{"id":15822,"date":"2021-06-17T14:50:50","date_gmt":"2021-06-17T12:50:50","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=15822"},"modified":"2024-10-24T16:43:53","modified_gmt":"2024-10-24T14:43:53","slug":"gerer-depenses-a-distance","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/gerer-depenses-a-distance\/","title":{"rendered":"G\u00e9rer les d\u00e9penses des \u00e9quipes \u00e0 distance : quelles solutions ?"},"content":{"rendered":"\n

Le recours massif au t\u00e9l\u00e9travail impose une r\u00e9organisation interne au sein des entreprises. Au-del\u00e0 des soucis de collaboration \u00e0 distance avec chaque salari\u00e9, il s\u2019est rapidement pos\u00e9 le probl\u00e8me de la gestion des notes de frais.<\/p>\n\n\n\n

Les entreprises qui avaient l\u2019habitude de g\u00e9rer les notes de frais en format papier ou par mail ont rapidement constat\u00e9 les limites de leur mode de gestion devenu obsol\u00e8te concernant les d\u00e9penses professionnelles de leurs salari\u00e9s. Voici nos conseils pour gagner en temps de travail et en efficacit\u00e9<\/strong> au moment de traiter les notes de frais de vos salari\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Au niveau du service des ressources humaines<\/h2>\n\n\n\n

Sans les bons outils informatiques, g\u00e9rer efficacement les d\u00e9penses des \u00e9quipes \u00e0 distance devient tr\u00e8s rapidement mission impossible.<\/p>\n\n\n\n

Avec le t\u00e9l\u00e9travail, vos salari\u00e9s ne pourront pas communiquer r\u00e9guli\u00e8rement leurs notes de frais<\/strong> si vous restez sur un mode de gestion des d\u00e9penses non automatis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Les rares fois o\u00f9 vos salari\u00e9s sont pr\u00e9sents dans les locaux de l\u2019entreprise, votre service des ressources humaines est rapidement d\u00e9bord\u00e9 par l\u2019afflux de notes de frais et de leurs justificatifs. Le risque d\u2019erreur lors de la saisie informatique d\u2019une note de frais est d\u00e9j\u00e0 \u00e9lev\u00e9 sous format papier. Ce risque d\u2019erreur est d\u2019autant plus important lorsque vos responsables RH se retrouvent perdus au milieu d\u2019une pile de notes de frais<\/a> \u00e0 traiter rapidement sur leur bureau.<\/p>\n\n\n\n

Concernant l\u2019envoi des notes de frais par mail, l\u2019efficacit\u00e9 n\u2019est pas non plus au rendez-vous. Vos responsables RH devront toujours faire un travail pr\u00e9alable de tri et de saisie sur le logiciel comptable.<\/p>\n\n\n\n

De plus, les abus concernant le montant et la nature des d\u00e9penses pourront possiblement se multiplier au sein de votre entreprise. Vos responsables RH seront d\u00e9j\u00e0 occup\u00e9s \u00e0 traiter par rafale les notes de frais des salari\u00e9s, ce qui les contraint bien souvent \u00e0 limiter les contr\u00f4les approfondis sur les d\u00e9penses professionnelles des salari\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Pour optimiser la gestion des notes de frais au sein de votre entreprise, nous vous conseillons d\u2019int\u00e9grer sans plus attendre une application de gestion des notes de frais<\/strong>.<\/p>\n\n\n

\n
\"cahier<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Au niveau de vos \u00e9quipes<\/h2>\n\n\n\n

Travailler \u00e0 distance repr\u00e9sente \u00e9galement de nombreuses contraintes pour vos collaborateurs. Que ce soit d\u2019un point de vue psychologique ou organisationnel, le t\u00e9l\u00e9travail n\u2019est pas toujours simple \u00e0 appliquer.<\/p>\n\n\n\n

De plus, m\u00eame en t\u00e9l\u00e9travail vos salari\u00e9s pourront \u00eatre amen\u00e9s \u00e0 r\u00e9aliser des d\u00e9penses dans le cadre de leur mission. Sans une organisation parfaitement rod\u00e9e pour la cr\u00e9ation et l\u2019envoi des notes de frais, vos salari\u00e9s pourront rapidement se sentir perdus face \u00e0 leur demande de remboursement de leurs frais professionnels.<\/p>\n\n\n\n

Si votre service RH ne dispose pas d\u2019un outil de gestion efficace<\/a> pour traiter les notes de frais envoy\u00e9es par vos salari\u00e9s, les d\u00e9lais de traitement peuvent consid\u00e9rablement s\u2019allonger. Les salari\u00e9s en t\u00e9l\u00e9travail seront donc susceptibles d\u2019attendre plus longtemps pour se voir rembourser leurs frais professionnels.<\/p>\n\n\n\n

Pour vos salari\u00e9s, le risque de perdre leurs justificatifs de notes de frais<\/a><\/strong> avant leur retour au sein de l\u2019entreprise ou leur envoi par la Poste est \u00e9galement \u00e9lev\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Pour garder des d\u00e9lais de traitement de notes de frais acceptables, vous pouvez proposer \u00e0 vos salari\u00e9s un outil de cr\u00e9ation automatis\u00e9e de leurs notes de frais<\/strong> avec en pi\u00e8ce jointe leur justificatif. Cet envoi instantan\u00e9 et automatis\u00e9 permettra \u00e9galement de r\u00e9duire le risque de perte des justificatifs.<\/p>\n\n\n\n

Opter pour une solution compl\u00e8te con\u00e7ue pour les entreprises : l\u2019application N2F<\/h2>\n\n\n\n

L\u2019application de gestion de notes de frais N2F est une solution compl\u00e8te pour toutes les entreprises qui souhaitent optimiser le traitement des notes de frais de leurs salari\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Avec l\u2019application N2F, vos salari\u00e9s pourront g\u00e9n\u00e9rer directement leurs notes de frais sur leur smartphone<\/strong>, en prenant en photo leur justificatif de d\u00e9pense (ex. : un ticket de caisse, du carburant, des factures \u2026). L\u2019application N2F d\u00e9tectera automatiquement les donn\u00e9es n\u00e9cessaires pour g\u00e9n\u00e9rer la note de frais. Cette m\u00eame note de frais pourra ensuite \u00eatre transmise directement au service comptable de votre entreprise par le biais de l\u2019application N2F.<\/p>\n\n\n\n

Votre service comptable et vos salari\u00e9s en t\u00e9l\u00e9travail pourront ainsi appr\u00e9hender les notes de frais avec plus de s\u00e9r\u00e9nit\u00e9, sans craindre les erreurs de traitement et les pertes de justificatifs.<\/p>\n\n\n\n

\"Cas<\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Le recours massif au t\u00e9l\u00e9travail impose une r\u00e9organisation interne au sein des entreprises. Au-del\u00e0 des soucis de collaboration \u00e0 distance avec chaque salari\u00e9, il s\u2019est…<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":15807,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[889,4],"tags":[37,905,31],"ppma_author":[718],"class_list":["post-15822","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-digitalisation-entreprise","category-frais-professionnels","tag-conseils","tag-depenses-professionnelles-fr","tag-notes-de-frais"],"acf":[],"yoast_head":"\nG\u00e9rer les d\u00e9penses des \u00e9quipes \u00e0 distance : quelles solutions ?<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"G\u00e9rer les d\u00e9penses des \u00e9quipes \u00e0 distance demande une organisation bien rod\u00e9e. 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