{"id":1140,"date":"2021-01-11T18:07:16","date_gmt":"2021-01-11T17:07:16","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=1140"},"modified":"2024-10-24T16:37:43","modified_gmt":"2024-10-24T14:37:43","slug":"avantages-logiciel-gestion-de-note-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/avantages-logiciel-gestion-de-note-de-frais\/","title":{"rendered":"ETI &#8211; 7 raisons de vous \u00e9quiper d&#8217;un logiciel de gestion de note de frais"},"content":{"rendered":"\n<p>Dans une entreprise croissante, la gestion administrative peut \u00eatre optimis\u00e9e gr\u00e2ce \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation de certaines d\u00e9marches. En passant au z\u00e9ro papier pour enregistrer et valider vos notes de frais, vous faites le choix d\u2019un processus simplifi\u00e9 et s\u00e9curis\u00e9. Les solutions digitales offrent \u00e9galement plusieurs options tr\u00e8s avantageuses pour perfectionner la strat\u00e9gie globale de votre soci\u00e9t\u00e9. Si vous h\u00e9sitez encore entre la gestion manuelle, Excel et un logiciel de gestion de notes de frais, voici 7 arguments qui vous aideront \u00e0 y voir plus clair sur les avantages d\u2019une solution automatis\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Logiciel de gestion de notes de frais&nbsp;: les 7 raisons de l\u2019adopter<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. Le gain de temps<\/h3>\n\n\n\n<p>La gestion manuelle des <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/note-de-frais-le-guide-complet\/\">notes de frais<\/a> est un processus fastidieux pour tous les collaborateurs de l\u2019entreprise. Avec un logiciel, la dur\u00e9e de la d\u00e9marche est r\u00e9duite et tout le monde y gagne&nbsp;:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Les salari\u00e9s<\/strong> saisissent les informations en temps r\u00e9el sur leur smartphone durant leurs missions professionnelles, et num\u00e9risent leurs justificatifs en quelques clics&nbsp;;<\/li><li><strong>Les comptables <\/strong>profitent de l\u2019automatisation de la d\u00e9marche, et sont d\u00e9barrass\u00e9s de certaines t\u00e2ches comme la v\u00e9rification de la TVA ou la transmission du document sur le logiciel comptable.<\/li><li><strong>Les managers <\/strong>visualisent et contr\u00f4lent l\u2019ensemble des notes de frais depuis l\u2019application.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. La s\u00e9r\u00e9nit\u00e9 et la productivit\u00e9 des collaborateurs<\/h3>\n\n\n\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019automatisation de la gestion des notes de frais, celles-ci sont trait\u00e9es et valid\u00e9es au fur et \u00e0 mesure des saisies effectu\u00e9es par les salari\u00e9s. Les comptables ne connaissent plus les fins de mois sous le poids de tous les documents \u00e0 contr\u00f4ler, et peuvent organiser leur planning de gestion avec une pression moindre. Les relations entre les diff\u00e9rents services de votre entreprise s\u2019en trouvent am\u00e9lior\u00e9es ainsi que la productivit\u00e9 de vos collaborateurs, plus disponibles pour effectuer d\u2019autres missions.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3. La simplification du processus<\/h3>\n\n\n\n<p>L\u2019interface intuitive des logiciels de gestion permet aux salari\u00e9s et aux comptables de g\u00e9rer la note de frais ais\u00e9ment. Tous les montants en lien avec des r\u00e9glementations \u00e9volutives, comme la <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/tva-recuperable\/\">TVA<\/a> et le <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/bareme-kilometrique-annuel\/\">bar\u00e8me kilom\u00e9trique<\/a>, sont calcul\u00e9s et actualis\u00e9s par le logiciel : il n\u2019y a donc pas de place pour le doute ou l\u2019interpr\u00e9tation.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">4. La rapidit\u00e9 du remboursement<\/h3>\n\n\n\n<p>Avec la saisie en temps r\u00e9el et l\u2019acc\u00e9l\u00e9ration du processus de validation, les <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/remboursement-notes-de-frais\/\">d\u00e9lais de remboursement des frais<\/a> sont r\u00e9duits. Les montants sont directement transmis depuis l\u2019application de gestion vers le syst\u00e8me de virement bancaire ou le logiciel de paie de votre soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">5. La r\u00e9duction des risques d\u2019erreur ou d\u2019abus<\/h3>\n\n\n\n<p>L\u2019automatisation du processus permet \u00e9galement d\u2019\u00e9viter les \u00e9ventuelles fautes de saisie, oublis et doublons. Le logiciel rep\u00e8re les incoh\u00e9rences dans la d\u00e9claration des montants, et en informe les collaborateurs. Le travail de validation des comptables est donc facilit\u00e9, et les erreurs ou tentatives de fraude, \u00e0 l\u2019origine de grandes pertes pour la soci\u00e9t\u00e9, sont consid\u00e9rablement limit\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">6. La centralisation des donn\u00e9es<\/h3>\n\n\n\n<p>En d\u00e9mat\u00e9rialisant les notes de frais et leurs justificatifs, l\u2019entreprise garantit un acc\u00e8s direct et s\u00e9curis\u00e9 \u00e0 l\u2019ensemble des donn\u00e9es. Contrairement \u00e0 l\u2019archivage papier, le stockage en ligne fait gagner du temps aux collaborateurs qui souhaitent retrouver et partager un document, notamment en cas de contr\u00f4le de l\u2019URSSAF. La gestion de donn\u00e9es centralis\u00e9es est bien plus s\u00fbre et confortable.