{"id":107,"date":"2018-09-12T14:19:56","date_gmt":"2018-09-12T12:19:56","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=107"},"modified":"2024-10-24T15:34:40","modified_gmt":"2024-10-24T13:34:40","slug":"comment-bien-choisir-son-logiciel-de-gestion-de-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.n2f.com\/blog\/comment-bien-choisir-son-logiciel-de-gestion-de-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Comment bien choisir son logiciel de gestion de notes de frais ?"},"content":{"rendered":"\n

Aujourd’hui, trouver un logiciel de notes de frais<\/a> est tr\u00e8s simple. Mais trouver un outil complet capable de vous faire gagner du temps et de l’argent tout en g\u00e9rant de mani\u00e8re optimale et personnalis\u00e9e les notes de frais de vos collaborateurs, c’est un peu plus complexe. Nous allons ici vous lister les points essentiels \u00e0 v\u00e9rifier avant de choisir votre logiciel de gestion de notes de frais.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

1 – Une personnalisation possible<\/h2>\n\n\n\n

Avant toute chose, pour choisir votre logiciel de gestion de notes de frais, assurez-vous que celui-ci est personnalisable. Ce n’est pas votre structure qui doit s’adapter \u00e0 votre outil, c’est lui qui doit se conformer \u00e0 votre mode de fonctionnement<\/strong>. Qu’il s’agisse de taux de TVA, de cat\u00e9gories de d\u00e9penses, de politique de frais, de connexion avec votre banque, d\u2019export comptable, les d\u00e9veloppeurs de votre application doivent pouvoir r\u00e9pondre \u00e0 vos attentes.<\/p>\n\n\n\n

2 – Une application mobile<\/h2>\n\n\n\n

La note de frais s’adresse sp\u00e9cifiquement \u00e0 des professionnels mobiles. Il est donc inenvisageable de choisir un logiciel qui ne soit pas coupl\u00e9 avec une application mobile<\/a>. L’objectif \u00e9tant de gagner du temps, une application de gestion de note de frais doit pouvoir vous accompagner partout<\/strong>. Vous sortez du restaurant, scannez votre facture, apportez les informations n\u00e9cessaires (facture li\u00e9e \u00e0 un projet, d\u00e9jeuner avec un client, etc.) et tout doit parvenir en direct \u00e0 votre manager. Cela permet d’avoir acc\u00e8s en permanence \u00e0 ses informations et surtout, de ne plus prendre le risque de perdre une note de frais. \u00a0Il faudra ici v\u00e9rifier que le logiciel puisse fonctionner sans r\u00e9seau, et qu\u2019il comprend un scan intelligent de qualit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

3 – Une application de gestion de notes de frais conforme \u00e0 la l\u00e9gislation<\/h2>\n\n\n\n

Naturellement, avant de faire votre choix, vous devez vous assurer que votre logiciel de notes de frais vous permet d’\u00eatre en r\u00e8gle. Un contr\u00f4le URSSAF pour vos notes de frais peut avoir lieu \u00e0 tout moment, ne prenez pas le risque de vous exposer \u00e0 un redressement fiscal. L’archivage \u00e0 valeur probante permet de stocker ses factures sur un support informatique <\/strong>et de les pr\u00e9senter simplement en cas de contr\u00f4le URSSAF. De plus, la gestion des notes de frais s’adapte aux membres d’une entreprise et \u00e0 leur fonction, tout doit pouvoir \u00eatre param\u00e9tr\u00e9 selon les r\u00e8gles en vigueur.<\/p>\n\n\n\n

4 – Un logiciel param\u00e9trable<\/h2>\n\n\n\n

Nous l’\u00e9voquions pr\u00e9c\u00e9demment, votre logiciel de note de frais doit s’adapter \u00e0 vous. Son interface doit ainsi \u00eatre \u00e9volutive pour r\u00e9pondre \u00e0 vos besoins r\u00e9els. Lorsque vous acc\u00e9dez \u00e0 votre tableau de bord sur votre application de note de frais, vous devez trouver des fonctionnalit\u00e9s dont vous avez r\u00e9ellement besoin<\/strong>. Si vous et vos collaborateurs n’allez jamais \u00e0 l’h\u00f4tel par exemple, inutile de conserver cette information dans vos cat\u00e9gories de d\u00e9penses. Un logiciel param\u00e9trable, c’est aussi un outil qui s’adapte \u00e0 chaque utilisateur. Ainsi, vous pouvez choisir de faire appara\u00eetre ou non certaines informations sur l’interface de vos employ\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

