Nous vous donnons dans cet article trois conseils pour ne pas \u00eatre surpris lors de la saisie de vos factures d’achats, factures de ventes, relev\u00e9s bancaires, d\u00e9clarations de TVA, avis d’imp\u00f4ts et taxes ou encore journaux de paie !<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Suivre un circuit de validation clair des d\u00e9penses et des achats<\/h2>\n\n\n\n
Suivre un circuit de validation des d\u00e9penses et des achats clair et pr\u00e9cis est indispensable \u00e0 une bonne saisie comptable. En effet, ce processus de contr\u00f4le interne \u00e0 l\u2019entreprise garantit la conformit\u00e9 de vos processus d\u2019achat<\/strong> et permet de recevoir l\u2019approbation, puis la validation d\u2019un achat de biens ou de services.<\/p>\n\n\n\n Quatre \u00e9tapes composent le circuit de validation des d\u00e9penses et des achats :<\/p>\n\n\n\n Sous forme de cahiers de charges succins, vos collaborateurs expriment leurs besoins<\/strong>. Ces documents comportent les informations principales relatives au besoin exprim\u00e9 : courte description, date de besoin, service concern\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Le nombre et le profil des d\u00e9cisionnaires n\u2019est pas fig\u00e9 puisqu\u2019il d\u00e9pend du type d\u2019achat, de son montant et du service concern\u00e9. Cette cha\u00eene d\u2019approbation est simplifi\u00e9e lorsqu\u2019elle s\u2019inscrit dans un processus d\u2019achats digitalis\u00e9<\/strong> : les demandes d\u2019achat sont envoy\u00e9es automatiquement aux approbateurs qui les acceptent ou les rejettent.<\/p>\n\n\n\n Sous forme de seuils de d\u00e9penses notamment, la direction d\u00e9finit diff\u00e9rents niveaux d\u2019autorisation et conditions d\u2019approbation. Ces flux d\u2019approbation doivent \u00eatre capables de s\u2019adapter<\/strong> et savoir rediriger l\u2019information au bon interlocuteur, lors de l\u2019absence d\u2019un collaborateur d\u00e9cisionnaire par exemple.<\/p>\n\n\n\n Retracer la totalit\u00e9 du circuit d\u2019achat permet de v\u00e9rifier la bonne tenue d\u2019un processus et de justifier la conformit\u00e9 d\u2019un achat<\/strong>, lors d\u2019audits ou de litiges par exemple. De plus, garantir la tra\u00e7abilit\u00e9 de l\u2019ensemble de vos flux et assurer la visibilit\u00e9 dans vos op\u00e9rations r\u00e9duira consid\u00e9rablement le risque d\u2019erreurs.<\/p>\n\n\n\n Lire aussi : Les services comptables gagnent en efficacit\u00e9 avec le logiciel de notes de frais<\/a><\/p>\n\n\n\n Proc\u00e9dez \u00e0 cette organisation au fur et \u00e0 mesure<\/strong>. Ainsi, vous ne vous retrouverez pas compl\u00e8tement d\u00e9bord\u00e9 au moment d\u2019effectuer votre saisie comptable !<\/p>\n\n\n\n Par exemple, pour bien tenir votre journal des achats, utilisez une pr\u00e9sentation en trois parties :<\/p>\n\n\n\n Pour rappel, la facture \u00e9lectronique sera obligatoire \u00e0 partir de 2023<\/strong>. L\u2019objectif de l\u2019\u2019Etat, en instaurant cette obligation, est de moderniser la collecte des informations et mieux surveiller la taxe sur la valeur ajout\u00e9e. Vous vous faciliterez consid\u00e9rablement la t\u00e2che en anticipant cette nouvelle norme et en stockant d\u00e8s \u00e0 pr\u00e9sent vos documents au format num\u00e9rique<\/strong>. La bonne m\u00e9thode : l\u2019organisation. Cr\u00e9ez des dossiers bien nomm\u00e9s et archivez un \u00e0 un tous vos documents comptables, l\u2019id\u00e9al \u00e9tant de le faire \u00ab au fil de l\u2019eau \u00bb afin que cela ne soit pas chronophage.<\/p>\n\n\n\n Utiliser des solutions vous permettant de d\u00e9mat\u00e9rialiser vos documents comptables<\/strong><\/a> et d\u2019automatiser certaines actions vous sera particuli\u00e8rement b\u00e9n\u00e9fique<\/strong>. En effet, vous allez rapidement constater un r\u00e9el gain de temps, et allez pouvoir \u00e9viter les t\u00e2ches \u00e0 faible valeur ajout\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n Par ailleurs, toutes les factures d\u2019achat et de vente, comme les documents comptables pouvant servir de justificatifs, doivent \u00eatre soigneusement gard\u00e9s durant dix ans. Selon votre secteur d\u2019activit\u00e9s, cela peut se traduire par des dizaines, voire des centaines de papiers ! Digitaliser vos process comptables est donc crucial pour vous faciliter la vie, aussi bien en termes d\u2019archivage qu\u2019en cas de contr\u00f4le,<\/strong> o\u00f9 il vous sera plus simple de retrouver vos documents.<\/p>\n\n\n\n Pour la gestion des notes de frais, une action simple consiste \u00e0 <\/strong>utiliser une solution telle que N2F<\/strong><\/a>. Cette application de gestion de notes de frais rendrait presque la saisie comptable ludique ! Les collaborateurs concern\u00e9s n\u2019ont plus \u00e0 stocker dans leur sac tous leurs tickets de caisse. Une photo suffit \u00e0 collecter toutes les informations n\u00e9cessaires<\/strong>. La personne qui d\u00e9clare une d\u00e9pense peut compl\u00e9ter les donn\u00e9es si cela est n\u00e9cessaire (avec le nom du projet ou du client par exemple), avant de soumettre ses frais de d\u00e9placement pour approbation et paiement. Ensuite, la d\u00e9pense est accept\u00e9e ou refus\u00e9e. Et c\u2019est tout !<\/p>\n\n\n\n Et avec un d\u00e9lai annonc\u00e9 de moins de 5 secondes pour saisir une d\u00e9pense, cette application vous deviendra rapidement indispensable !<\/strong><\/p>\n\n\n\n Outre la r\u00e9duction des erreurs, le digital permet de gagner du temps, d\u2019am\u00e9liorer la productivit\u00e9 de son entreprise et le bien-\u00eatre des salari\u00e9s. Et ainsi de b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019une saisie comptable sans aucun stress !<\/p>\n\n\n\n Vous souhaitez en savoir plus\u00a0? Contactez- nous !<\/a><\/p>\n\n\nFaire remonter les demandes d\u2019achat<\/h3>\n\n\n\n
Identifier les approbateurs<\/h3>\n\n\n\n
Mettre en place des param\u00e8tres d\u2019approbation<\/h3>\n\n\n\n
Effectuer un tra\u00e7age des demandes et des approbations<\/h3>\n\n\n\n
\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/07\/CTA-gestion-notes-de-frais.jpg?resize=678%2C271&ssl=1\")
<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\nOrganiser et archiver les documents comptables<\/h2>\n\n\n\n
Digitaliser son entreprise<\/h2>\n\n\n\n
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<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n