{"id":15803,"date":"2021-06-17T12:43:01","date_gmt":"2021-06-17T10:43:01","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=15803"},"modified":"2024-10-24T16:44:41","modified_gmt":"2024-10-24T14:44:41","slug":"gestion-notes-de-frais-idees-recues","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/gestion-notes-de-frais-idees-recues\/","title":{"rendered":"Solution de gestion des notes de frais : 4 id\u00e9es re\u00e7ues \u00e0 oublier"},"content":{"rendered":"\n

La gestion des notes de frais est une t\u00e2che chronophage qui ne plait<\/s> en g\u00e9n\u00e9ral \u00e0 personne, pas m\u00eame \u00e0 votre comptable ! Au-del\u00e0 du plaisir \u2014 ou du d\u00e9plaisir \u2014 \u00e0 traiter les notes de frais de vos salari\u00e9s, l\u2019enjeu est \u00e9galement de gagner en productivit\u00e9 et en efficacit\u00e9<\/strong> sur ce poste. Or, si des solutions existent afin d\u2019optimiser la gestion des notes de frais, certains dirigeants d\u2019entreprise ont toujours de \u00ab bons \u00bb arguments pour refuser ces solutions.<\/p>\n\n\n\n

Vous aussi vous pensez avoir l\u2019argument imparable pour justifier le maintien des notes de frais sous format papier ? Vous pensez qu\u2019il ne s\u2019agit que de marketing sans valeur ajout\u00e9e pour votre entreprise ? Et si nous arrivons \u00e0 vous convaincre qu\u2019il s\u2019agit d\u2019id\u00e9es re\u00e7ues\u2026<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

\u00ab Pas besoin d\u2019automatiser les notes de frais<\/a> \u00bb<\/h2>\n\n\n\n

Rares sont les dirigeants admettant que leur entreprise n\u2019est pas au top du top sur sa gestion en interne.<\/p>\n\n\n\n

Si votre gestion des notes de frais \u00ab \u00e0 l\u2019ancienne \u00bb a toujours fonctionn\u00e9 dans votre entreprise, vous vous demandez bien pourquoi en changer\u2026<\/p>\n\n\n\n

Nous vous l\u2019accordons, dans certains cas les bonnes vieilles m\u00e9thodes restent imparables. Mais il suffit d\u2019une \u00e9volution au sein du march\u00e9 du travail pour que l\u2019organisation interne de votre entreprise en soit chamboul\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n

Le t\u00e9l\u00e9travail par exemple a mis en exergue les manques d\u2019adaptabilit\u00e9<\/strong> de certaines entreprises. Les salari\u00e9s en t\u00e9l\u00e9travail qui avaient pour habitude de d\u00e9poser leurs notes de frais au service comptable de l\u2019entreprise se sont vus pris au d\u00e9pourvu.<\/p>\n\n\n\n

Qu\u2019on qu\u2019en on dise, la digitalisation des notes de frais est devenue aujourd\u2019hui un imp\u00e9ratif<\/strong> pour r\u00e9duire consid\u00e9rablement le temps de traitement et de remboursement des d\u00e9penses professionnelles des salari\u00e9s. De plus, en digitalisant le traitement des notes de frais, vous pourrez constater une r\u00e9duction des erreurs de saisie et des pertes de justificatifs. Vous aurez ainsi un meilleur contr\u00f4le sur les possibles abus.<\/p>\n\n\n

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\"\"<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

\u00ab Pas de fraudes \u00e0 la note de frais ici \u00bb<\/h2>\n\n\n\n

En parlant d\u2019abus, vous \u00eates certain que vos salari\u00e9s ne peuvent pas commettre d\u2019erreurs \u2014 intentionnelles ou involontaires \u2014 concernant le remboursement de leurs frais professionnels ? Les justificatifs aident \u00e0 d\u00e9busquer les fraudeurs, mais le contr\u00f4le syst\u00e9matique du montant et de la nature de la d\u00e9pense par votre service comptable est bien souvent fastidieuse.<\/p>\n\n\n\n

