Ebenfalls wichtig zu beachten ist das Timing. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter fr\u00fchzeitig \u00fcber geplante Gesch\u00e4ftsreisen und deren Kostenmanagement<\/strong>. So k\u00f6nnen sich diese in Ruhe vorbereiten und informieren. Niemand m\u00f6chte sich mit Reisekosten besch\u00e4ftigen, w\u00e4hrend er noch Koffer packt. Stellen Sie klar, wer Reise und Unterkunft bucht: Das Unternehmen oder der Reisende selbst? Beides ist m\u00f6glich, sollte aber rechtzeitig kommuniziert werden, um folgenschwere Buchungsfehler zu vermeiden. Nehmen Sie der Vorbereitung der Gesch\u00e4ftsreise soweit es geht die Hektik.<\/p>\n\n\n\n Die Mitarbeiter sollten genau informiert werden, welche Pauschalen oder Spesen ihnen gesetzlich zustehen und welche reellen Kosten erstattet werden. Eine klare und verbindliche \u00dcbersicht kann unn\u00f6tige Unklarheiten vermeiden und spart Nachfragen. Ebenfalls klar sein sollte die Preispolitik im Unternehmen: Wie teuer darf ein Hotelzimmer sein? Wird Economy oder Business geflogen?<\/p>\n\n\n\n Als hilfreich hat sich das Erstellen einer Handreichung f\u00fcr die Mitarbeiter erwiesen. Ein digitaler Leitfaden im PDF-Format ist hierf\u00fcr oft bereits ausreichend und kann schnell und unkompliziert per Mail versendet werden.<\/p>\n\n\n\n Im Idealfall fasst dieser Leitfaden die wichtigsten Informationen in \u00fcbersichtlicher Form (zum Beispiel als Tabelle) zusammen. Ein Anhang mit h\u00e4ufig gestellten Fragen und dazugeh\u00f6rigen Antworten kann eine gute Erg\u00e4nzung sein. \u00dcberlegen Sie, welche Fragen in der Vergangenheit h\u00e4ufig gestellt wurden und sammeln Sie diese im Dokument<\/strong>. Falls Sie erfahren m\u00f6chten, wie Sie die Einhaltung Ihrer Reisekostenrichtlinien optimieren k\u00f6nnen, finden Sie hier mehr Infos<\/a>.<\/p>\n\n\n Zu den wichtigsten Fragen im Vorfeld einer Gesch\u00e4ftsreise geh\u00f6rt die der Zahlungsweise. Auch hier haben Sie mehrere Optionen, die teilweise auch kombiniert werden. Kl\u00e4ren Sie, ob Ihre Mitarbeiter eine Kreditkarte (am besten mit Limit) zur Verf\u00fcgung haben oder ob diese selbst das Geld vorstrecken und im Nachhinein erstattet bekommen. In Hinblick auf eine Digitalisierung Ihrer Reisekostenverwaltung kann bargeldloses Zahlen Ihnen Arbeit ersparen, ist aber nicht in allen F\u00e4llen m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n Egal welche Variante Sie dabei w\u00e4hlen: Sie ben\u00f6tigen Nachweise \u00fcber die Ausgaben der Gesch\u00e4ftsreisenden<\/strong>. Auch hier gilt, dass die Kommunikation im Vorfeld Fehler vermeidet. Ihren Mitarbeitern muss klar sein, welche Nachweise ben\u00f6tigt werden und in welcher Form (Original oder Kopie) diese \u00fcbermittelt werden m\u00fcssen. Ebenso sollte klar sein, an wen und auf welchem Weg die Nachweise eingereicht werden sollen. Am besten haben Sie hierf\u00fcr im Vorhinein einen Verantwortlichen definiert. Der Informationsweg solle m\u00f6glichst kurzgehalten werden. <\/p>\n\n\n\n Denken Sie daran, dass jeder manuell durchgef\u00fchrte Schritt Ihre Mitarbeiter Zeit und Nerven kostet und die Fehlerquote erh\u00f6ht. Vereinfachung lautet hier die Devise.