{"id":1135,"date":"2021-01-11T16:49:44","date_gmt":"2021-01-11T15:49:44","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=1135"},"modified":"2024-10-24T16:37:51","modified_gmt":"2024-10-24T14:37:51","slug":"automatiser-gestion-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/automatiser-gestion-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"5 raisons d&#8217;automatiser sa gestion de notes de frais"},"content":{"rendered":"\n<p>Pour toute entreprise, la note de frais est un document incontournable, et bien pratique. Mais quand la soci\u00e9t\u00e9 se d\u00e9veloppe, le nombre de missions augmente et les documents papiers s\u2019accumulent. Face \u00e0 la complexit\u00e9 de toutes les r\u00e8gles \u00e0 respecter pour valider les notes de frais, leur gestion peut vite tourner au cauchemar. Pas de panique&nbsp;! Une solution existe&nbsp;: <strong>l\u2019automatisation via un logiciel de gestion<\/strong>. Facile \u00e0 mettre en place, il a plusieurs avantages pour vous et pour votre soci\u00e9t\u00e9, dont voici les principaux.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">\u00c9conomiser du temps<\/h2>\n\n\n\n<p>Chaque collaborateur de l\u2019entreprise gagne un temps pr\u00e9cieux quand il utilise une solution num\u00e9rique pour la gestion des notes de frais. L\u2019ensemble de la d\u00e9marche s\u2019effectue en quelques clics, tout est centralis\u00e9 sur la plateforme et les calculs sont automatis\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<p>Le salari\u00e9 d\u00e9clare ses d\u00e9penses en temps r\u00e9el depuis le tableau de bord du logiciel, et ajoute ses justificatifs. Une fois num\u00e9ris\u00e9s, plus besoin de chercher les documents dans les tiroirs&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<p>Ensuite, les managers et le service comptabilit\u00e9 contr\u00f4lent, analysent et valident les notes de frais via une interface intuitive et claire. L\u2019outil calcule les d\u00e9penses et les montants \u00e0 rembourser, ce qui facilite grandement le travail des comptables.<\/p>\n\n\n\n<p>Puis les remboursements sont transmis automatiquement au logiciel de paie ou de virement bancaire. La dur\u00e9e de <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/note-de-frais-le-guide-complet\/\">traitement des notes de frais<\/a> \u00e9tant r\u00e9duite, le salari\u00e9 est rembours\u00e9 plus rapidement.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">R\u00e9duire les erreurs de calcul des notes de frais<\/h3>\n\n\n\n<p>L\u2019autre atout du logiciel de gestion de notes de frais est d\u2019\u00e9viter les nombreuses erreurs de saisies, oublis et fraudes qui entra\u00eenent des pertes cons\u00e9quentes pour l\u2019entreprise. Le salari\u00e9 rentre les donn\u00e9es dans les champs pr\u00e9d\u00e9finis et le logiciel rep\u00e8re les \u00e9ventuelles incoh\u00e9rences.<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019outil permet notamment de calculer avec pr\u00e9cision&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Les <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/frais-kilometriques-indemnite-kilometrique\/\"><strong>frais kilom\u00e9triques<\/strong><\/a> selon les bar\u00e8mes ;<\/li><li>La <strong>TVA<\/strong>&nbsp;;<\/li><li>Les <strong>conversions des montants <\/strong>dans la devise de l\u2019entreprise, en cas de voyage d\u2019affaire \u00e0 l\u2019\u00e9tranger.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019automatisation, le comptable n\u2019a plus qu\u2019\u00e0 v\u00e9rifier les justificatifs num\u00e9riques avant de valider le remboursement des montants.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Appliquer la politique de remboursement de l\u2019entreprise<\/h2>\n\n\n\n<p>Pour le salari\u00e9, demander le remboursement de ses frais professionnels implique la connaissance d\u2019un certain nombre de r\u00e8gles d\u00e9finies par la soci\u00e9t\u00e9. Il est parfois difficile de s\u2019y retrouver et de bien respecter la <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/politique-notes-de-frais\/\">politique de remboursement<\/a>. Gr\u00e2ce \u00e0 la solution num\u00e9rique, le processus d\u2019entr\u00e9e des informations et des montants est simplifi\u00e9&nbsp;: le salari\u00e9 est guid\u00e9 par l\u2019interface.