{"id":15942,"date":"2021-07-13T16:42:00","date_gmt":"2021-07-13T14:42:00","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=15942"},"modified":"2024-02-20T22:42:47","modified_gmt":"2024-02-20T21:42:47","slug":"langzeitarchivierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/langzeitarchivierung\/","title":{"rendered":"Langzeitarchivierung: Lernen Sie die geltenden Vorschriften kennen"},"content":{"rendered":"\n

Das Thema Langzeitarchivierung betrifft das interne Management eines jeden Unternehmens. Viele Regelungen der Langzeitarchivierung wirken auf den ersten Blick verwirrend und nicht mehr zeitgem\u00e4\u00df. Dennoch m\u00fcssen Sie bei der Langzeitarchivierung Sorgfalt walten lassen, um nicht gegen staatliche Obligationen zu versto\u00dfen. In diesem Artikel m\u00f6chten wir Ihnen daher einen ausf\u00fchrlichen und leicht verst\u00e4ndlichen \u00dcberblick \u00fcber die aktuelle Gesetzeslage zur revisionssicheren Archivierung geben.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Was bedeutet Langzeitarchivierung?<\/h2>\n\n\n\n

Der Begriff Langzeitarchivierung beschreibt die Erfassung, langfristige Speicherung sowie Erhaltung von Informationen. Einfach ausgedr\u00fcckt: Wie speichere ich meine Daten so, dass sie nicht verloren gehen und ein Zugriff jederzeit m\u00f6glich ist? Langzeitarchive gibt es in Museen, Bibliotheken und der \u00f6ffentlichen Verwaltung ebenso wie in Unternehmen. Alle Dokumente mit materiellem, historischem oder informativem Charakter m\u00fcssen sicher aufbewahrt werden.<\/p>\n\n\n\n

Die Langzeitarchivierung war lange Zeit kein komplexes Problem. Man druckte alle wichtigen Dokumente aus, legte sie in Ordnern ab und stellte diese in ein Archiv. Mit der zunehmenden Digitalisierung ist das Thema Langzeitarchivierung problematischer geworden. Eine digitale Archivierung birgt eine viel gr\u00f6\u00dfere Verlustgefahr und muss gut \u00fcberlegt durchgef\u00fchrt werden.<\/p>\n\n\n\n

Seit 2015 ist zudem die sogenannte \u201eGoBD\u201c in Kraft, was f\u00fcr \u201eGrunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff<\/strong>\u201c steht. Diese regelt die revisionssichere Archivierung aller steuerlich relevanten Daten, ob auf Papier oder in digitaler Form.<\/p>\n\n\n\n

Im Unternehmen m\u00fcssen Sie daher eine gut durchdachte Strategie f\u00fcr Ihre Langzeitarchivierung entwickeln und diese mit h\u00f6chster Vorsicht gesetzeskonform umsetzen.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Die Herausforderungen der Langzeitarchivierung in Unternehmen<\/h2>\n\n\n\n

Um die Langzeitarchivierung Ihrer Daten sinnvoll anzugehen, sollten Sie zun\u00e4chst alle Gefahren und Herausforderungen der digitalen Langzeitarchivierung kennen. Nur so k\u00f6nnen Sie die richtigen Entscheidungen f\u00fcr die individuellen Bed\u00fcrfnisse Ihres Unternehmens treffen. Zu den drei wichtigsten Herausforderungen z\u00e4hlen die Wahl des Speichermediums, der Datenzugriff und der Datenschutz:<\/p>\n\n\n\n

Wahl des Speichermediums:<\/h3>\n\n\n\n

Bei der Wahl des geeigneten Speichermediums m\u00fcssen Sie bedenken, dass nicht jedes Speichermedium die gleiche Lebensdauer hat. W\u00e4hrend Papier \u00fcber Jahrhunderte erhalten bleiben kann, haben manche digitale Speichermedien nur eine Lebensdauer von 10 Jahren. Da eine Langzeitarchivierung jedoch die langfristige Bewahrung der Daten zum Ziel hat, muss auch Ihr Speichermedium dies leisten k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Viele Unternehmen entscheiden sich heute f\u00fcr optische Speichermedien wie CD-ROMs, Festplatten oder Magnetb\u00e4nder. All diese Optionen unterscheiden sich in Lebensdauer, Preis, Leistung und Speicherkapazit\u00e4t. Bei der Wahl sollten Sie daher \u00fcberlegen, welche Priorit\u00e4t die Langzeitarchivierung in Ihrem Budget hat. Viele Unternehmen arbeiten inzwischen bei den allerwichtigsten Unterlagen mit Festplatten.<\/p>\n\n\n\n

