{"id":15958,"date":"2021-08-03T09:54:40","date_gmt":"2021-08-03T07:54:40","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=15958"},"modified":"2024-10-24T16:49:56","modified_gmt":"2024-10-24T14:49:56","slug":"societe-service-digitaliser-notes-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/societe-service-digitaliser-notes-frais\/","title":{"rendered":"Soci\u00e9t\u00e9 de service : pourquoi digitaliser vos notes de frais est indispensable"},"content":{"rendered":"\n

La gestion des notes de frais a toujours \u00e9t\u00e9 un calvaire pour une entreprise, pour toutes les parties concern\u00e9es. La proc\u00e9dure de refacturation aux clients n\u2019est pas toujours simple, effectuer un suivi analytique sur la rentabilit\u00e9 des projets est un casse-t\u00eate. Sans oublier le temps que perdent vos employ\u00e9s \u00e0 venir \u00e0 bout de cette t\u00e2che qui g\u00e9n\u00e8re souvent de la frustration. Une v\u00e9ritable \u00e9preuve pour une t\u00e2che qui apporte peu de valeur ajout\u00e9e \u00e0 votre entreprise. Pour parer \u00e0 ce probl\u00e8me, la digitalisation de vos notes de frais est la solution dont votre soci\u00e9t\u00e9 de service a besoin pour cesser de faire perdre du temps \u00e0 vos employ\u00e9s. Voici pourquoi.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Soci\u00e9t\u00e9 de service : faites gagner du temps \u00e0 vos collaborateurs<\/h2>\n\n\n\n

La gestion des notes de frais<\/a> a toujours \u00e9t\u00e9 une t\u00e2che tr\u00e8s chronophage. Avec une solution digitale, vos employ\u00e9s gagneront entre 30 et 50 minutes par mois<\/strong> en saisie de notes de frais. Du temps qu\u2019ils pourront passer \u00e0 r\u00e9aliser leur mission principale, plut\u00f4t qu\u2019\u00e0 faire de l\u2019administratif ! <\/p>\n\n\n\n

De plus, cela permettra de mettre fin aux probl\u00e8mes engendr\u00e9s par un ticket perdu<\/strong>. Sans justificatif, vous ne pouvez pas d\u00e9duire les charges, la TVA et surtout, vous ne pouvez pas refacturer la d\u00e9pense \u00e0 vos clients, des co\u00fbts que votre soci\u00e9t\u00e9 de services se retrouve oblig\u00e9e de prendre en charge. Vous all\u00e9gerez aussi la responsabilit\u00e9 de g\u00e9rer et conserver de nombreux tickets pour ceux qui sont souvent en d\u00e9placement.<\/p>\n\n\n\n

Enfin, une gestion digitale des notes de frais devrait acc\u00e9l\u00e9rer le processus de remboursement<\/strong> en le simplifiant. De fait, les notes de frais pourront \u00eatre g\u00e9r\u00e9es au coup par coup, et ne seront plus syst\u00e9matiquement repouss\u00e9es. Cela permettra aussi \u00e0 vos collaborateurs de pouvoir suivre l\u2019\u00e9volution du processus de remboursement.<\/p>\n\n\n\n

Faire gagner du temps \u00e0 votre service comptabilit\u00e9<\/h2>\n\n\n\n

La digitalisation de vos notes de frais apportera aussi un vent de fra\u00eecheur au sein de votre service comptabilit\u00e9. En effet, le temps de traitement sera drastiquement r\u00e9duit, puisqu\u2019il ne sera plus n\u00e9cessaire de passer du temps \u00e0 d\u00e9chiffrer l\u2019\u00e9criture parfois illisible de certains employ\u00e9s sur leurs demandes de remboursement. C\u2019est aussi du temps de gagn\u00e9 pour ces derniers, qui attendent le remboursement de leurs notes de frais ! <\/p>\n\n\n\n

Votre service comptabilit\u00e9 plus besoin de v\u00e9rifier que les donn\u00e9es saisies correspondent aux montants des justificatifs<\/strong> puisque le logiciel s\u2019occupe d\u2019extraire les donn\u00e9es et de les importer automatiquement sur les logiciels de comptabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Les sommes se refacturent automatiquement aux clients <\/strong>en fonction des r\u00e8gles pr\u00e9d\u00e9finies (forfaits, plafonds diff\u00e9rents selon les projets ou les clients\u2026).<\/p>\n\n\n\n

Enfin, une solution digitale vous fournira un suivi analytique de vos d\u00e9penses clair, en vous permettant de filtrer simplement les donn\u00e9es selon les projets ou les clients\u2026<\/p>\n\n\n\n

A lire aussi : PME : pourquoi s\u2019\u00e9quiper d\u2019une application de gestion de notes de frais ?<\/a><\/p>\n\n\n\n

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\"\"<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Limiter les risques de fraude<\/h2>\n\n\n\n

Un autre argument avantageux en faveur de la digitalisation de la gestion de vos notes de frais, c\u2019est qu\u2019une telle solution contribue \u00e0 limiter les risques de fraude<\/a> qui p\u00e8sent in\u00e9vitablement sur votre soci\u00e9t\u00e9 de service.<\/p>\n\n\n\n

Avec le scan intelligent, les montants, types et motifs de d\u00e9penses sont saisis automatiquement, ce qui limite les tentatives de fraude au niveau de la saisie<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

De plus, comme les r\u00e8gles de remboursement sont directement param\u00e9tr\u00e9es dans le logiciel, il ne sera plus possible pour les collaborateurs d\u2019\u00eatre rembours\u00e9s sur des montants sup\u00e9rieurs aux plafonds impos\u00e9s.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Enfin, en simplifiant la gestion quotidienne des notes de frais, ceci permettra au service comptabilit\u00e9 d\u2019avoir un meilleur suivi sur le respect des r\u00e8gles en vigueur. Cela est d\u2019autant plus vrai que les intelligences artificielles sont capables de d\u00e9tecter les erreurs et irr\u00e9gularit\u00e9s d\u2019une demande de remboursement et \u00e9mettent des alertes.<\/p>\n\n\n\n

D\u00e9couvrir aussi : Politique de remboursement des notes de frais : les bonnes pratiques<\/a><\/p>\n\n\n\n

Vous l\u2019avez compris, impl\u00e9menter une solution digitale de gestion de notes de frais est la solution id\u00e9ale pour tous les collaborateurs de votre soci\u00e9t\u00e9 de service concern\u00e9s par la gestion des notes de frais. Cela all\u00e8gera la charge de travail et la responsabilit\u00e9 li\u00e9es \u00e0 leur traitement, ce qui aura un impact positif sur la qualit\u00e9 de vie au travail de vos salari\u00e9s. Tous les services re\u00e7oivent des alertes quand leur intervention est n\u00e9cessaire sur le processus, qui est par cons\u00e9quent nettement fluidifi\u00e9. Et, cerise sur le g\u00e2teau, vos collaborateurs n\u2019auront plus besoin d\u2019\u00eatre physiquement sur leur lieu de travail pour transmettre une note de frais. Un syst\u00e8me gagnant \u2013 gagnant pour tout le monde !<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n

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\"cahier<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

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