{"id":15884,"date":"2021-06-28T18:49:19","date_gmt":"2021-06-28T16:49:19","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=15884"},"modified":"2024-02-27T09:41:15","modified_gmt":"2024-02-27T08:41:15","slug":"einsatzauftrage-und-reisekostenabrechnungen-welchen-ruckerstattungsprozess-sollten-sie-einsetzen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/einsatzauftrage-und-reisekostenabrechnungen-welchen-ruckerstattungsprozess-sollten-sie-einsetzen\/","title":{"rendered":"Einsatzauftr\u00e4ge und Reisekostenabrechnungen: Welchen R\u00fcckerstattungsprozess sollten Sie einsetzen?"},"content":{"rendered":"\n

Von lokalen Kundentreffen bis hin zu internationalen Gesch\u00e4ftsreisen, alle Unternehmen m\u00fcssen die Gesch\u00e4ftsreisen ihrer Angestellten verwalten<\/strong>. Wenn Angestellte sich auf eine Gesch\u00e4ftsreise begeben, m\u00fcssen sie manchmal eine Reiseanfrage stellen oder mit ihrem Arbeitgeber einen Einsatzauftrag<\/strong> abstimmen. Aber welchen Sinn hat dieser Einsatzauftrag? Wie k\u00f6nnen Sie den daraus resultierenden R\u00fcckerstattungsprozess optimieren? Erfahren Sie alles, was Sie \u00fcber Einsatzauftr\u00e4ge wissen m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Was sind Einsatzauftr\u00e4ge?<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Einsatzauftr\u00e4ge umfassen alle auf die Mission bezogenen Informationen<\/strong>: Daten, Orte, Zeitpl\u00e4ne etc. Angestellte verwenden diese Dokumente, um sicherzustellen, dass sie f\u00fcr die w\u00e4hrend ihrer Gesch\u00e4ftsreise angefallenen Reisekosten entsch\u00e4digt werden.<\/p>\n\n\n\n

Bevor Reisekosten anfallen, f\u00fcllen Angestellte ein Formular aus<\/strong>, legen ihre Reisedaten, Zielorte und die zu erwartenden Kosten f\u00fcr Transport und Unterkunft fest. Dann bitten sie ihren Vorgesetzten um die Reisegenehmigung angesichts der zu \u00fcbernehmenden Kosten.<\/p>\n\n\n\n

Dieser Ansatz wird verwendet, um die Reise zu \u00fcberpr\u00fcfen<\/strong>: wenn sie zu kostspielig erscheint, kann der Manager entscheiden, dass sie die Kosten nicht wert ist oder kann beispielsweise zwei anstatt drei Angestellte entsenden. Einsatzauftr\u00e4ge erm\u00f6glichen somit die vorgeschaltete Kostenkontrolle<\/strong> von Reiseanfragen und Reservierungen.<\/p>\n\n\n\n

Im Allgemeinen wird dieser Prozess in Papierform oder per E-Mail durchgef\u00fchrt. Jedoch gehen Papierdokumente manchmal verloren und der Austausch per E-Mail ben\u00f6tigt Zeit…<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Einsatzauftr\u00e4ge: eine neue Funktion im Portfolio der N2F Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Die Verwaltung von Einsatzauftr\u00e4gen ist nun Teil der von N2F angebotenen Funktionen.<\/strong> Benutzer k\u00f6nnen nun mit Hilfe eines papierlosen Prozesses und \u00fcbereinstimmend mit ihren Reisekostenabrechnungen ihre Einsatzauftr\u00e4ge oder die ihrer Kollegen verwalten.<\/p>\n\n\n\n

Wann wird diese Funktion genutzt?<\/strong><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Diese \u201cEinsatzauftrag\u201d Funktion kann auf unterschiedliche Arten umgesetzt werden:<\/p>\n\n\n\n

  • Reisegenehmigungsanfrage:<\/strong> Ein Angestellter muss auf Gesch\u00e4ftsreise gehen und bittet den Vorgesetzten um die Genehmigung der Reise unter Angabe bestimmter Reisedetails. Zum Beispiel: \u201cIch werde vom 22. bis 25. Februar zur Messe nach Mailand reisen. Ich ben\u00f6tige Flug, 4 N\u00e4chte in einem Hotel, Mietwagen, X Anzahl Mahlzeiten etc.\u201d Der Manager kann die Anfrage dann akzeptieren, ablehnen oder modifizieren.<\/li>
  • Reisereservierungsanfrage<\/strong>: Ein Angestellter muss auf Gesch\u00e4ftsreise gehen und muss zus\u00e4tzlich zu der Genehmigungsanfrage beim Vorgesetzten eine Anfrage beim Reservierungsservice durchf\u00fchren. In diesem Fall spezifiziert der Angestellte einfach die wichtigsten Informationen zu der Reise: \u201cIch reise vom 22. bis 25. Februar nach Mailand, bitte organisieren Sie meine Reise.\u201d Sobald der Angestellte die Anfrage get\u00e4tigt hat, k\u00fcmmert sich die Reservierungsabteilung um alles von A bis Z. Die Abteilung organisiert die Reise in \u00dcbereinstimmung mit  Reisekostenrichtlinie und S\u00e4tzen des Unternehmens sowie der verf\u00fcgbaren M\u00f6glichkeiten f\u00fcr Transport und Unterkunft.<\/li>
  • Genehmigungsanfrage f\u00fcr den Kauf von Equipment<\/strong>: Ein Angestellter k\u00f6nnte den Bedarf haben, gesch\u00e4ftliche Ausr\u00fcstung zu kaufen, zum Beispiel B\u00fcroausstattung. Dies kommt weniger h\u00e4ufig vor als Reisekosten, kann jedoch sehr n\u00fctzlich sein. Der Angestellte wird dann um Genehmigung zum Kauf des Equipments bitten. In diesem Fall hat der Angestellte seine Recherchen bereits get\u00e4tigt und stellt ein Angebot zur Rechtfertigung des Betrags zusammen mit der Begr\u00fcndung f\u00fcr den Kauf des Equipments bereit. Der Angestellte kann somit die Genehmigung des Vorgesetzten einholen, bevor er das betreffende Equipment kauft.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

