{"id":1198,"date":"2021-02-11T15:21:28","date_gmt":"2021-02-11T14:21:28","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=1198"},"modified":"2024-10-24T16:36:32","modified_gmt":"2024-10-24T14:36:32","slug":"checklist-fonctionnalites-note-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/checklist-fonctionnalites-note-de-frais\/","title":{"rendered":"La checklist des fonctionnalit\u00e9s indispensables d’une application de notes de frais"},"content":{"rendered":"\n

Croissance de l\u2019entreprise, augmentation de la mobilit\u00e9, march\u00e9s internationaux, optimisation des process administratifs \u2026 quel que soit le besoin de votre entreprise, cinq fonctionnalit\u00e9s, li\u00e9es \u00e0 des enjeux de flexibilit\u00e9, d\u2019imm\u00e9diatet\u00e9 et de productivit\u00e9, sont essentielles au choix d\u2019une application de gestion des notes de frais. Pour s\u00e9lectionner la meilleure solution, suivez le guide !<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

1) La saisie automatique et intelligente des d\u00e9penses professionnelles<\/h2>\n\n\n\n

Cette fonctionnalit\u00e9 permet d\u2019\u00e9liminer toute intervention manuelle. A ce titre, l\u2019application de notes de frais doit \u00eatre dot\u00e9e d\u2019un syst\u00e8me de reconnaissance intelligent des caract\u00e8res, connect\u00e9 \u00e0 vos logiciels \u00ab comptabilit\u00e9 et paie \u00bb. L\u2019outil scanne les \u00e9l\u00e9ments caract\u00e9ristiques d\u2019une facture – type et  montant de la prestation, TVA, moyen de paiement, \u00e9metteur – et renseigne automatiquement les champs du formulaire de notes de frais. Termin\u00e9es les erreurs dues aux multiples saisies et la p\u00e9nible r\u00e9currence de la t\u00e2che, sans compter le gain de temps consid\u00e9rable. En effet, la dur\u00e9e du travail relatif aux notes de frais pouvant \u00eatre divis\u00e9e par quatre<\/a>, priorit\u00e9 est donn\u00e9e aux t\u00e2ches \u00e0 forte valeur ajout\u00e9e, et \u00e0 l\u2019augmentation de la productivit\u00e9 !<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

2) La conversion automatique des devises<\/h2>\n\n\n\n

La gestion automatique des r\u00e9glementations \u00e9volutives, comme les taux de change, constitue votre second imp\u00e9ratif pour choisir votre application de notes de frais. En effet, selon les dates, la fr\u00e9quence, et la diversit\u00e9 des pays de d\u00e9placement, le volume de conversions manuelles peut prendre des proportions consid\u00e9rables \u2026  chaque mois ! Un logiciel actualisant automatiquement \u00e0 date les taux de change, permet de d\u00e9sengorger les services impliqu\u00e9s, et apporte une v\u00e9ritable s\u00e9r\u00e9nit\u00e9 aux collaborateurs.  Il est une fois de plus, question de gain de temps et d\u2019efficacit\u00e9 au sein de l\u2019entreprise !<\/p>\n\n\n\n

3) L\u2019archivage \u00e0 valeur l\u00e9gale<\/h2>\n\n\n\n

Depuis le 1er<\/sup> juillet 2019, l\u2019archivage num\u00e9rique des notes de frais est l\u00e9gal \u2026 \u00e0 condition qu\u2019il garantisse la p\u00e9rennit\u00e9 et la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es. A cette fin, les documents stock\u00e9s doivent \u00eatre authentiques, identiques \u00e0 l\u2019original, et intelligibles. Lorsque l\u2019application de notes de frais prend en charge l\u2019int\u00e9gralit\u00e9 de ces obligations, les donn\u00e9es sont centralis\u00e9es, accessibles en ligne en temps r\u00e9el, et d\u2019une tra\u00e7abilit\u00e9 irr\u00e9prochable, quel qu\u2019en soit leur volume. Les m\u00e9thodes de travail sont plus fluides, contribuant aussi \u00e0 une r\u00e9duction des co\u00fbts, dont 3% sont imputables au stockage sous forme papier<\/a>. Un \u00ab must have \u00bb donc !<\/p>\n\n\n\n

4) L\u2019application mobile de notes de frais<\/h2>\n\n\n\n

La saisie automatique des factures n\u2019a de sens que si le collaborateur en d\u00e9placement, a la possibilit\u00e9, au fur et \u00e0 mesure de ses d\u00e9penses, de photographier et envoyer ses justificatifs via son smartphone. L\u2019application mobile de note de frais automatisant les diff\u00e9rents flux de validation, nul besoin d\u2019attendre son retour pour d\u00e9marrer le processus. D\u2019une part le manager contr\u00f4le et valide l\u2019int\u00e9gralit\u00e9 des notes de frais sur l\u2019application, gagnant ainsi en visibilit\u00e9 et en rapidit\u00e9. D\u2019autre part, les services comptables sont d\u00e9charg\u00e9s.  En cons\u00e9quence, le d\u00e9lai de remboursement est fortement raccourci !<\/p>\n\n\n\n

5) Les mises \u00e0 jour automatiques<\/h2>\n\n\n\n

Comme pour l\u2019actualisation des devises, l\u2019outil de notes de frais doit prendre en compte les mises \u00e0 jour concernant les diff\u00e9rents taux de TVA, ainsi que les bar\u00e8mes d\u2019indemnisation kilom\u00e9trique, pour les appliquer automatiquement aux formulaires. De cette mani\u00e8re, les risques inh\u00e9rents \u00e0 une gestion manuelle – erreurs et co\u00fbts dus aux multiples saisies, approximations li\u00e9es \u00e0 la difficult\u00e9 d\u2019estimer la TVA, et abus – sont substantiellement limit\u00e9s. Toute anomalie ou note de frais suspecte est automatiquement d\u00e9tect\u00e9e et signal\u00e9e. Ainsi, le pilotage des d\u00e9penses professionnelles de l\u2019entreprise est optimis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

N2F, application de gestion de notes de frais, constitue une solution compl\u00e8te, r\u00e9pondant de la mani\u00e8re la plus aboutie, aux cinq fonctionnalit\u00e9s essentielles \u00e0 un tel outil, ainsi qu\u2019\u00e0 leurs exigences technologiques. Intuitive, \u00e9volutive, et dot\u00e9e de fonctions intelligentes – dont le scan le plus rapide du march\u00e9<\/a> – N2F combine web et mobile pour s\u2019adapter aux usages de chacun de vos collaborateurs, et aux besoins de votre entreprise. La saisie, le contr\u00f4le et la validation de vos notes de frais sont simplifi\u00e9s et acc\u00e9l\u00e9r\u00e9s ; la centralisation et la s\u00e9curisation de vos donn\u00e9es est assur\u00e9e ; enfin, vos process homog\u00e9n\u00e9is\u00e9s, b\u00e9n\u00e9ficient d\u2019une totale fiabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

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