{"id":15867,"date":"2021-06-28T17:45:58","date_gmt":"2021-06-28T15:45:58","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=15867"},"modified":"2024-02-15T13:54:42","modified_gmt":"2024-02-15T12:54:42","slug":"reisekostenabrechnung-features-internationalen-losung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/de\/reisekostenabrechnung-features-internationalen-losung\/","title":{"rendered":"Reisekostenabrechnung: Was sind die wichtigsten Features einer internationalen L\u00f6sung?"},"content":{"rendered":"\n

Die Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten ist bereits auf nationaler Ebene eine t\u00e4gliche Herausforderung f\u00fcr Unternehmen<\/strong>. H\u00e4ufig f\u00e4llt es Unternehmen schwer, bei der Vielzahl an eingereichten Kosten nicht den \u00dcberblick zu verlieren. Noch komplexer wird es bei h\u00e4ufigen internationalen Gesch\u00e4ftsreisen, welche die Komplexit\u00e4t der Reisekostenverwaltung um ein Vielfaches erh\u00f6hen. Auch internationale Unternehmen mit Tochterfirmen im Ausland stehen h\u00e4ufig vor der Frage, wie die Reisekostenabrechnung bei unterschiedlichen Gesetzeslagen optimiert<\/strong> werden kann<\/strong>. Im folgenden Artikel m\u00f6chten wir auf h\u00e4ufige Herausforderungen bei der Abrechnung von internationalen Gesch\u00e4ftsreisen eingehen und einen \u00dcberblick \u00fcber die unverzichtbaren Features einer internationalen L\u00f6sung zur Reisekostenabrechnung geben \u2013 denn passende L\u00f6sungen existieren bereits!<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Diese Features sollte eine internationale L\u00f6sung Ihnen bieten<\/h2>\n\n\n\n

Belege sammeln und die daraus entstehenden Papierberge verwalten \u2013 die meisten Unternehmen w\u00fcnschen sich, dass dies endlich der Vergangenheit angeh\u00f6rt. Modern eingestellte Unternehmen suchen daher nach digitalen All-in-One L\u00f6sungen<\/strong>, die ihnen die Reisekostenabrechnung erleichtern und dabei ihren komplexen Bed\u00fcrfnissen gerecht werden. Falls auch Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer passenden internationalen L\u00f6sung ist, sollten Sie jedoch auf folgende Faktoren achten:<\/p>\n\n\n\n

1. Verschiedene W\u00e4hrungen d\u00fcrfen nicht zum Problem werden<\/h3>\n\n\n\n

Bei der Wahl der richtigen L\u00f6sung f\u00fcr Ihre internationale Reisekostenabrechnung sollten Sie bedenken, dass h\u00e4ufige Auslandsreisen oder Firmensitze im Ausland den Umgang mit verschiedensten W\u00e4hrungen erfordern. Auch in Europa geh\u00f6rt eine Vielzahl an L\u00e4ndern nicht zur Euro-Zone, so etwa Schweden, Polen, Tschechien, Ungarn, Kroatien und Bulgarien. Eine internationale Reise kann so schnell zum Rechenspiel werden. Nicht untersch\u00e4tzt werden sollte auch das Fehlerpotenzial bei der Umrechnung in Euro.<\/p>\n\n\n\n

Bei der Umrechnung sollten Sie daran denken, dass sich der Wechselkurs t\u00e4glich \u00e4ndern kann. Diese Umrechnung h\u00e4ndisch durchzuf\u00fchren ist wenig realistisch und w\u00fcrde einen enormen Verwaltungsaufwand bedeuten. Hier ist Automatisierung in Echtzeit gefragt. Die passende internationale L\u00f6sung sollte den Wechselkurs des Tages speichern, an dem die Reisekosten auftreten, um so die Kosten zu jedem Zeitpunkt verfolgen zu k\u00f6nnen<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Im Idealfall haben Ihre Mitarbeiter bereits auf der Reise das passende Tool dabei, um die Kontrolle der Kosten im Laufe der Gesch\u00e4ftsreise nicht zu verlieren. W\u00e4hrungen, die mit viel h\u00f6heren oder sehr viel niedrigeren Einheiten rechnen als der Euro, k\u00f6nnen schnell zu Verwirrung f\u00fchren. Unangenehme Missverst\u00e4ndnisse und schlimmstenfalls schwerwiegende finanzielle Fehler sind bei mangelnder Organisation im Vorfeld der Gesch\u00e4ftsreise vorprogrammiert.<\/p>\n\n\n\n

2. Gekonntes Sprachenmanagement<\/h3>\n\n\n\n

Neben verschiedenen W\u00e4hrungen geh\u00f6ren auch Fremdsprachen zur Herausforderung einer passenden internationalen L\u00f6sung f\u00fcr Ihre Reisekostenabrechnung. Dies betrifft beispielsweise die Zusammenarbeit in internationalen Teams. Hier kann eine Sprachbarriere die Arbeit behindern und die Fehlerquote erh\u00f6hen. Selbst wenn Ihre Unternehmenssprache Englisch ist, kann die Kommunikation im Team schleppend oder fehlerhaft verlaufen, wenn Englisch nicht die Muttersprache Ihrer Mitarbeiter ist oder die Sprachniveaus unterschiedlich sind.<\/p>\n\n\n\n