    Zus\u00e4tzlich zu diesen verschiedenen M\u00f6glichkeiten, erm\u00f6glicht N2F Ihnen die Anfrage von Vorschusszahlung der Reisekosten<\/strong>. Angestellte k\u00f6nnen somit ihre Vorgesetzten und die Buchhaltung vor einer kostspieligen Reise um eine Vorschusszahlung bitten. Sie beantragen einen bestimmten Betrag basierend auf den von ihnen w\u00e4hrend der Gesch\u00e4ftsreise erwarteten Reisekosten. Vorgesetzter und Buchhaltung k\u00f6nnen dem Antrag auf Vorschusszahlung entsprechen, diesen ablehnen oder den Betrag reduzieren, wenn sie annehmen, dass weniger Reisekosten anfallen werden. Der Angestellte wird dann informiert, dass der Antrag auf Vorschusszahlung akzeptiert\/abgelehnt oder der Betrag ge\u00e4ndert wurde. All diese \u00c4nderungen und Vereinbarungen werden in der Anwendung festgehalten!<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Funktionalit\u00e4t, die sich Ihren Bed\u00fcrfnissen anpasst<\/strong><\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    Sie k\u00f6nnen die papierlosen Reiseanfragen Ihren eigenen Kriterien und der Unternehmensrichtlinie entsprechend konfigurieren. Die \u201cEinsatzauftrag\u201d Funktion erm\u00f6glicht Ihnen die Einrichtung eines Sperrsystems<\/strong>: je nach Ihren Einstellungen ist es Angestellten nicht m\u00f6glich, eine Reiseanfrage einzureichen, wenn bestimmte Daten nicht vollst\u00e4ndig sind.<\/p>\n\n\n\n

    Sie k\u00f6nnen ebenfalls H\u00f6chstgrenzen implementieren<\/strong>. Dies ist eine sehr praktische L\u00f6sung, denn Sie k\u00f6nnen Ihre Angestellten an Ihre Reisekostenrichtlinie erinnern, bevor sie ihre Reisekosten verauslagen. Dies hilft Ihnen, alle gewohnheitsm\u00e4\u00dfig exzessiven Ausgaben zu begrenzen<\/strong> und Sie m\u00fcssen Ihre Angestellten nicht selbst wieder auf Linie bringen.<\/p>\n\n\n\n

    Die Einstellungen der Formularfelder k\u00f6nnen ebenfalls an Ihre Reisekostenrichtlinie und an Ihre Unternehmenskultur angepasst werden<\/strong>. Reisekostenabrechnungen k\u00f6nnen innerhalb des Rahmens von Einsatzauftr\u00e4gen eingereicht werden, die bereits genehmigt wurden. Wenn sie Reisekosten \u00fcbernehmen, f\u00fcllen die Angestellten eine Anzahl von Feldern aus, die vollst\u00e4ndig sein k\u00f6nnen oder nicht: Datum, Betrag etc. Sie k\u00f6nnen dann die Reisekosten mit einem Einsatzauftrag verkn\u00fcpfen. Dies bietet der Buchhaltungsabteilung eine hervorragende Sichtbarkeit der angefallenen Reisekosten<\/strong>. Es hilft dieser zu verstehen, warum die Reisekosten angefallen sind und die gesamte Stimmigkeit der Reisekosten zu pr\u00fcfen.<\/p>\n\n\n\n

    Um weitere Kontrollen einzubauen, k\u00f6nnen Sie eine Reisekostenabrechnung so konfigurieren, dass sie nur eingereicht werden kann, wenn sie mit einem genehmigten Einsatzauftrag verkn\u00fcpft ist<\/strong>. Zum Beispiel kann der Angestellte die Hotelkosten nur dann in die Reisekostenabrechnung eingeben, wenn diese mit einer Hotelkostenanfrage verkn\u00fcpft ist, die von einem Vorgesetzten genehmigt wurde.<\/p>\n\n\n\n

    Kurzum, diese Funktionalit\u00e4t bietet Ihnen:<\/p>\n\n\n\n

    • Verbesserte Kontrolle \u00fcber Ihre Richtlinie zur R\u00fcckerstattung von Reisekosten<\/strong>.<\/li>
    • Zeitersparnis<\/strong> bei den Pr\u00fcf- und Genehmigungsschritten.<\/li>
    • Verbesserte Effizienz<\/strong> durch Erhebung aller von Ihnen ben\u00f6tigten Daten in einem einzigen Formular.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

      Gro\u00dfe und kleine Unternehmen vermeiden zeitaufw\u00e4ndigen und wiederholten internen Informationsaustausch und \u00fcbernehmen die Kontrolle ihrer Reisekosten, bevor diese entstehen!<\/strong> Die N2F L\u00f6sung unterst\u00fctzt Sie \u00fcber den gesamten Prozess der Reisekostenr\u00fcckerstattung<\/strong>.Wenn Sie also die Vorteile einer einfachen L\u00f6sung f\u00fcr sich und Ihre Angestellten nutzen wollen, kontaktieren Sie uns!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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