plus cher : la ressaisie, la comparaison justificatif\/tableur et la ventilation manuelle. <\/p>\n\n\n\n
Le processus devient enti\u00e8rement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 et tra\u00e7able, de la photo du justificatif jusqu’au paiement, en passant par la validation du manager et le contr\u00f4le comptable. <\/p>\n\n\n\n
Selon une \u00e9tude men\u00e9e par N2F, une solution de gestion des notes de frais divise le temps de traitement par 4 : automatisation des t\u00e2ches chronophages, suppression des ressaisies, circuit de validation simplifi\u00e9 et export comptable en un clic. <\/p>\n\n\n\n
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Ce n’est d’ailleurs qu’une des raisons de digitaliser la fonction comptable en enseigne : nous en d\u00e9taillons cinq dans notre article d\u00e9di\u00e9 aux fonctions comptables de la grande distribution<\/a>.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Contr\u00f4le et conformit\u00e9 renforc\u00e9s<\/h3>\n\n\n\n
La d\u00e9mat\u00e9rialisation ne fait pas que gagner du temps : elle fiabilise. Chaque d\u00e9pense est horodat\u00e9e, rattach\u00e9e \u00e0 un collaborateur, un magasin et une cat\u00e9gorie, contr\u00f4l\u00e9e automatiquement au regard de la politique de frais<\/a>, puis archiv\u00e9e avec valeur probante. En cas de contr\u00f4le URSSAF<\/a> ou fiscal, la diff\u00e9rence est spectaculaire entre des classeurs r\u00e9partis dans des dizaines de magasins et une base centralis\u00e9e interrogeable en quelques clics.<\/p>\n\n\n\n
GMS\u00a0: les 5 fonctionnalit\u00e9s indispensables d\u2019une solution de note de frais<\/h2>\n\n\n\n
#1 – Une application mobile avec scan intelligent, pens\u00e9e pour le terrain<\/h3>\n\n\n\n
En caisse, en rayon ou sur la route, personne n’a un ordinateur sous la main. La solution doit donc vivre sur smartphone : le collaborateur photographie son justificatif au moment du paiement, et le scan intelligent<\/a> extrait automatiquement les informations (date, montant, TVA, taxe de s\u00e9jour, devise). La d\u00e9pense est cr\u00e9\u00e9e en quelques secondes, sans saisie. <\/p>\n\n\n\n
Un crit\u00e8re souvent oubli\u00e9 : le fonctionnement hors connexion. Dans une r\u00e9serve d’hypermarch\u00e9 ou un parking en sous-sol, le r\u00e9seau manque souvent ; l’application doit capturer le justificatif imm\u00e9diatement et synchroniser les donn\u00e9es d\u00e8s que la connexion revient.<\/p>\n\n\n\n
#2 – Workflows de validation multi-niveaux et multi-magasins<\/h3>\n\n\n\n
Une organisation GMS superpose les niveaux : magasin, secteur, r\u00e9gion, enseigne, si\u00e8ge. La solution doit reproduire cette r\u00e9alit\u00e9 avec des circuits de validation<\/a> param\u00e9trables par entit\u00e9, des d\u00e9l\u00e9gations en cas d’absence et des r\u00e8gles propres \u00e0 chaque population (un plafond repas pour les \u00e9quipes de magasin, un autre pour les cadres itin\u00e9rants). <\/p>\n\n\n\n
C’est ce qui permet de g\u00e9rer plusieurs axes analytiques pour une m\u00eame d\u00e9pense sans aucune ressaisie : la ventilation se fait automatiquement selon le magasin et le motif.<\/p>\n\n\n\n
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