Bedenken Sie, dass die Lebensdauer von Speichermedien auch von deren Pflege abh\u00e4ngt. Sie reagieren empfindlich auf UV-Strahlung und extreme Temperaturen. Die richtige Lagerung Ihrer Speichermedien sollte daher h\u00f6chste Priorit\u00e4t haben.<\/p>\n\n\n\n

Sie k\u00f6nnen das \u00dcberleben Ihrer Daten sichern, indem Sie diese in regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden auf neue Speichermedien migrieren. Sie sollten daher wissen, wann die Lebensdauer Ihres Speichermediums dem Ende zugeht.<\/p>\n\n\n\n

Zugriff auf wichtige Daten:<\/h3>\n\n\n\n

Speichermedien sind eine Sache, der Zugriff auf diese eine andere. Sie m\u00fcssen jederzeit bequem Zugriff auf Ihre Daten haben. Ist dies nicht der Fall, verlieren Sie Zeit, Arbeitskraft und im schlimmsten Fall Kunden.<\/p>\n\n\n\n

Das ideale Langzeitarchiv arbeitet \u00fcber eine Referenzdatenbank, in der Sie mit Hilfe von Stichw\u00f6rtern (Metadaten) nach Daten auf Ihrem Speichermedium suchen k\u00f6nnen. Eine passende Archivierungssoftware sollte dieses Prinzip ber\u00fccksichtigen.<\/p>\n\n\n\n

Um auf Daten zugreifen zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen diese dar\u00fcber hinaus im passenden Format vorliegen. Im Idealfall bedienen Sie sich der \u00fcblichen Standardformate (PDF, MP3, MP4\u2026), mit denen fast jeder zu arbeiten wei\u00df.<\/p>\n\n\n\n

Achtung: Formate entwickeln sich weiter! Ein vor zehn Jahren \u00fcbliches Dateiformat kann heute bereits schwer zu \u00f6ffnen sein. Es kann sogar passieren, dass Programme zum \u00d6ffnen nicht mehr auf dem Markt angeboten werden. Falls Ihre Daten in einem immer seltener werdenden Format gespeichert sind, wird es Zeit zu handeln. Wandeln Sie das Format um und speichern Sie Ihre Daten auf einem neuen, ebenfalls zeitgem\u00e4\u00dfen Speichermedium.<\/p>\n\n\n\n

Herausforderung Datenschutz:<\/h3>\n\n\n\n

Sie m\u00fcssen Ihre Daten sch\u00fctzen \u2013 und das nicht nur vor Zerfall, sondern auch vor Zugriff durch unbefugte Personen.<\/p>\n\n\n\n

W\u00fcrden Sie einen Aktenordner mit geheimen Daten offen liegen lassen? Nein. Ebenso sollten Sie Ihre digital gespeicherten Daten vor neugierigen Blicken sch\u00fctzen. Hackerangriffe sind heute leider keine Seltenheit mehr und eine reale Bedrohung f\u00fcr Unternehmen, \u00f6ffentliche Verwaltungen und Privatpersonen.<\/p>\n\n\n\n

Gerade personenbezogene Daten unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu). Sie m\u00fcssen vor unbefugtem Zugriff, Zerst\u00f6rung und Missbrauch gesch\u00fctzt werden.<\/p>\n\n\n\n

Legen Sie genau fest, welche Personen im Unternehmen auf welche Daten Zugriff haben sollten und sperren Sie den Zugriff f\u00fcr alle anderen. Sie sollten daher Ihre Daten gut kategorisieren und dementsprechend separieren. Bewahren Sie die Speichermedien an einem sicheren Ort auf und sch\u00fctzen Sie sie bestm\u00f6glich vor Gefahren wie Br\u00e4nden und Hochwasser.<\/p>\n\n\n\n

