Evidemment, plus vos \u00e9quipes grandissent, et plus ces besoins sont importants ! Or, pour la Direction Administrative et Financi\u00e8re, conna\u00eetre ces d\u00e9penses est essentiel <\/strong>pour avoir une vision \u00e0 long terme et piloter au mieux l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n Quels que soient votre secteur d\u2019activit\u00e9 et la taille de votre entreprise, bien g\u00e9rer vos d\u00e9penses et celles de vos collaborateurs est essentiel pour assurer votre rentabilit\u00e9 et votre croissance.<\/p>\n\n\n\n Le premier poste de d\u00e9penses d\u2019une entreprise est \u00e9videmment li\u00e9 aux ressources humaines : en moyenne, la r\u00e9mun\u00e9ration des collaborateurs repr\u00e9sente 80% des d\u00e9penses d\u2019une entreprise.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Le reste des d\u00e9penses est li\u00e9 aux diff\u00e9rents achats n\u00e9cessaires \u00e0 votre activit\u00e9 : fournisseurs, prestataires, mat\u00e9riel, mati\u00e8res premi\u00e8res, solutions, logiciels, sans oublier les frais engag\u00e9s par les collaborateurs dans le cadre de leurs missions.<\/p>\n\n\n\n Pour la Direction Administrative et Financi\u00e8re, il est essentiel de mettre en place un processus de gestion des d\u00e9penses. <\/strong>C\u2019est la meilleure fa\u00e7on de les budg\u00e9tiser, et ainsi d\u2019avoir une vision \u00e0 long terme qui permettra de piloter au mieux l\u2019entreprise !<\/p>\n\n\n\n Pour pouvoir faire la chasse aux co\u00fbts inutiles et ainsi faire des \u00e9conomies, vous allez d\u2019abord devoir faire un \u00e9tat des lieux budg\u00e9taire <\/strong>en analysant les d\u00e9penses de l\u2019entreprise. Vous aurez ainsi une vision globale, et une vue pr\u00e9cise des points sur lesquels agir.<\/p>\n\n\n\n Voici quelques pistes pour \u00e9conomiser sur certains postes de d\u00e9penses et vous assurer que vos finances soient bien contr\u00f4l\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n La crise sanitaire a marqu\u00e9 l\u2019av\u00e8nement du t\u00e9l\u00e9travail ou de l\u2019hybridation pr\u00e9sentiel \/ distanciel.<\/strong> Selon les besoins et le fonctionnement de votre entreprise, il peut \u00eatre int\u00e9ressant de d\u00e9terminer si toute la surface de vos locaux est n\u00e9cessaire.<\/p>\n\n\n\n Il peut par exemple s\u2019agir de passer l\u2019ensemble des effectifs en t\u00e9l\u00e9travail, ou encore d\u2019organiser un roulement du personnel dans les locaux.<\/p>\n\n\n\n Vous pourrez ainsi r\u00e9duire la surface de vos locaux, ou en louer une partie, et \u00e9conomiserez ainsi sur votre budget d\u2019eau et d\u2019\u00e9lectricit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Press\u00e9 par un besoin, il arrive que l\u2019on fasse un achat devant faciliter la vie d\u2019un service sp\u00e9cifique. Faute de formation ad\u00e9quate ou de temps \u00e0 y allouer, celui-ci n\u2019est pas utilis\u00e9, laiss\u00e9 \u00e0 l\u2019abandon, occasionnant des frais qui auraient pu \u00eatre \u00e9vit\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n Qu\u2019il s\u2019agisse de mat\u00e9riel sp\u00e9cifique, de solutions ou de logiciels, nous vous recommandons de faire un r\u00e9capitulatif et de v\u00e9rifier aupr\u00e8s de vos \u00e9quipes s\u2019ils sont vraiment n\u00e9cessaires et utilis\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n 🔎 Vous doutez ? Nous avons connu le cas d\u2019une soci\u00e9t\u00e9 qui payait chaque ann\u00e9e 14 000\u20ac pour une solution que personne n\u2019utilisait\u2026<\/p>\n\n\n\n La politique de frais<\/strong> est une charte listant toutes les r\u00e8gles \u00e0 respecter en