{"id":15882,"date":"2021-06-28T18:42:32","date_gmt":"2021-06-28T16:42:32","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=15882"},"modified":"2024-08-28T12:21:11","modified_gmt":"2024-08-28T10:21:11","slug":"gestione-autorizzazioni-trasferte-e-note-spese-quale-processo-mettere-in-atto","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/it\/gestione-autorizzazioni-trasferte-e-note-spese-quale-processo-mettere-in-atto\/","title":{"rendered":"Gestione autorizzazioni trasferte e note spese: quale processo mettere in atto?"},"content":{"rendered":"\n<p>Dalle visite presso clienti ai viaggi d&#8217;affari internazionali, <strong>tutte le aziende hanno bisogno di gestire i viaggi professionali dei loro dipendenti<\/strong>. Quando i dipendenti partono per una missione, a volte devono fare una richiesta di pre-trip, o concordare un\u2019<strong>autorizzazione<\/strong> <strong>di trasferta<\/strong> con il loro datore di lavoro. Ma qual \u00e8 lo scopo di questa richiesta? Come si pu\u00f2 ottimizzare il processo di rimborso che ne deriva? Scopri tutto quello che devi sapere su questo tema.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Cosa sono le richieste di viaggio (pre-trip)?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Le richieste di missione <strong>raccolgono tutte le informazioni relative alla missione<\/strong>: date, luogo, orari, ecc. I dipendenti usano questi documenti per assicurarsi il rimborso delle spese sostenute durante i loro viaggi di lavoro.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Prima di sostenere le spese, i dipendenti compilano un modulo<\/strong>, specificando le date del viaggio, la destinazione e l&#8217;importo previsto delle spese di trasporto e di alloggio. Poi chiedono al loro manager l&#8217;autorizzazione al viaggio, alla luce dei costi da sostenere.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Questo approccio serve a convalidare il viaggio<\/strong>: se sembra troppo costoso, il manager pu\u00f2 decidere che non ne valga la pena, o pu\u00f2 mandare due dipendenti invece di tre, per esempio. La richiesta di pre-trip permette quindi il <strong>controllo dei costi a monte<\/strong> delle richieste e delle prenotazioni di viaggio.<\/p>\n\n\n\n<p>Generalmente, questo processo viene eseguito in forma cartacea o via e-mail. Ma i documenti cartacei a volte vanno persi, e gli scambi di e-mail richiedono tempo\u2026<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Gestione richieste di trasferta: una nuova funzionalit\u00e0 offerta dal software di gestione delle note spese N2F<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p><strong>La gestione delle richieste di trasferta \u00e8 ora una delle funzionalit\u00e0 offerte da N2F. <\/strong>Gli utenti possono gestire le richieste di missione o quelli dei loro colleghi utilizzando un processo paperless, coerente con le loro note spese.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Quando si usa questa funzione?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Questa funzionalit\u00e0 &#8220;richiesta autorizzazione di trasferta&#8221; pu\u00f2 essere implementata in diversi modi:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Richiesta di autorizzazione al viaggio: <\/strong>un dipendente deve partire per un viaggio di lavoro e chiede al suo manager l&#8217;autorizzazione al viaggio, fornendo alcuni dettagli del viaggio. Per esempio, &#8220;Vado alla fiera di Milano dal 22 al 25 febbraio. Avr\u00f2 bisogno di un volo, 4 notti in un hotel, noleggio auto, X numero di pasti, ecc. Il manager pu\u00f2 quindi accettare, rifiutare o modificare la richiesta.<\/li><li><strong>Richiesta di prenotazione del viaggio: <\/strong>un dipendente deve partire per un viaggio di lavoro e, oltre alla richiesta di convalida inviata al suo manager, il dipendente deve fare una richiesta al servizio di prenotazione. In questo caso, il dipendente specifica semplicemente le informazioni chiave del viaggio: &#8220;Vado a Milano dal 22 al 25 febbraio, per favore organizzi il mio viaggio&#8221;. Una volta che il dipendente ha fatto la richiesta, il servizio prenotazioni si occupa di tutto dalla A alla Z. Il servizio organizza il viaggio secondo la policy di spesa dell&#8217;azienda, le tariffe e i trasporti<strong> e gli alloggi disponibili.