Beachten Sie auch die gesetzlich festgelegte Mindestaufbewahrungsdauer. Diese variiert je nach Daten. Auf keinen Fall sollten Daten vor Ablauf dieser Frist zerst\u00f6rt werden \u2013 sonst drohen hohe Strafen.<\/p>\n\n\n\n

Langzeitarchivierung von Reisekosten<\/h2>\n\n\n\n

Gehen Ihre Mitarbeiter regelm\u00e4\u00dfig auf Gesch\u00e4ftsreisen, wird das Thema einer revisionssicheren Langzeitarchivierung in der Verwaltung schnell an Relevanz gewinnen. Reisekosten m\u00fcssen mit Belegen und Rechnungen nachgewiesen werden und f\u00fchren daher langfristig meist du hohen Papiermengen. Eine Digitalisierung der Reisekostenabrechnung sollte daher schon fr\u00fch organisiert werden. Durch eine digitale Speicherung von Reisekostennachweisen sparen Sie Zeit, Platz, Personal und letztlich Kosten.<\/p>\n\n\n\n

Dennoch sollte die Wahl der richtigen Tools zur Reisekostenabrechnung sorgf\u00e4ltig erfolgen. Gerade in Hinblick auf eine gesetzeskonforme Langzeitarchivierung sollten Sie keine Abstriche machen.<\/p>\n\n\n\n

Bei N2F haben wir die Langzeitarchivierung als wichtige Aufgabe in der Verwaltung von Reisekosten erkannt und hilfreiche Funktionen f\u00fcr Unternehmen entwickelt. Unser Ziel ist, Ihnen die Verwaltung der Reisekosten von Anfang bis Ende der Gesch\u00e4ftsreise \u2013 und selbst dar\u00fcber hinaus \u2013 zu erleichtern.<\/p>\n\n\n\n

Die praktische N2F-App erm\u00f6glicht Ihnen von Anfang an eine digitale Speicherung aller Daten nach den Grunds\u00e4tzen der GoBD (f\u00fcr ausf\u00fchrliche Informationen lesen Sie unseren Artikel \u00fcber GoBD und Reisekosten<\/a>) Durch eine Smartscan-Funktion k\u00f6nnen Ihre Mitarbeiter schon w\u00e4hrend der Gesch\u00e4ftsreise alle Quittungen und Rechnungen digitalisieren. Papierformulare sind so nicht mehr n\u00f6tig. Alle Dokumente werden digital und zentral gespeichert und k\u00f6nnen in sinnvollen Kategorien archiviert werden. Im Falle einer Steuerpr\u00fcfung sind alle Daten jederzeit abrufbar Eine revisionssichere Archivierung Ihrer Reisekostenabrechnung wird mit N2F zum Kinderspiel \u2013 ein zus\u00e4tzliches Archivsystem ist nicht notwendig. Falls Sie weitere Detail-Fragen zu unseren Services im Bereich der Langzeitarchivierung haben, wenden Sie sich gerne an unser Team<\/a>!<\/p>\n\n\n\n

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Das Thema Langzeitarchivierung ist f\u00fcr das interne Management eines jeden Unternehmens relevant. In diesem Artikel m\u00f6chten wir Ihnen einen detaillierten und leicht verst\u00e4ndlichen \u00dcberblick \u00fcber die aktuelle Rechtslage in Bezug auf die revisionssichere Archivierung geben.<\/p>\n","protected":false},"author":9,"featured_media":15943,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[139],"tags":[169,153],"ppma_author":[1067],"class_list":["post-15942","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-buchung-von-reisekostenabrechnungen","tag-spesenabrechnung","tag-tipps"],"acf":[],"yoast_head":"\nLangzeitarchivierung: Lernen Sie die geltenden Vorschriften kennen<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Das Thema Langzeitarchivierung ist f\u00fcr das interne Management eines jeden Unternehmens relevant. 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