- Carburant<\/li>
- Restaurant<\/li>
- Transport<\/li>
- Parking.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Par un petit twist linguistique, il s\u2019av\u00e8re qu\u2019on parle aussi d\u2019indemnit\u00e9s de petits d\u00e9placements<\/strong> pour d\u00e9signer les salari\u00e9s contraints de prendre leur repas sur leur lieu de travail pour des raisons d\u2019organisation ou d\u2019horaires.<\/p>\n\n\n\n
Au contraire, un grand d\u00e9placement <\/strong>se caract\u00e9rise par l\u2019impossibilit\u00e9 pour le salari\u00e9 de regagner son domicile, en raison de ses conditions de travail. Selon les crit\u00e8res de l\u2019URSSAF, cette impossibilit\u00e9 se manifeste par deux conditions r\u00e9unies :<\/p>\n\n\n\n
- La distance (aller) entre le domicile et le lieu de travail est \u00e9gale ou sup\u00e9rieure \u00e0 50km<\/li>
- Ce trajet (aller) ne peut pas \u00eatre r\u00e9alis\u00e9 en moins de 1h30 en transports en commun.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
🤯 Tout \u00e7a vous semble compliqu\u00e9 ? Pas de panique, on vous explique toutes les sp\u00e9cificit\u00e9s dans la suite de l\u2019article !<\/p>\n\n\n\n
Indemnit\u00e9s de petits d\u00e9placements : qui sont les salari\u00e9s concern\u00e9s ?<\/h2>\n\n\n\n
On l\u2019a vu, un petit d\u00e9placement peut concerner une visite chez un client, par exemple. Dans ce cas, le salari\u00e9 pourra r\u00e9aliser des notes de frais \u00e0 partir de ses justificatifs afin de se faire rembourser des sommes engag\u00e9es pour le transport et le repas.<\/p>\n\n\n\n
Lorsque le collaborateur ne peut pas regagner son domicile pour manger, on parle \u00e9galement de petit d\u00e9placement. <\/em>Dans ce cas, l\u2019employeur peut choisir un remboursement des frais r\u00e9els sur pr\u00e9sentation des justificatifs<\/strong>, ou verser une indemnit\u00e9 de repas <\/strong>exon\u00e9r\u00e9e de charges sociales. Sont concern\u00e9s :<\/p>\n\n\n\n
- Les salari\u00e9s en d\u00e9placement contraints de manger au restaurant<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n
Lorsqu\u2019ils ne peuvent ni regagner leur domicile ni le lieu de travail auquel ils sont rattach\u00e9s et doivent manger au restaurant, les collaborateurs peuvent percevoir une indemnit\u00e9 exon\u00e9r\u00e9e de charges sociales (19,10\u20ac en 2021).<\/a> L\u2019employeur doit cependant pouvoir d\u00e9montrer que le salari\u00e9 \u00e9tait contraint de prendre son repas au restaurant.<\/p>\n\n\n\n
- Les salari\u00e9s travaillant sur un chantier<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n
Les collaborateurs travaillant sur un chantier, ne pouvant ni regagner leur domicile ni le lieu de travail auquel ils sont rattach\u00e9s mais qui ne sont pas tenus de prendre leurs repas au restaurant b\u00e9n\u00e9ficient d\u2019une indemnit\u00e9 (9,40\u20ac en 2021).<\/p>\n\n\n\n
- Les salari\u00e9s pr\u00e9sents dans les locaux et contraints de manger sur le lieu de travail<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n
Attention, ne sont concern\u00e9s ici que les collaborateurs s\u00e9dentaires, qui doivent rester sur leur lieu de travail en raison de leurs horaires ou de l\u2019organisation (vente, travail de nuit, s\u00e9curit\u00e9, horaires d\u00e9cal\u00e9s, etc.). L\u2019indemnit\u00e9 vers\u00e9e par l\u2019employeur peut \u00eatre fix\u00e9e par la convention collective. Dans tous les cas, elle sera exon\u00e9r\u00e9e de charges sociales dans la limite de 6,70\u20ac (en 2021).<\/p>\n\n\n\n
- Cas du cumul de plusieurs indemnit\u00e9s<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n
Il est possible que certains de vos collaborateurs soient susceptibles de b\u00e9n\u00e9ficier de plusieurs indemnit\u00e9s. Dans ce cas, seule la plus \u00e9lev\u00e9e ne sera pas soumise aux cotisations sociales.<\/p>\n\n\n\n
\n\n\n\n💡 \u00c0 lire aussi : Comment mieux suivre les d\u00e9penses de vos commerciaux ?<\/a><\/p>\n\n\n\n
\n\n\n\nIndemnit\u00e9s de grands d\u00e9placements : comment \u00e7a marche ?<\/h2>\n\n\n\n
Que votre collaborateur assiste \u00e0 un salon \u00e0 150km pendant 2 jours ou fasse un voyage d\u2019affaires de 10 jours \u00e0 Duba\u00ef, il s\u2019agira dans tous les cas d\u2019un grand d\u00e9placement. Notons d\u2019ailleurs que cela concerne aussi les salari\u00e9s qui ne peuvent pas regagner leur domicile pour les raisons suivantes :<\/p>\n\n\n\n