<\/strong><\/li><li><strong>Richiesta di approvazione per l&#8217;acquisto di attrezzature: <\/strong>un dipendente potrebbe aver bisogno di acquistare attrezzature professionali, per esempio attrezzature da ufficio. Questo accade meno frequentemente delle spese di viaggio, ma pu\u00f2 essere molto utile. Il dipendente richieder\u00e0 quindi l&#8217;approvazione per l&#8217;acquisto dell&#8217;attrezzatura. In questo caso, il dipendente ha gi\u00e0 fatto le sue ricerche e fornisce un preventivo per giustificare l&#8217;importo, insieme al motivo dell&#8217;acquisto dell&#8217;attrezzatura. Il dipendente pu\u00f2 quindi ottenere l&#8217;approvazione del manager prima di acquistare l&#8217;attrezzatura in questione.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Oltre a queste diverse possibilit\u00e0, <strong>N2F permette di richiedere unanticipo sulle spese che saranno sostenute<\/strong>. I dipendenti possono quindi chiedere al loro manager e al reparto contabilit\u00e0 di ricevere un anticipo prima di un viaggio costoso. Richiedono un importo specifico, basato sulle spese che pensano di dover pagare durante il viaggio, e presentano la loro richiesta. Il manager e il dipartimento contabile possono accettare o rifiutare la richiesta di anticipo, o possono ridurre l&#8217;importo se pensano che ci saranno meno spese. Il dipendente viene quindi informato che la richiesta di anticipo \u00e8 stata accettata\/rifiutata o che l&#8217;importo \u00e8 stato modificato. <strong>Tutti questi cambiamenti e accordi sono tracciati nell&#8217;applicazione!<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Funzionalit\u00e0 che si adatta alle vostre esigenze<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Puoi configurare la richiesta di viaggio paperless per allinearla ai tuoi criteri e alla tua politica aziendale. <strong>Permette inoltre di impostare un sistema di controllo a monte<\/strong>: a seconda delle vostre impostazioni, non \u00e8 possibile per i dipendenti presentare una richiesta di viaggio se alcune informazioni non sono state completate.<\/p>\n\n\n\n<p>Puoi anche <strong>implementare dei massimali<\/strong>. Questa \u00e8 una soluzione molto pratica perch\u00e9 puoi ricordare ai tuoi dipendenti la tua politica di spesa prima ancora che effettuino le loro spese. Questo vi aiuta a <strong>limitare qualsiasi abitudine di spesa eccessiva<\/strong> e ti evita di dover rimettere in riga i dipendenti.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Le impostazioni dei campi del modulo possono anche essere adattate alla vostra politica di spesa<\/strong> <strong>e alla cultura della tua azienda<\/strong>. Le note spese possono essere collegate con le richieste di trasferta che sono gi\u00e0 state approvate. Questo <strong>fornisce al dipartimento di contabilit\u00e0 un&#8217;eccellente visibilit\u00e0 sulle spese sostenut<\/strong>e. Li aiuta a capire perch\u00e9 le spese sono state sostenute e a controllare la coerenza globale delle spese.<\/p>\n\n\n\n<p>Per aggiungere ulteriori controlli, \u00e8 <strong>possibile configurare una nota spese in modo che possa essere presentata solo se collegata a una richiesta di trasferta convalidata<\/strong>. Per esempio, il dipendente pu\u00f2 inserire una spesa di hotel nella nota spese solo se \u00e8 collegata a una richiesta di spesa di hotel convalidata dal manager.<\/p>\n\n\n\n<p>In breve, questa funzionalit\u00e0:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Migliora il tuo <strong>controllo sulla tua politica di rimborso spese<\/strong>.<\/li><li><strong>Risparmia tempo<\/strong> nelle fasi di approvazione e verifica.<\/li><li><strong>Migliora la tua efficienza<\/strong> raccogliendo tutte le informazioni di cui hai bisogno in un unico modulo<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Grandi e piccole aziende, evitate lunghi e ripetuti scambi interni e <strong>prendete il controllo delle vostre spese a monte<\/strong>! La soluzione N2F vi supporta in tutto il <strong>processo di rimborso spese<\/strong>. Quindi, se volete beneficiare di una soluzione semplice per voi e per i vostri dipendenti, contattateci!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dalle visite presso clienti ai viaggi d&#8217;affari internazionali, tutte le aziende hanno bisogno di gestire i viaggi professionali dei loro dipendenti. 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