{"id":15963,"date":"2021-08-03T10:12:11","date_gmt":"2021-08-03T08:12:11","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=15963"},"modified":"2024-10-24T16:49:42","modified_gmt":"2024-10-24T14:49:42","slug":"daf-stress","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/daf-stress\/","title":{"rendered":"[DAF] Comment en finir avec le stress de fin de mois"},"content":{"rendered":"\n

Le service comptabilit\u00e9 est le syst\u00e8me nerveux d\u2019une entreprise : indispensable \u00e0 tous les services et sollicit\u00e9 de toutes parts. Et \u00e0 chaque fin de mois, la tension monte au sein des \u00e9quipes qui doivent s\u2019occuper de la cl\u00f4ture mensuelle, notamment des notes de frais, tout en continuant \u00e0 r\u00e9pondre aux diff\u00e9rentes exigences des autres services, qui demandent toujours plus de r\u00e9activit\u00e9. Voici quelques pistes \u00e0 suivre pour un directeur financier qui voudrait voir s\u2019all\u00e9ger cette pression sur ses \u00e9quipes.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Bien pr\u00e9parer l\u2019amont<\/h2>\n\n\n\n

Pour que la gestion des notes de frais<\/a> ne soit plus un casse-t\u00eate \u00e0 chaque fin de mois, il est indispensable de bien pr\u00e9parer les services qui interviennent sur le processus avant la comptabilit\u00e9. Si les notes de frais sont saisies avec plus d\u2019exactitude,<\/strong> vos \u00e9quipes passeront moins de temps chaque mois \u00e0 les traiter. Pour ce faire, deux dispositifs peuvent \u00eatre mis en place simultan\u00e9ment.<\/p>\n\n\n\n

Il est crucial d\u2019avoir une politique de d\u00e9penses tr\u00e8s pr\u00e9cise<\/strong> et qu\u2019elle soit communiqu\u00e9e aux diff\u00e9rents collaborateurs de la fa\u00e7on la plus claire possible. Ils doivent avoir \u00e0 leur disposition une ressource leur permettant de savoir quels frais ils peuvent se faire rembourser<\/strong> et dans quelles limites. Par exemple, si votre entreprise ne prend pas en charge les d\u00e9penses d\u2019h\u00e9bergement \u00e0 plus de 100\u20ac la nuit, les salari\u00e9s doivent avoir facilement acc\u00e8s \u00e0 ce type d\u2019information. Avec une solution digitalis\u00e9e, ils ont \u00e0 disposition de mani\u00e8re claire toutes les pr\u00e9cisions concernant les modalit\u00e9s de remboursement.<\/p>\n\n\n\n

Il peut aussi \u00eatre judicieux de communiquer clairement sur la TVA r\u00e9cup\u00e9rable <\/strong>et les d\u00e9penses qui peuvent en faire l\u2019objet afin qu\u2019ils respectent scrupuleusement la marche \u00e0 suivre pour la r\u00e9cup\u00e9ration de la TVA.<\/p>\n\n\n\n

Avoir des outils efficaces<\/h2>\n\n\n\n

Pour \u00e9viter que le service comptabilit\u00e9 ne soit submerg\u00e9 au moment du traitement des notes de frais<\/a>, il pourrait \u00eatre adapt\u00e9 de s\u2019\u00e9quiper des outils de gestion<\/strong><\/a> les plus efficaces possibles<\/strong>, en ayant recours \u00e0 une application de gestion des notes de frais comme N2F.<\/p>\n\n\n\n

Une solution digitalis\u00e9e permet d\u2019automatiser les contr\u00f4les<\/strong>. Les collaborateurs leur ticket de caisse, et celui-ci est analys\u00e9 par le syst\u00e8me qui s\u2019occupe de la transmettre aux interlocuteurs n\u00e9cessaires. Le logiciel s\u2019occupe d\u2019extraire les informations<\/strong> importantes au traitement mais aussi de v\u00e9rifier leur coh\u00e9rence et de cr\u00e9er des alertes s\u2019il d\u00e9tecte une anomalie. Un \u00e9norme gain de temps pour les \u00e9quipes qui n\u2019auront pas besoin de v\u00e9rifier manuellement toutes ces informations.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n
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\"\"<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Ce syst\u00e8me permet aussi de transmettre les notes de frais en direct<\/strong>. Le service comptabilit\u00e9 les recevra donc au fil de l\u2019eau et non plus de mani\u00e8re concentr\u00e9e de mani\u00e8re concentr\u00e9e en fin de mois ce qui leur permettra de les traiter au fur et \u00e0 mesure et donc, d\u2019engager les remboursements plus rapidement.<\/p>\n\n\n\n

Enfin, vous pourrez mettre fin \u00e0 l\u2019archivage papier<\/strong> des demandes et de leurs justificatifs. Tout est conserv\u00e9 gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019archivage num\u00e9rique \u00e0 valeur probante dans un centre de stockage r\u00e9pondant aux normes en vigueur. Vous faites gagner du temps \u00e0 vos \u00e9quipes, qui n\u2019auront plus besoin de classer et archiver ces documents.<\/p>\n\n\n\n

Conclusion :<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Pour ramener un peu de s\u00e9r\u00e9nit\u00e9 au sein du service comptabilit\u00e9, une solution permettant de digitaliser la gestion de vos notes de frais est le moyen le plus efficace. Vos \u00e9quipes ne seront plus sous pression au moment de les traiter, elles n\u2019auront pas \u00e0 faire la chasse aux notes de frais \u00e0 chaque fin de mois et elles ne perdront plus de TVA r\u00e9cup\u00e9rable. Mais la comptabilit\u00e9 ne sera pas le seul service \u00e0 en b\u00e9n\u00e9ficier : c\u2019est tout l\u2019entreprise qui va voir son traitement des notes de frais simplifi\u00e9 et les remboursements \u00eatre effectu\u00e9s plus vite.<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n

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\"cahier<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

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