Gesch\u00e4ftsreisen und die damit verbundene Abrechnung von Reisekosten geh\u00f6ren zu den unliebsamen Aufgaben eines jeden Unternehmens. Eine Reise will gut geplant werden, um in der Durchf\u00fchrung zugleich wirtschaftlich als auch gesetzesgetreu zu sein. Es ist daher unerl\u00e4sslich, als Unternehmen einem genauen Protokoll zu folgen, wenn es um Planung und Verlauf der Reise geht. Die Vermeidung von Problemen beginnt bereits beim richtigen Management von Einsatzauftr\u00e4gen im Vorfeld der Gesch\u00e4ftsreise. Wie Sie bei diesen Zeit und Nerven sparen, werden Sie im Folgenden erfahren.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Bevor Ihr Mitarbeiter ins Flugzeug steigen kann, m\u00fcssen alle wichtigen ersten Schritte der Reiseplanung korrekt ausgef\u00fchrt werden. Beachten Sie daher unbedingt folgende 5 Punkte zur revisionssicheren Erteilung eines Einsatzauftrags.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Um Ihre Reisekostenabrechnung revisionssicher zu managen, sollte Ihnen zun\u00e4chst bewusst sein, was die Voraussetzungen einer jeden Gesch\u00e4ftsreise sind. Im Vorfeld jeder gesch\u00e4ftlichen Reise muss diese schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt werden.<\/strong> Hierf\u00fcr sind entweder das Unternehmen oder die sendende Beh\u00f6rde zust\u00e4ndig, die in der Regel auch die Reisekostenverg\u00fctung festlegen und letztlich abrechnen. Lediglich bei Dienstreisen, die direkt am Dienst- oder Wohnort stattfinden, gen\u00fcgt eine formlose Anordnung oder Genehmigung.<\/p>\n\n\n\n Als Unternehmen haben Sie bei der Organisation einer Gesch\u00e4ftsreise zwei Optionen: Entweder, diese wird intern organisiert oder Sie lagern das Reisemanagement an einen sogenannten externen Travel Manager aus.<\/p>\n\n\n\n Travel Manager arbeiten in der Regel in einer Agentur oder einem B\u00fcro, das sich auf die Organisation von Gesch\u00e4ftsreisen spezialisiert hat.<\/strong> Derartige Anbieter werden von Unternehmen und Institutionen h\u00e4ufig \u00fcber offene Ausschreibungen gefunden und langfristig beauftragt.<\/p>\n\n\n\n Da nicht jedes Unternehmen \u00fcber das hierf\u00fcr n\u00f6tige Budget verf\u00fcgt, werden die meisten Gesch\u00e4ftsreisen jedoch intern organisiert. Der Vorteil ist dabei die Kontrolle \u00fcber alle Einzelschritte der Reiseplanung. Ein Nachteil ist die aufwendige Planung, weswegen in der Regel Assistenzkr\u00e4fte speziell f\u00fcr die Reisekostenabrechnung eingestellt werden.<\/p>\n\n\n\n Weniger erfahrene Kollegen k\u00f6nnen jedoch in der Regel alles, was f\u00fcr das Reisemanagement von N\u00f6ten ist, in den Reiserichtlinien des Unternehmens nachschlagen und sich so einarbeiten.<\/p>\n\n\n\n Egal wer die Organisation der Gesch\u00e4ftsreise letztlich \u00fcbernimmt, es sollte klar sein, wie der Einsatzauftrag konkret erteilt wird. Ein Einsatzauftrag ist die Zusammenfassung aller auf die Reise bezogenen Informationen und Dokumente<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Hierzu geh\u00f6ren alle wichtigen Daten, Orte, Materiallisten, Zeitpl\u00e4ne und eine \u00dcbersicht \u00fcber die anfallenden Kosten. Der Einsatzauftrag ist f\u00fcr Angestellte ein wichtiger Nachweis, um im Anschluss an die Reise alle entstandenen Kosten erstattet zu bekommen.