L\u00e0 encore, de nombreuses heures de travail sont perdues si vous restez sur une v\u00e9rification manuelle des notes de frais, avec un risque toujours pr\u00e9sent de fraude.<\/p>\n\n\n\n

Pour limiter consid\u00e9rablement les <\/strong>fraudes<\/strong> \u00e0 la note de frais<\/a> sans v\u00e9rifier un \u00e0 un les justificatifs pr\u00e9sent\u00e9s par les salari\u00e9s, digitalisez votre process. Le service comptable de votre entreprise pourra ainsi v\u00e9rifier en quelques clics si le montant annonc\u00e9 sur la note de frais est bien celui d\u00e9pens\u00e9 par le salari\u00e9. De plus, certaines alertes pourront \u00eatre programm\u00e9es<\/strong> selon votre politique de d\u00e9pense, afin que vos salari\u00e9s et votre service comptable aient connaissance des plafonds \u00e0 ne pas d\u00e9passer.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab La politique de d\u00e9pense est suffisante \u00bb<\/h2>\n\n\n\n

Une politique de d\u00e9pense est effectivement indispensable au sein d\u2019une entreprise pour encadrer les d\u00e9penses professionnelles pouvant faire l\u2019objet d\u2019une note de frais. Mais une politique de d\u00e9penses <\/a>trop encadr\u00e9e manque bien souvent de flexibilit\u00e9 en cas de situation exceptionnelle<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Ne serait-ce qu\u2019avec le d\u00e9veloppement du t\u00e9l\u00e9travail, les salari\u00e9s sont amen\u00e9s \u00e0 g\u00e9n\u00e9rer des d\u00e9penses professionnelles d\u2019une autre nature. Les frais kilom\u00e9triques se r\u00e9duisent, mais le co\u00fbt de la connexion internet chez le salari\u00e9 pour t\u00e9l\u00e9travailler doit \u00eatre pris en compte comme des frais professionnel.<\/p>\n\n\n\n

Il est donc essentiel d\u2019int\u00e9grer les d\u00e9penses exceptionnelles dans votre gestion de notes de frais. Pour \u00e9viter de traiter au cas par cas chaque demande exceptionnelle, pensez \u00e0 digitaliser les \u00e9changes entre vos salari\u00e9s et votre service comptable. Vous facilitez les worklows de validation en digital et \u00e9viter ainsi les accumulations de traitement en fin de mois.<\/p>\n\n\n\n

\u00ab Une d\u00e9pense suppl\u00e9mentaire inutile \u00bb<\/h2>\n\n\n\n

Un logiciel de gestion de notes de frais<\/a>, vous y avez pens\u00e9 ? Mais vous \u00eates persuad\u00e9 qu\u2019il s\u2019agit d\u2019une \u00e9ni\u00e8me d\u00e9pense inutile ? Pourtant, si vous interrogez votre service comptable et votre service RH, vous seriez surpris de recueillir leurs avis sur ce sujet.<\/p>\n\n\n\n

En effet, de nombreuses t\u00e2ches dans la gestion de notes de frais sont chronophages et demandent plusieurs heures de travail. La plupart de ces t\u00e2<\/a>ches peuvent \u00eatre automatis\u00e9es ou optimis\u00e9es, en facilitant notamment les \u00e9changes entre vos salari\u00e9s, les managers et le service comptable.<\/p>\n\n\n\n

Pour mettre fin \u00e0 ces id\u00e9es re\u00e7ues et permettre \u00e0 vos \u00e9quipes de se concentrer sur des actions \u00e0 valeur ajout\u00e9e<\/strong>, optez pour l\u2019application de gestion de notes de frais N2F. Vos salari\u00e9s, votre service RH et votre service comptable pourront appr\u00e9cier :<\/p>\n\n\n\n