{"id":1130,"date":"2021-01-11T16:23:21","date_gmt":"2021-01-11T15:23:21","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=1130"},"modified":"2024-10-24T16:38:03","modified_gmt":"2024-10-24T14:38:03","slug":"notes-de-frais-excel-vs-application","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/notes-de-frais-excel-vs-application\/","title":{"rendered":"Notes de frais Excel VS application de gestion de notes de frais"},"content":{"rendered":"\n

Couramment utilis\u00e9 au sein des entreprises, et en particulier dans les services comptables, le logiciel Excel peut vite devenir votre ennemi dans la gestion sp\u00e9cifique des notes de frais. S\u2019il est accessible et facile d\u2019utilisation, son interface reste limit\u00e9e. Une soci\u00e9t\u00e9 en plein essor a besoin d\u2019outils performants pour enregistrer, valider et partager sans encombre les donn\u00e9es et justificatifs. Les applications d\u00e9di\u00e9es \u00e0 la gestion des notes de frais<\/a> sont de plus en plus privil\u00e9gi\u00e9es par les entreprises. Leur utilisation offre de nombreux avantages \u00e0 l\u2019ensemble des collaborateurs.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Excel pour les notes de frais : les limites vite atteintes<\/h2>\n\n\n\n

Optimal pour r\u00e9aliser des tableaux et des graphiques, Excel n\u2019est en revanche pas con\u00e7u pour la gestion de notes de frais. Et cela se constate dans la pratique, avec des complications r\u00e9guli\u00e8res et des lacunes qui, bien loin de faciliter la t\u00e2che des comptables, ralentissent les d\u00e9marches et cr\u00e9ent des pertes cons\u00e9quentes pour l\u2019entreprise.<\/p>\n\n\n\n

Il ne rep\u00e8re pas les erreurs<\/h3>\n\n\n\n

Excel n\u00e9cessite une saisie manuelle de chaque donn\u00e9e<\/strong>, ce qui augmente le risque d\u2019erreurs, d\u2019oublis et de tentatives de fraude. Par ailleurs, le tableur ne tient pas compte des changements de r\u00e9glementations (TVA, devises \u00e9trang\u00e8res\u2026). Les comptables doivent donc v\u00e9rifier chaque montant et actualiser r\u00e9guli\u00e8rement les crit\u00e8res de calcul. Une t\u00e2che laborieuse et une vraie perte de temps et d\u2019argent.<\/p>\n\n\n\n

Il n\u2019inclut pas les pi\u00e8ces jointes<\/h3>\n\n\n\n

Toute note de frais n\u00e9cessite des justificatifs pour \u00eatre valid\u00e9e, mais il est impossible d\u2019ajouter une pi\u00e8ce jointe sur un document Excel. Le comptable doit doubler son tableau d\u2019un dossier contenant l\u2019ensemble des justificatifs, et veiller \u00e0 bien les relier. Pas pratique\u2026<\/p>\n\n\n\n

Il ne s\u2019int\u00e8gre pas toujours dans le SI<\/h3>\n\n\n\n

Dans le syst\u00e8me d\u2019information mis en place par l\u2019entreprise, les documents Excel peuvent \u00eatre incompatibles avec le logiciel comptable<\/strong>. Il n\u2019existe pas d\u2019\u00e9change de donn\u00e9es en temps r\u00e9el ni de mise \u00e0 jour automatique des formules : les collaborateurs sont donc souvent amen\u00e9s \u00e0 cr\u00e9er des doublons, ce qui augmente le risque d\u2019erreur.<\/p>\n\n\n\n

Il limite le contr\u00f4le des donn\u00e9es<\/h3>\n\n\n\n

M\u00eame si tous les employ\u00e9s utilisent le m\u00eame mod\u00e8le de document Excel pour les notes de frais<\/a>, chacun entre ses informations selon son interpr\u00e9tation des crit\u00e8res de saisie et de calculs (r\u00e9glementations, politique de remboursement de l\u2019entreprise\u2026) En plus d\u2019\u00eatre chronophage, le logiciel ne permet pas d\u2019analyser clairement les notes de frais et d\u2019ajuster la strat\u00e9gie de d\u00e9pense.<\/p>\n\n\n

\n
\"\"<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Logiciel de gestion de notes de frais : les avantages<\/h2>\n\n\n\n

Contrairement \u00e0 Excel, un tableur efficace mais pas adapt\u00e9 \u00e0 la gestion des notes de frais, les logiciels d\u00e9di\u00e9s poss\u00e8dent des algorithmes intelligents qui optimisent chaque \u00e9tape du processus.<\/p>\n\n\n\n

Un gain de temps<\/h3>\n\n\n\n

Sur une solution digitale sp\u00e9cialis\u00e9e, la saisie se fait en temps r\u00e9el. Le logiciel calcule les montants \u00e0 rembourser. Les comptables n\u2019ont qu\u2019\u00e0 v\u00e9rifier les justificatifs <\/a>accessibles sur le tableau de bord, et le paiement se transmet directement depuis l\u2019application vers le logiciel de paye ou de virement bancaire. La dur\u00e9e de traitement des notes de frais est donc consid\u00e9rablement r\u00e9duite<\/strong> !<\/p>\n\n\n\n

La simplification des saisies<\/h3>\n\n\n\n

Gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019automatisation du processus, les employ\u00e9s se laissent guider. Ils rentrent les informations dans les champs pr\u00e9d\u00e9finis selon la politique de l\u2019entreprise, ce qui ne laisse aucune place \u00e0 l\u2019interpr\u00e9tation.<\/p>\n\n\n\n

Des calculs pr\u00e9cis et conformes<\/h3>\n\n\n\n

Les applications de gestion de notes de frais rep\u00e8rent les incoh\u00e9rences et calculent les montants des remboursements<\/strong> \u00e0 partir de formules actualis\u00e9es, sans intervention humaine. Le risque d\u2019erreur ou de fraude est presque nul.<\/p>\n\n\n\n

Un contr\u00f4le total<\/h3>\n\n\n\n

Gr\u00e2ce \u00e0 la centralisation des donn\u00e9es, l\u2019entreprise peut visualiser toutes les d\u00e9penses de ses collaborateurs et adapter la politique de remboursement selon ses besoins.<\/p>\n\n\n\n

M\u00eame si Excel reste un excellent outil bureautique, il n\u2019est pas adapt\u00e9 au traitement des notes de frais. Pr\u00e9f\u00e9rez plut\u00f4t une solution intelligente et d\u00e9di\u00e9e, comme N2F, application de gestion de notes de frais. Sur un logiciel comme N2F, la d\u00e9marche est int\u00e9gralement automatis\u00e9e<\/strong> et toutes les donn\u00e9es sont centralis\u00e9es. Chaque collaborateur enregistre, valide et partage les documents s\u00e9curis\u00e9s en quelques clics. Le pilotage est facilit\u00e9 pour, \u00e0 terme, optimiser la productivit\u00e9 et la rentabilit\u00e9 de l\u2019entreprise. Contactez-nous !<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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