<\/p>\n\n\n\n Wie die letzten drei Punkte veranschaulicht haben, ist das Ziel Ihrer Fahrtkostenabrechnung Prozessvereinfachung und Optimierung. Der beste Weg, dieses Ziel zu erreichen, ist eine m\u00f6glichst weitreichende Digitalisierung Ihrer Fahrkostenabrechnung<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Die Digitalisierung kann im Unternehmen selbst erfolgen (durch Nutzung geeigneter Software) oder Sie digitalisieren den Ablauf der gesamten Gesch\u00e4ftsreise von Buchung bis Kostenerstattung. Je gr\u00f6\u00dfer Ihr Unternehmen und je mehr Gesch\u00e4ftsreisen Sie durchf\u00fchren, desto un\u00fcbersichtlicher wird eine nicht-digitalisierte Fahrkostenverwaltung. Auch kleine Unternehmen profitieren jedoch von einer fr\u00fchzeitigen Digitalisierung: Sie sparen Papier, Personal und letztlich Geld und sollte Ihr Unternehmen noch wachsen, haben Sie bereits die n\u00f6tigen Strukturen implementiert.<\/p>\n\n\n\n Die Umstellung hin zu einer digitalen Abrechnung von Fahrkosten geht schneller als Sie denken. Die meisten Tools sind nach einer kurzen Einarbeitung schnell und intuitiv zu bedienen und die alten Papierberge werden Sie nicht vermissen. Die damit ebenso verbundene Zeit- und Kostenersparnis auf lange Sicht ist ebenfalls beachtlich. Mit N2F k\u00f6nnen Sie Ihren Zeitaufwand f\u00fcr die Fahrkostenabrechnung drastisch reduzieren<\/strong> (Mehr dazu in unserem White Paper Auswahl einer Reisekosten-Software<\/a>).<\/p>\n\n\n\n DieBenutzung einer passenden Reisekostensoftware erspart Ihnen also viel Papierkram und hilft Ihnen dar\u00fcber hinaus, Fehler bei der Berechnung von Fahrtkosten zu vermeiden. Die Daten sind alle lokal versammelt, die Rechenarbeit wird Ihnen abgenommen und statistische Auswertungen sind in wenigen Klicks abrufbar.<\/p>\n\n\n\n Die neuesten L\u00f6sungen gehen noch einen Schritt weiter: Neben reiner Computersoftware bieten sie die M\u00f6glichkeit der Reisekostenabrechnung per mobiler App auf dem Smartphone. Hier kann N2F die f\u00fcr Sie passende L\u00f6sung bieten. Die N2F-App begleitet Ihre Mitarbeiter auf der gesamten Gesch\u00e4ftsreise entweder auf dem Laptop oder dem Handy und erm\u00f6glicht so minimalen Aufwand bei maximaler Kontrolle der Kosten<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Ein Foto der Rechnung oder des Kassenzettels gen\u00fcgt und schon sind alle Fahrtkosten, \u00dcbernachtungskosten und Verpflegungskosten in der App gespeichert und werden in die Buchhaltung Ihres Unternehmens eingepflegt. Die App berechnet Tagespauschalen und Kilometerpauschalen automatisch und das in 11 Sprachen und 170 W\u00e4hrungen<\/strong>. Internationale Gesch\u00e4ftsreisen werden so zum Kinderspiel. Mehr Informationen zu unserem Tagespauschalen-Rechner im Ausland finden Sie hier<\/strong><\/a> <\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Ein Eintrag der Fahrtkosten in die App kostet Ihre Mitarbeiter dabei \u00fcbrigens nur zehn Sekunden Zeit und kann bei Bedarf auf sp\u00e4ter noch nachbearbeitet werden. Neben dieser Anpassungsf\u00e4higkeit bietet N2F h\u00f6chste Sicherheit f\u00fcr Sie und Ihre Mitarbeiter. Die Reisenden sehen klar und deutlich Ihr Budget und Sie als Unternehmen k\u00f6nnen alle Kosten jederzeit auswerten.<\/p>\n\n\n2. Reisekosten im Vorfeld kalkulieren<\/h2>\n\n\n\n
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<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n3. Zahlungsmittel auf Gesch\u00e4ftsreise<\/h2>\n\n\n\n
4. Die Verwaltung der Fahrtkosten optimieren<\/h2>\n\n\n\n
5. Digital unterwegs auf der Gesch\u00e4ftsreise<\/h2>\n\n\n\n
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