Auch auf dem Papier k\u00f6nnen Fremdsprachen zur Herausforderung werden. Im Ausland erhaltene Rechnungen und Quittungen k\u00f6nnen schnell zu Kopfzerbrechen f\u00fchren, wenn diese nicht auf Englisch ausgestellt wurden. Dies ist bei einer Hotelrechnung oft noch m\u00f6glich, bei Restaurantrechnungen oder Kassenzetteln von der Tankstelle jedoch die Ausnahme. F\u00fcr jeden Kassenzettel einen \u00dcbersetzer zu beauftragen, ist dabei keine dauerhafte oder rentable L\u00f6sung.<\/p>\n\n\n\n

Eine geeignete internationale L\u00f6sung sollte folglich \u00dcbersetzungstools beinhalten oder in der Lage sein, mehrere Sprachen zu verstehen<\/strong>. So kann die L\u00f6sung von allen Teammitgliedern genutzt werden und damit die Verwaltung mehrsprachiger Dokumente erleichtern. Gerade bei vielen Rechnung in verschiedenen Sprachen ist es unerl\u00e4sslich, deren Verwaltung zentral zu gestalten. Je weniger Tools Sie ben\u00f6tigen, desto \u00fcbersichtlicher bleibt Ihre Reisekostenabrechnung.<\/p>\n\n\n\n

3. Unterschiedliche Reisekostenrichtlinien beachten<\/h3>\n\n\n\n

Auch wenn Ihr Hauptsitz in Deutschland liegt, m\u00fcssen Sie sich als Unternehmen mit h\u00e4ufigen Auslandsreisen oder Tochtersitzen im Ausland sowohl mit ausl\u00e4ndischen Preisniveaus als auch anderen Gesetzeslagen befassen. Die deutschen Erstattungss\u00e4tze sind nicht automatisch im Land Ihrer Tochterfirma g\u00fcltig, und auch wenn Sie viel mit Erstattung von Realkosten arbeiten, ist dies nicht 1:1 in einem anderen Land anwendbar. Eine Pizza in Deutschland mag 8 Euro kosten, in der Schweiz werden es jedoch schnell 20 Euro.<\/p>\n\n\n\n

Ihre Mitarbeiter sollten im Vorfeld einer Auslandsreise genau wissen, wie hoch das festgelegte Budget f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsreise ist und welche Kosten genau erstattet werden. Ebenso sollte klar sein, welche Nachweise im Anschluss an die Gesch\u00e4ftsreise ben\u00f6tigt werden, um die Kosten voll erstattet zu bekommen.<\/p>\n\n\n\n

Wir empfehlen Ihnen, eine simple digitale Handreichung zu erstellen, die Sie Ihren Mitarbeitern w\u00e4hrend der Planung der Gesch\u00e4ftsreise \u00fcberreichen k\u00f6nnen. Klare Regeln sorgen f\u00fcr Vertrauen, vermeiden Fehler und \u00fcberfl\u00fcssigen Verwaltungsaufwand. Eine passende internationale L\u00f6sung kann Ihre Mitarbeiter sogar auf die Reise begleiten.<\/p>\n\n\n\n

4. Die Reisekostenabrechnung vereinfachen und zentralisieren<\/h3>\n\n\n\n

Verschiedene Sprachen, unterschiedliche W\u00e4hrungen und Preisklassen \u2013 die Abrechnung von Reisekosten wird komplexer, je internationaler Sie unterwegs sind. Ihr Ziel sollte jedoch sein, Ihrer Reisekostenverwaltung diese Komplexit\u00e4t weitestgehend zu nehmen. Mit der passenden L\u00f6sung sparen Sie als Unternehmen Zeit, Kosten, Personal und letztlich Nerven.<\/p>\n\n\n\n

Falls Sie ein internationales Unternehmen mit Tochterfirmen sind, sollten Sie auch daran denken, dass Verwaltungsregeln je nach Land sehr unterschiedlich sein k\u00f6nnen. Ohne die passende international L\u00f6sung riskieren Sie Fehler, die schwerwiegende juristische Folgen haben k\u00f6nnen. Unabh\u00e4ngig von der Anzahl der Auslandst\u00f6chter und der verwendeten Verwaltungssysteme brauchen Sie eine zentralisierte und f\u00fcr alle verst\u00e4ndliche L\u00f6sung!<\/p>\n\n\n\n

Wie im letzten Punkt erw\u00e4hnt, sollten alle F\u00e4den an einem Punkt zusammenlaufen. All-in-One L\u00f6sungen sind daher die richtige Wahl. Ihre Reisekostensoftware sollte \u00dcbersetzer, B\u00e4nker und Sekret\u00e4r in einem sein und komplexe Probleme in wenigen Klicks l\u00f6sen. Eine passende L\u00f6sung, die all dies vereint, k\u00f6nnte die App N2F sein.<\/p>\n\n\n\n

So kann N2F Ihnen bei Ihrer internationalen Reisekostenabrechnung helfen<\/h2>\n\n\n\n

Die eben zitierten Herausforderungen und potentiellen L\u00f6sungen sind schon lange Hauptanliegen von N2F. Wir beschr\u00e4nken uns nicht nur auf passende nationale L\u00f6sungen, sondern bieten das ideale Produkt f\u00fcr alle, die regelm\u00e4\u00dfig \u00fcber den eigenen Tellerrand hinausschauen. N2F punktet bei internationalen Unternehmen durch<\/p>\n\n\n\n