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">7. Un meilleur contr\u00f4le des d\u00e9penses<\/h3>\n\n\n\n<p>Le logiciel de gestion de notes de frais peut aussi \u00eatre <strong>utilis\u00e9 comme outil de visualisation<\/strong>. Les managers r\u00e9cup\u00e8rent les donn\u00e9es sur le tableau de bord et peuvent pr\u00e9senter un bilan visuel et clair des d\u00e9penses de l\u2019entreprise aux collaborateurs. Cela facilite leur analyse et permet d\u2019am\u00e9liorer la politique de frais de la soci\u00e9t\u00e9. Les managers n\u2019ont plus qu\u2019\u00e0 param\u00e9trer le logiciel pour <strong>ajuster les modalit\u00e9s de remboursement<\/strong>, en fonction des besoins et des projets.<\/p>\n\n\n\n<p>Vous l\u2019avez compris, passer \u00e0 l\u2019automatisation de vos notes de frais via un logiciel d\u00e9di\u00e9 poss\u00e8de de nombreux atouts. Encore faut-il trouver la bonne solution parmi les nombreuses disponibles. Pour faire le choix le plus judicieux, il vous faut d\u00e9terminer les besoins de votre entreprise et rechercher l\u2019outil qui y r\u00e9pond de mani\u00e8re la plus compl\u00e8te possible.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Pourquoi opter pour N2F&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>N2F, application de gestion de notes de frais, combine les outils web et mobile et \u00e9volue en fonction des besoins de votre soci\u00e9t\u00e9. Particuli\u00e8rement adapt\u00e9e aux ETI, N2F a \u00e9t\u00e9 con\u00e7ue pour simplifier les t\u00e2ches de saisie, validation et contr\u00f4le des notes de frais, tout en s\u00e9curisant les donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019application est une solution compl\u00e8te, avec <strong>des fonctionnalit\u00e9s avantageuses <\/strong>qui en font un alli\u00e9 de taille dans la gestion des notes de frais.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Saisie automatique<\/h3>\n\n\n\n<p>Une fois le justificatif photographi\u00e9 par le salari\u00e9 depuis l\u2019application, le syst\u00e8me de reconnaissance intelligente des caract\u00e8res de N2F extrait les informations essentielles de la facture pour remplir automatiquement le formulaire de note de frais. Il s\u2019agit du scan intelligent le plus rapide du march\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Algorithme intelligent<\/h3>\n\n\n\n<p>L\u2019application calcule les montants \u00e0 rembourser \u00e0 partir des crit\u00e8res d\u00e9finis par la soci\u00e9t\u00e9 en mati\u00e8re de politique de frais. Une fois param\u00e9tr\u00e9e, N2F prend en compte les diff\u00e9rentes cat\u00e9gories de d\u00e9penses et leurs limites. Ainsi, d\u00e8s la saisie, les montants sont contr\u00f4l\u00e9s et valid\u00e9s par le logiciel. En cas de doute ou d\u2019erreur, le service comptable est directement alert\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Accessibilit\u00e9<\/h3>\n\n\n\n<p>L\u2019ensemble des donn\u00e9es peut \u00eatre partag\u00e9 en toute s\u00e9curit\u00e9 gr\u00e2ce \u00e0 un cloud d\u00e9di\u00e9 \u00e0 l\u2019entreprise. Par ailleurs, le nombre d\u2019utilisateurs de l\u2019application est illimit\u00e9, ce qui permet simultan\u00e9ment de saisir des nouvelles notes de frais, les v\u00e9rifier et les analyser.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Archivage \u00e0 valeur probante<\/h3>\n\n\n\n<p>Sur l\u2019application N2F, l\u2019ensemble des donn\u00e9es sont centralis\u00e9es sous forme num\u00e9rique. L\u2019<strong><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/archivage-valeur-probante\/\">archivage \u00e0 valeur probante<\/a><\/strong> permet de conserver, tracer et r\u00e9cup\u00e9rer les documents li\u00e9s aux notes de frais en toute simplicit\u00e9 et s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Int\u00e9gration du comptable&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>N2F est compatible avec tous les logiciels comptables. Les notes de frais et les justificatifs sont export\u00e9s depuis l\u2019application vers le logiciel comptable de l\u2019entreprise, sans intervention humaine. Les comptables ont ensuite acc\u00e8s \u00e0 une interface personnalis\u00e9e pour traiter les donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Mises \u00e0 jour automatiques<\/h3>\n\n\n\n<p>L\u2019application est param\u00e9trable mais ne n\u00e9cessite pas de mise \u00e0 jour manuelle ni de frais suppl\u00e9mentaires. Tous les changements de r\u00e9glementations (TVA, devises, bar\u00e8me kilom\u00e9trique\u2026) sont automatiquement appliqu\u00e9s aux formulaires sur l\u2019application.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Conclusion<\/h2>\n\n\n\n<p>Int\u00e9grer un logiciel de gestion de notes de frais dans votre soci\u00e9t\u00e9, c\u2019est gagner en temps, en s\u00e9r\u00e9nit\u00e9 et en argent. Une application de gestion coupl\u00e9e \u00e0 un logiciel est certainement la solution optimale pour de nombreuses PME et ETI. Intuitive, \u00e9volutive et dot\u00e9e de fonctionnalit\u00e9s intelligentes, l\u2019application N2F remplit toutes les conditions pour optimiser le contr\u00f4le des notes de frais, et am\u00e9liorer la politique de d\u00e9penses de votre entreprise.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/demo\/?utm_source=blog\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=506%2C247&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-458\" width=\"506\" height=\"247\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?w=868&amp;ssl=1 868w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=300%2C147&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=768%2C376&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 506px) 100vw, 506px\" \/><\/a><\/figure>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dans une entreprise croissante, la gestion administrative peut \u00eatre optimis\u00e9e gr\u00e2ce \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation de certaines d\u00e9marches. 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