- Horaires de travail d\u00e9cal\u00e9s, qui ne permettent pas de prendre les transports en commun<\/li>
- Pas de transport disponible du fait de la situation g\u00e9ographique du lieu de rendez-vous.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
En cas de remboursement, c\u2019est l\u2019employeur qui devra justifier aupr\u00e8s de l\u2019administration que le salari\u00e9 n\u2019a pas pu rejoindre son logement. Dans le cas contraire, ou si l\u2019employeur a mis \u00e0 sa disposition un logement gratuit, on ne parlera plus de frais professionnels<\/strong> : les remboursements ne seront donc pas exon\u00e9r\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n
Quelles sont les indemnit\u00e9s de grands d\u00e9placements ?<\/h3>\n\n\n\n
Les frais du collaborateur en situation de grand d\u00e9placement sont couverts par l\u2019employeur, en r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale sur l\u2019une des deux bases suivantes :<\/p>\n\n\n\n
- Frais r\u00e9els :<\/strong> le salari\u00e9 est rembours\u00e9 de ses d\u00e9penses<\/a> sur pr\u00e9sentation de ses justificatifs conformes et valides. Afin de faciliter le traitement et le remboursement des notes de frais et d\u2019automatiser le processus, nous vous conseillons d\u2019utiliser une solution de note de frais.<\/li>
- Indemnit\u00e9 forfaitaire :<\/strong> l\u2019indemnit\u00e9 est d\u00e9termin\u00e9e selon le lieu du d\u00e9placement ainsi que le nombre de journ\u00e9es et de nuit\u00e9es. Elle est calcul\u00e9e selon un bar\u00e8me annuel pour les d\u00e9placements en m\u00e9tropole, en Outre-Mer ou \u00e0 l\u2019\u00e9tranger. Dans ce dernier cas, les frais journaliers sont adapt\u00e9s au niveau de vie du pays de d\u00e9placement. L\u2019indemnit\u00e9 forfaitaire est cependant r\u00e9duite lorsqu\u2019une partie des frais sont pris en charge par l\u2019employeur (ex : h\u00f4tel pay\u00e9 en avance).<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Comment g\u00e9rer les notes de frais des salari\u00e9s en grand d\u00e9placement ?<\/h2>\n\n\n\n
Quelle que soit la base utilis\u00e9e pour les indemnit\u00e9s de grand d\u00e9placement, vous devrez forc\u00e9ment passer par la case note de frais. En effet, l\u2019indemnit\u00e9 forfaitaire ne couvre pas les frais de transport du collaborateur.<\/p>\n\n\n\n
Or, vous le savez, les grands d\u00e9placements impliquent beaucoup de gestion pour les \u00e9quipes, autant pour la personne qui s\u2019est d\u00e9plac\u00e9e que pour celles qui vont valider et g\u00e9rer l\u2019int\u00e9gration comptable<\/a> puis le remboursement.<\/p>\n\n\n\n
Pour faciliter la gestion des indemnit\u00e9s et limiter le risque d\u2019erreur, nous vous conseillons de vous doter d\u2019une solution de gestion de notes de frais telle que N2F. Gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019application mobile, la note de frais est cr\u00e9\u00e9e simplement \u00e0 partir de la photo du justificatif.<\/p>\n\n\n\n
- Indemnit\u00e9 forfaitaire :<\/strong> l\u2019indemnit\u00e9 est d\u00e9termin\u00e9e selon le lieu du d\u00e9placement ainsi que le nombre de journ\u00e9es et de nuit\u00e9es. Elle est calcul\u00e9e selon un bar\u00e8me annuel pour les d\u00e9placements en m\u00e9tropole, en Outre-Mer ou \u00e0 l\u2019\u00e9tranger. Dans ce dernier cas, les frais journaliers sont adapt\u00e9s au niveau de vie du pays de d\u00e9placement. L\u2019indemnit\u00e9 forfaitaire est cependant r\u00e9duite lorsqu\u2019une partie des frais sont pris en charge par l\u2019employeur (ex : h\u00f4tel pay\u00e9 en avance).<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Frais r\u00e9els :<\/strong> le salari\u00e9 est rembours\u00e9 de ses d\u00e9penses<\/a> sur pr\u00e9sentation de ses justificatifs conformes et valides. Afin de faciliter le traitement et le remboursement des notes de frais et d\u2019automatiser le processus, nous vous conseillons d\u2019utiliser une solution de note de frais.<\/li>
- Cas du cumul de plusieurs indemnit\u00e9s<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Les salari\u00e9s pr\u00e9sents dans les locaux et contraints de manger sur le lieu de travail<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Les salari\u00e9s travaillant sur un chantier<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Les salari\u00e9s en d\u00e9placement contraints de manger au restaurant<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n
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