<\/p>\n\n\n\n Im Vorfeld sollten die Gesch\u00e4ftsreisenden ein Formular ausf\u00fcllen, auf dem alle n\u00f6tigen Informationen wie Reisedaten, Zielort und Kosten festgelegt werden. Im Anschluss ist es Aufgabe der Vorgesetzten, dieses Formular zu unterschreiben.<\/p>\n\n\n\n So kann noch einmal \u00fcberpr\u00fcft werden, ob die Reise wirklich sinnvoll ist und ob die zu erwartenden Kosten dem Aufwand entsprechen oder angepasst werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n Dieser Prozess kann in Papierform oder elektronisch durchgef\u00fchrt werden. Bedenken Sie jedoch, dass eine Digitalisierung Ihres Reisekostenmanagements<\/a> Sie vor Verlust und Fehlern sch\u00fctzen kann. Auch zahlreiche digitale Helfer wie die Software zur Reisekostenverwaltung N2F stehen Ihnen heute zur Verf\u00fcgung.<\/p>\n\n\n\n Im Vorfeld jeder Gesch\u00e4ftsreise ins europ\u00e4ische Ausland, m\u00fcssen Sie sich zus\u00e4tzlich um das sogenannte A1-Zertifikat<\/strong> k\u00fcmmern.<\/p>\n\n\n\n Ein A1-Zertifikat dient dazu, nachzuweisen, dass ein Besch\u00e4ftigter auf Reisen \u00fcber sein Heimatland sozialversichert ist. Auf diese Weise wird vermieden, dass Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge doppelt gezahlt werden m\u00fcssen. Erfolgt kein Nachweis, gilt das Territorialprinzip und der Arbeitgeber kann gezwungen werden, zus\u00e4tzliche Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge zu bezahlen.<\/p>\n\n\n\n 🔎 A1-Zertifikate ben\u00f6tigen Sie in allen EU-L\u00e4ndern, dem gesamten Europ\u00e4ischen Wirtschaftsraum (EWR) und ebenfalls in der Schweiz.<\/p>\n\n\n\n Den Antrag auf ein A1-Zertifikat k\u00f6nnen Sie in elektronischer Form stellen, beispielsweise \u00fcber eine geeignete Entgeldabrechnungssoftware. Dieses \u00fcbermittelt Ihre Anfrage an den jeweiligen Sozialversicherungstr\u00e4ger, von welchem Sie anschlie\u00dfend das Zertifikat erhalten.<\/p>\n\n\n\n Nun dass der schriftliche Einsatzauftrag steht, m\u00fcssen Sie alles Wichtige f\u00fcr die eigentliche Gesch\u00e4ftsreise vorbereiten. \u00dcberlegen Sie, welche Dinge vor Ort dringend ben\u00f6tigt werden. Dazu geh\u00f6ren beispielsweise alle Reisedokumente, Buchungscodes und Zugangsdaten, Sicherheitsvorschriften und Tickets.<\/p>\n\n\n\n Folgende Fragen sollten vor Abreise dringend gekl\u00e4rt worden sein:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Bedenken Sie auch bei der Zusammenstellung all dieser Informationen, dass der Gesch\u00e4ftsreisende vermutlich keinen unn\u00f6tigen Papierkram mit ins Handgep\u00e4ck nehmen m\u00f6chte. Schicken Sie alles in einem Dokument per Mail oder nutzen Sie eine Reisekostenapp wie N2F.<\/p>\n\n\n\n All die genannten Punkte klingen nach Massen an Papierkram? Das muss nicht sein. Mit den geeigneten Tools k\u00f6nnen Sie die gesamte Organisation Ihrer Gesch\u00e4ftsreisen digitalisieren und Papier \u00fcberfl\u00fcssig machen.<\/p>\n\n\n\n#1 – Die Voraussetzungen einer Gesch\u00e4ftsreise kennen<\/h3>\n\n\n\n
#2 – Den Reisemanager fr\u00fchzeitig bestimmen<\/h3>\n\n\n\n
💡 Lesen Sie auch : Die 5 Vorteile eine 100% digitalen Buchhaltung<\/a><\/h5>\n\n\n\n
#3 – Den Einsatzauftrag korrekt erteilen<\/h3>\n\n\n\n
#4 – Das A1-Zertifikat f\u00fcr Reisen in der EU beantragen<\/h3>\n\n\n\n
#5 – Alle wichtigen Unterlagen versammeln<\/h3>\n\n\n\n
So kann N2F Ihnen bei Ihren Einsatzauftr\u00e4gen helfen<\/h2>\n\n\n\n