Der \u00dcberpr\u00fcfungs- und Genehmigungsprozess von Reisekostenabrechnungen ist ein entscheidender Schritt, um die Einhaltung der R\u00fcckerstattungsrichtlinien des Unternehmens sicherzustellen. Er umfasst die Pr\u00fcfung jeder angefallenen Reisekostenposition und das Erkennen von Fehlern und nicht vorhandenen Quittungen, w\u00e4hrend die vorgegebenen Budgets ber\u00fccksichtigt werden. Es handelt sich auch um einen besonders m\u00fchseligen und sich wiederholenden Vorgang f\u00fcr Manager und die Buchhaltungsabteilung. Hier ist eine Reihe von empfohlenen Praktiken, anhand derer Sie einen f\u00fcr alle effizienteren Prozess zur \u00dcberpr\u00fcfung von Reisekosten implementieren k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Obwohl dies abh\u00e4ngig von der Gr\u00f6\u00dfe der Organisation variiert, umfasst der Pr\u00fcfprozess von Reisekostenabrechnungen zwei eigenst\u00e4ndige Arten der Kontrolle:<\/p>\n\n\n\n
In gro\u00dfen Unternehmen kann ein zus\u00e4tzlicher Schritt zu dem Workflow hinzugef\u00fcgt werden, bei dem die Genehmigung durch den Vorgesetzten des Managers erfolgt. In kleineren Organisationen ist es nicht un\u00fcblich, dass der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer die direkte Verantwortung f\u00fcr die Genehmigung der Reisekostenabrechnungen \u00fcbernimmt und die buchhalterische Pr\u00fcfung einem externen Buchhalter anvertraut.<\/p>\n\n\n\n
Manche Unternehmen ziehen es vor, die Reisekostenabrechnungen von einem Vorgesetzten genehmigen und dann die Buchhaltung durchlaufen zu lassen, w\u00e4hrend andere Unternehmen den umgekehrten Ablauf bevorzugen. Hier werden Assistenten oder Buchhaltung gebeten, zuerst die Vollst\u00e4ndigkeit der Reisekostenabrechnung und der beigef\u00fcgten Belege zu \u00fcberpr\u00fcfen. Die beiden System sind gleicherma\u00dfen effektiv.<\/p>\n\n\n\n
Wenn Sie bisher noch keinen papierlosen Prozess zur Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen einsetzen, bedeutet dies wahrscheinlich, dass Ihre Angestellten Excel-Dateien ausdrucken und diese zusammen mit den Papierbelegen in einen Umschlag stecken. Diese wandern dann von Abteilung zu Abteilung, wobei das Risiko steigt, dass Dokumente verloren gehen.<\/p>\n\n\n\n
Eine klar definierte <\/strong>R\u00fcckerstattungsrichtlinie<\/u><\/strong> muss zuerst installiert werden, welche allen Angestellten als Referenz dient. Die Reisekostenrichtlinie kann in Form eines Memos direkt in die Excel-Datei eingef\u00fcgt werden. Dies vermeidet Konflikte zwischen Manager und Angestellten und spart auf allen Ebenen Zeit.<\/p>\n\n\n\n Eine erste praktische Ma\u00dfnahme ist die Einf\u00fchrung eines einzigen Formats f\u00fcr alle Reisekostenabrechnungen<\/strong>. Durch die Bereitstellung vorgeschalteter Tools zur Standardisierung der Reisekostenabrechnungen erleichtern Sie die nachgeschaltete Pr\u00fcfarbeit. In Unternehmen ohne eine Verwaltungssoftware f\u00fcr Reisekostenabrechnungen ist Excel \u00fcblicherweise die bevorzugte L\u00f6sung.<\/p>\n\n\n\n Wenn Angestellte von unterschiedlichen Abteilungen am gleichen Projekt beteiligt sind, kann es n\u00fctzlich sein, eine Zusammenfassung nach Abteilung oder Projekt zu erstellen<\/strong>, so dass die Abteilungsleitung die Reisekosten so schnell wie m\u00f6glich genehmigen kann.<\/p>\n\n\n\n Abh\u00e4ngig von der Gr\u00f6\u00dfe des Unternehmens kann es ratsam sein, ein duales Genehmigungsverfahren unter Beteiligung von Abteilungsleitung und Manager<\/strong> zu implementieren. Da jede Person f\u00fcr jede Phase des Pr\u00fcfprozesses verantwortlich ist, kann es auch angemessen sein, die Reisekostenabrechnung durch einen h\u00f6her gestellten Manager pr\u00fcfen zu lassen, falls ein bestimmter Betrag \u00fcberschritten wird.<\/p>\n\n\n\n Mit einer Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, wie etwa N2F, k\u00f6nnen Sie die Reihenfolge der administrativen Pr\u00fcf- und Genehmigungsschritte anpassen. Sie k\u00f6nnen dann die verschiedenen Genehmigungsschritte je nach den Bed\u00fcrfnissen Ihrer Organisation konfigurieren und automatisieren.