{"id":1211,"date":"2021-02-11T15:58:22","date_gmt":"2021-02-11T14:58:22","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=1211"},"modified":"2024-10-24T16:36:06","modified_gmt":"2024-10-24T14:36:06","slug":"rembourser-collaborateur-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/rembourser-collaborateur-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Comment rembourser plus rapidement les collaborateurs de leurs notes de frais ?"},"content":{"rendered":"\n

Mal g\u00e9r\u00e9e, la gestion des notes de frais peut tr\u00e8s vite se r\u00e9v\u00e9ler fastidieuse et chronophage. Comment instaurer une politique de gestion plus claire qui d\u00e9bouche sur un remboursement plus rapide ? D\u00e9couvrez nos quelques conseils \u00e0 suivre !<\/p>\n\n\n\n

Lorsqu\u2019un salari\u00e9 effectue des d\u00e9penses personnelles dans le cadre de son activit\u00e9 professionnelle, il s\u2019attend \u00e0 \u00eatre rapidement rembours\u00e9. En particulier, si les montants engag\u00e9s sont importants. Un d\u00e9placement professionnel qui comporte plusieurs nuits d\u2019h\u00f4tel, des frais de repas<\/a>, des billets de train ou encore, d\u2019avion peut en effet tr\u00e8s vite grever son budget.<\/p>\n\n\n\n

De son c\u00f4t\u00e9, l\u2019entreprise a elle aussi tout int\u00e9r\u00eat \u00e0 ce que les notes de frais soient rembours\u00e9es au plus vite<\/strong>. A d\u00e9faut, la motivation et la confiance des \u00e9quipes sera forc\u00e9ment impact\u00e9e. Et dans le cas de retards cons\u00e9quents, la situation peut m\u00eame aboutir \u00e0 des litiges, potentiellement graves.<\/p>\n\n\n\n

D\u00e9couvrez nos 4 conseils \u00e0 suivre pour que le remboursement des notes de frais collaborateur s\u2019effectue plus vite et sans erreur<\/strong>. Garantissez ainsi un climat de confiance au sein de votre entreprise.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

1. Encourager les collaborateurs \u00e0 transmettre les notes de frais dans les d\u00e9lais<\/h2>\n\n\n\n

Pris par leur agenda, ou simplement par \u00e9tourderie, les collaborateurs ont parfois tendance \u00e0 remettre les notes de frais en retard. Pourtant, plus ils les transmettent t\u00f4t et plus vite ils seront rembours\u00e9s. Faites en sorte de les inciter \u00e0 y toujours penser, dans leur int\u00e9r\u00eat !<\/p>\n\n\n\n

Instaurez, par exemple, une date butoir pour la pr\u00e9sentation des notes de frais<\/strong>, qui incitera vos collaborateurs \u00e0 agir vite. Si vous optez pour cette solution, veillez toutefois \u00e0 bien communiquer sur l\u2019int\u00e9r\u00eat \u00e0 la cl\u00e9. Expliquez pourquoi ce choix sera b\u00e9n\u00e9fique pour tous et d\u00e9bouchera sur un remboursement plus rapide des frais engag\u00e9s. Agissez pas \u00e0 pas, \u00e9tape par \u00e9tape, en toute transparence et avec p\u00e9dagogie. Ainsi, les changements seront mieux compris et mieux accept\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

\"mod\u00e8le<\/a><\/figure>\n\n\n\n

2. Repenser votre syst\u00e8me de notes de frais<\/h2>\n\n\n\n

Si les notes de frais sont rembours\u00e9es en retard ce peut \u00eatre, aussi, parce qu\u2019elles sont tout simplement mal faites. C\u2019est souvent le cas lorsque les collaborateurs ont tendance \u00e0 oublier de joindre leurs justificatifs ou encore, quand les notes de frais comportent fr\u00e9quemment des erreurs de TVA.<\/p>\n\n\n\n

Pour faire gagner du temps \u00e0 tous vos salari\u00e9s et notamment au service comptable, faites le point sur vos notes de frais et voyez comment les am\u00e9liorer. Parall\u00e8lement, \u00e9tablissez une politique de remboursement des notes de frais<\/a> plus claire et plus transparente<\/strong>. Commencez, par exemple, par r\u00e9pertorier les diff\u00e9rents types de frais rembours\u00e9s par l\u2019entreprise, des transports, \u00e0 l\u2019h\u00e9bergement en passant par les repas ou encore d\u2019autres frais tels que l\u2019achat de mat\u00e9riel. Pour tous ces postes, fixez un seuil maximal de d\u00e9pense afin de pr\u00e9server votre tr\u00e9sorerie. Proposez par exemple une enveloppe par h\u00f4tel, ou par repas. Vous pouvez aussi lier un partenariat avec une compagnie de taxis ou une cha\u00eene d\u2019h\u00f4tels et b\u00e9n\u00e9ficier ainsi de tarifs n\u00e9goci\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Autre bon r\u00e9flexe : opter pour des outils techniques qui simplifient la t\u00e2che de vos \u00e9quipes tels que l\u2019application de gestion des notes de frais N2F.<\/p>\n\n\n\n

3. Faire gagner du temps au service comptable gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019automatisation<\/h2>\n\n\n\n

Am\u00e9liorer les notes de frais et revoir leur syst\u00e8me de traitement permet d\u2019am\u00e9liorer la gestion de ces documents et les paiements. A condition, n\u00e9anmoins, que cela ne cr\u00e9e pas de goulot d\u2019\u00e9tranglement du c\u00f4t\u00e9 de la comptabilit\u00e9\u2026 Car ce service peut alors tr\u00e8s vite se retrouver submerg\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

N2F apporte aux entreprises des r\u00e9ponses concr\u00e8tes pour pr\u00e9venir toute situation d\u2019engorgement.<\/p>\n\n\n\n