mati\u00e8re de d\u00e9penses professionnelles :<\/p>\n\n\n\n Bien s\u00fbr, cette politique de frais doit \u00eatre respect\u00e9e par les collaborateurs. Mais avouons que l\u2019accumulation de r\u00e8gles complexifie la t\u00e2che, et qu\u2019il peut arriver qu\u2019ils les d\u00e9passent, volontairement ou non ! Justement, une solution de notes de frais vous assure que les d\u00e9penses restent dans le cadre autoris\u00e9,<\/strong> puisque vous allez pouvoir la param\u00e9trer en fonction de vos sp\u00e9cificit\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n Ainsi, lorsque l\u2019utilisateur saisit une note d\u00e9passant le plafond, il est notifi\u00e9 sur le fait qu\u2019une partie de sa note ne sera pas remboursable.<\/p>\n\n\n\n Mais ce n\u2019est pas tout ! Une solution de notes de frais vous permet \u00e9galement d\u2019avoir une vision globale des postes de d\u00e9penses des collaborateurs, et ainsi de mieux comprendre o\u00f9 agir pour faire des \u00e9conomies. Par exemple, vous pourrez conseiller des restaurants avec un bon rapport qualit\u00e9 \/ prix, ou encore mettre en place des partenariats avec certains h\u00f4tels.<\/p>\n\n\n\n 💡 A lire aussi : DAF : comment faire appliquer la politique de frais de votre entreprise ?<\/a><\/p>\n\n\n\n On n\u2019y pense pas toujours comme le premier poste de d\u00e9pense \u00e0 r\u00e9duire, mais le papier co\u00fbte cher \u00e0 votre entreprise ! Le co\u00fbt des impressions (papier, encre, mat\u00e9riel) seul peut repr\u00e9senter entre 1% et 3% du CA d\u2019une entreprise (source : International Data Corporation).<\/p>\n\n\n\n A ces co\u00fbts viennent s\u2019ajouter ceux de l\u2019archivage et du temps humain allou\u00e9 au tri, au stockage, \u00e0 la recherche, etc. Sans oublier l\u2019aspect peu pratique : archiver ses documents, c\u2019est bien, mais quel temps perdu et quel stress en cas de contr\u00f4le, quand il faut retrouver un papier sp\u00e9cifique !<\/p>\n\n\n\n Enfin, les processus bas\u00e9s sur le papier repr\u00e9sentent un risque d\u2019erreur \u00e9lev\u00e9, car ils impliquent davantage de contingence.<\/p>\n\n\n\n Pour faire des \u00e9conomies et adopter une posture plus \u00e9cologique, passez au 0 papier<\/strong> ! De nombreux logiciels vous permettent de d\u00e9mat\u00e9rialiser vos processus. C\u2019est le cas de notre solution de gestion de note de frais : vous limitez le risque d\u2019erreur gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019automatisation, et l\u2019archivage \u00e0 valeur probante vous assure d\u2019avoir acc\u00e8s aux documents pendant 10 ans.<\/p>\n\n\n\n Suivre vos d\u00e9penses de fa\u00e7on r\u00e9guli\u00e8re (mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne) est id\u00e9al pour vous assurer que vos co\u00fbts sont bien ma\u00eetris\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n Ce suivi vous permettra aussi de r\u00e9aliser plus sereinement la cl\u00f4ture des comptes comptables<\/a> en fin d\u2019ann\u00e9e, mais aussi de mieux calculer votre rentabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\nMa\u00eetriser ses co\u00fbts pour assurer sa rentabilit\u00e9<\/h2>\n\n\n\n
Ainsi, il va s\u2019agir d\u2019avoir une vision sur les co\u00fbts tels que :<\/h4>\n\n\n\n
Comment r\u00e9duire ses co\u00fbts en entreprise ?<\/h2>\n\n\n\n
R\u00e9duire la surface des locaux<\/h3>\n\n\n\n
S\u2019assurer que ce qui est achet\u00e9 est bien utilis\u00e9<\/h3>\n\n\n\n
Pr\u00e9ciser la politique de frais<\/h3>\n\n\n\n
\n\n\n\n
\n\n\n\nEliminer le papier<\/h3>\n\n\n\n
R\u00e9aliser un suivi continu des d\u00e9penses<\/h3>\n\n\n\n
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