<\/p>\n\n\n\n Traditionell ist jeder Angestellte einer Abteilung zugeordnet. Sobald ein Angestellter eine Reisekostenabrechnung einreicht, erkennt die N2F Software die Abteilung des Angestellten und sendet die Reisekostenabrechnung zum richtigen Manager. Wenn der Angestellte jedoch eine Reisekostenabrechnung einreicht, die mehrere Abteilungen betrifft, bietet N2F die M\u00f6glichkeit zur Aufteilung der Reisekostenabrechnung in mehrere Teile, abh\u00e4ngig von der Abteilung, der die Reisekosten zugewiesen werden<\/strong>. Die Reisekosten werden dann zur Genehmigung an den richtigen Manager geschickt. Um dies zu erreichen, muss der Angestellte beim Ausf\u00fcllen der Reisekostenabrechnung nur die Abteilung oder den Namen des Projekts angeben, dem die Reisekosten zuzuordnen sind. Wenn also ein Angestellter mehrere Reisekosten je Projekt eingibt, ist es m\u00f6glich, jede Reisekostenposition automatisch an den betreffenden Projektmanager zu senden.<\/p>\n\n\n\n N2F gestattet Ihnen auch die Einrichtung eines zweiten oder dritten Pr\u00fcfschrittes, falls die Reisekostenabrechnung einen bestimmten Betrag \u00fcberschreitet<\/strong>. Das Unternehmen kann somit entscheiden, dass alle Reisekostenabrechnungen \u00fcber 1.000 Euro beispielsweise sofort an den Vorgesetzten des Managers zur \u00dcberpr\u00fcfung gesandt werden.<\/p>\n\n\n\n Um sicherzustellen, dass die Reisekostenrichtlinie des Unternehmens eingehalten wird, bietet N2F die Option, die Reisekostenabrechnungen, die ein vereinbartes Limit \u00fcberschreiten, an eine zust\u00e4ndige Person zu senden<\/strong>. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel in seiner R\u00fcckerstattungsrichtlinie festgelegt hat, dass Restaurantrechnungen 25 Euro nicht \u00fcberschreiten d\u00fcrfen, und ein Angestellter Reisekosten von 30 Euro einreicht, kann der zust\u00e4ndige Manager von Fall zu Fall entscheiden, den H\u00f6chstbetrag anzuheben oder nicht.<\/p>\n\n\n\n Um einen reibungsloseren Pr\u00fcfprozess zu erstellen, k\u00f6nnen Sie Ihr System wie folgt konfigurieren:<\/p>\n\n\n\n Einige Reisekosten k\u00f6nnen eventuell dem Kunden weiterberechnet werden. In diesem Fall muss der Angestellte beim Ausf\u00fcllen der Reisekostenabrechnung nur das K\u00e4stchen \u201cweiterberechenbar\u201d ankreuzen. Am Ende des Projekts erm\u00f6glicht N2F Ihnen dann den Export einer Zusammenfassung der an den Kunden weiterberechenbaren Reisekosten<\/strong>, welche der Rechnung beigelegt werden kann. Durch die Verwendung eines Workflows, der an diese Vorstellung der Weiterberechnung angepasst ist, k\u00f6nnen alle betreffenden Reisekostenabrechnungen an einen eigenen Manager weitergeleitet werden, um eine zus\u00e4tzliche Kontrolle sicherzustellen.<\/p>\n\n\n\n Der Pr\u00fcfprozess endet, wenn die Buchhaltungsabteilung die Reisekostenabrechnungen in das Buchhaltungssystem \u00fcbernimmt. Dies beinhaltet die Generierung der Dateien mit Buchungseintr\u00e4gen<\/strong> \u2013 die direkt ins FiBu-System importiert werden k\u00f6nnen \u2013 sowie die SEPA \u00dcberweisungsdateien f\u00fcr die R\u00fcckerstattungen an die Angestellten<\/strong>.N2F bietet daher mit der R\u00fcckerstattung der Reisekostenabrechnungen einen perfekten Abschluss.<\/p>\n\n\n\nStandardisierung der Reisekostenabrechnungen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Sammeln der Reisekostenabrechnungen nach Team oder Projekt<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Einf\u00fchrung dualer Genehmigungsverfahren<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Der Beitrag der Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen f\u00fcr einen effizienteren Pr\u00fcfprozess<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Validierung nach Projekt und nach Team \u2013 sicherstellen, dass jede Reisekostenabrechnung vom richtigen Manager \u00fcberpr\u00fcft wird<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\u00dcberschreitung des Limits f\u00fcr Reisekostenabrechnungen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
R\u00fcckerstattung von Reisekosten in Abh\u00e4ngigkeit von der verwendeten Zahlungsmethode<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
An Kunden weiterberechenbare Reisekosten<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Buchung der Reisekostenabrechnungen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
4 gute Gr\u00fcnde zur Einf\u00fchrung der N2F L\u00f6sung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen<\/strong><\/h2>\n\n\n\n