<\/p>\n\n\n\n<p>De son c\u00f4t\u00e9, le manager peut <strong>facilement param\u00e9trer le logiciel<\/strong> pour adapter les r\u00e8gles de calcul, ce qui \u00e9vite des allers-retours constants avec les collaborateurs pour v\u00e9rifier si la politique a bien \u00e9t\u00e9 appliqu\u00e9e. Mais une mise \u00e0 jour manuelle n\u2019est pas n\u00e9cessaire&nbsp;: le logiciel&nbsp;s\u2019actualise automatiquement pour \u00eatre conforme \u00e0 la conjoncture et aux changements de r\u00e9glementations, internes et externes.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Analyser les d\u00e9penses<\/h2>\n\n\n\n<p>Avec un logiciel de gestion des notes de frais, l\u2019entreprise gagne en temps mais aussi en rentabilit\u00e9&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<p>Sur le tableau de bord, le manager peut visualiser en temps r\u00e9el et de mani\u00e8re r\u00e9troactive le nombre et la nature des d\u00e9penses de ses employ\u00e9s. L\u2019analyse de ces donn\u00e9es lui donne l\u2019occasion de faire des modifications dans la politique de remboursement, pour a<strong>m\u00e9liorer la comp\u00e9titivit\u00e9 et la productivit\u00e9 selon les besoins de la soci\u00e9t\u00e9<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Au niveau international, la centralisation des informations li\u00e9es aux frais professionnels est un pr\u00e9cieux atout&nbsp;: le si\u00e8ge peut observer et piloter les politiques de remboursement locales. De leur c\u00f4t\u00e9, les firmes ont la possibilit\u00e9 de <strong>planifier les prochaines d\u00e9penses<\/strong> sur le calendrier, et d\u2019adapter leur strat\u00e9gie en fonction du contexte \u00e9conomique et des projets \u00e0 venir.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Am\u00e9liorer les relations inter-services<\/h2>\n\n\n\n<p>Diminution du temps pass\u00e9 sur la gestion des notes de frais, centralisation des donn\u00e9es et transparence&nbsp;: l\u2019automatisation du processus g\u00e9n\u00e8re moins de pression et facilite donc les relations internes de l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n<p>Avec la solution de gestion num\u00e9rique,<strong> les \u00e9changes entre le service commercial et le service comptable sont plus fluides<\/strong>. Le risque d\u2019erreurs et de fraude est consid\u00e9rablement r\u00e9duit, les documents sont accessibles en ligne sans danger de perte, et le salari\u00e9 se voit rembourser ses frais professionnels en un rien de temps. Tout le monde est gagnant !<\/p>\n\n\n\n<p>En r\u00e9sum\u00e9, un outil num\u00e9rique comme N2F, application de gestion de notes de frais, est un alli\u00e9 de taille dans une entreprise.<\/p>\n\n\n\n<p>Les collaborateurs rentrent leurs d\u00e9penses depuis leurs smartphones, via une interface intuitive qui signale toute incoh\u00e9rence et calcule automatiquement les montants \u00e0 rembourser.<\/p>\n\n\n\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/justificatif-note-de-frais\/\">comptabilit\u00e9 valide les justificatifs<\/a> num\u00e9ris\u00e9s en un rien de temps.<\/p>\n\n\n\n<p>Enfin, le manager peut visualiser directement l\u2019ensemble des d\u00e9penses et prendre des d\u00e9cisions b\u00e9n\u00e9fiques pour la soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/www.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/guide-10-conseils-reduire-traitement-notes-de-frais\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?resize=425%2C282&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-560\" width=\"425\" height=\"282\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?resize=1024%2C683&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?resize=300%2C200&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?resize=768%2C512&amp;ssl=1 768w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?w=1500&amp;ssl=1 1500w, https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Visuel-Livre-blanc-traitement-note-de-frais.jpg?w=1440&amp;ssl=1 1440w\" sizes=\"auto, (max-width: 425px) 100vw, 425px\" \/><\/a><\/figure>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Pour toute entreprise, la note de frais est un document incontournable, et bien pratique. 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