\n
A lire aussi :<\/strong> [Politique de frais] Comment segmenter les d\u00e9penses par typologie de salari\u00e9 ?<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

5 – Un outil pour ma\u00eetriser son budget<\/h2>\n\n\n\n

Une telle application a notamment pour vocation de g\u00e9n\u00e9rer des \u00e9conomies. Cela passe par une ma\u00eetrise parfaite de votre budget. Ainsi, vous devez pouvoir d\u00e9terminer des plafonds de d\u00e9penses<\/strong> (par exemple, dans le cadre d’un d\u00e9jeuner au restaurant, vous pouvez d\u00e9terminer un plafond de 25 euros par convive). Mais cela ne suffit pas. Vous devez disposer d’un syst\u00e8me d’alertes qui vous indiquent si un collaborateur a d\u00e9pass\u00e9 son plafond, s’il a enregistr\u00e9 une note de frais un jour o\u00f9 il n’est pas cens\u00e9 travailler, etc. Si votre application est dot\u00e9e d’un scan intelligent, celui-ci surlignera sur la facture la date de la d\u00e9pense, vous pourrez ainsi en coup d’\u0153il d\u00e9terminer si cette d\u00e9pense doit \u00eatre rembours\u00e9e ou non.<\/p>\n\n\n\n

6 – Une gestion optimis\u00e9e<\/h2>\n\n\n\n

Encore une fois, trouver un logiciel de note de frais doit permettre une ma\u00eetrise totale de son budget et de la gestion de ses clients. Nous vous conseillons de choisir une solution qui vous propose des fonctionnalit\u00e9s de reporting avanc\u00e9<\/a> ou de business intelligence. <\/p>\n\n\n\n

Ainsi, vous pouvez classer vos d\u00e9penses par mois, par semaine, mais aussi par client ou par projet<\/strong>. Cela permet tr\u00e8s rapidement de s’apercevoir s’il y a un souci en mati\u00e8re de d\u00e9penses avec tel ou tel client et si vous devez de suite limiter les frais pour rentabiliser votre mission.<\/p>\n\n\n\n

7 – Une analyse de ses notes de frais<\/h2>\n\n\n\n

Votre application de notes de frais doit \u00e9galement \u00eatre dot\u00e9e d’une fonctionnalit\u00e9 incontournable : l’analyse des d\u00e9penses. Des statistiques doivent vous \u00e9clairer sur les d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es. Mais de simples statistiques ne suffisent pas.  Vous devez disposer d’un outil capable de vous permettre d’effectuer des requ\u00eates multiples pour croiser les informations <\/strong>et obtenir rapidement les donn\u00e9es dont vous avez besoin.<\/p>\n\n\n\n

8 – Un logiciel ergonomique<\/h2>\n\n\n\n

Votre application doit vous permettre de gagner du temps. Si cela passe par des exports divers et une intervention minimale (avec N2F, les employ\u00e9s ne consacrent que 10 minutes par mois \u00e0 leurs notes de frais en moyenne tandis que du c\u00f4t\u00e9 de l’administration, le temps consacr\u00e9 \u00e0 cette t\u00e2che est divis\u00e9 par 4), il faut \u00e9galement b\u00e9n\u00e9ficier d’un outil ergonomique. Des cat\u00e9gories class\u00e9es par couleur, un scan qui met en relief chaque information essentielle de la facture, des alertes visibles en un clin d’\u0153il, tout ceci est indispensable pour analyser en un instant les notes de frais<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

9 – Une entreprise p\u00e9renne<\/h2>\n\n\n\n

Lorsque vous d\u00e9cidez d’utiliser un logiciel, pour optimiser votre gestion des frais professionnels ou pour \u00eatre certain d’\u00e9viter tout contr\u00f4le URSSAF pour vos notes de frais, assurez-vous que vous vous adressez \u00e0 une entreprise p\u00e9renne. En effet, si vous commencez \u00e0 gagner du temps avec votre application et que l’entreprise qui l’a d\u00e9velopp\u00e9e fait faillite, vous allez devoir tout reprendre \u00e0 z\u00e9ro pour retrouver une application fiable, s\u00e9curis\u00e9e et efficace.<\/p>\n\n\n\n

10 – Une \u00e9quipe disponible<\/h2>\n\n\n\n

Enfin, adressez-vous de pr\u00e9f\u00e9rence \u00e0 une entreprise de taille qui dispose d’une \u00e9quipe disponible. En effet, nous \u00e9voquions pr\u00e9c\u00e9demment la n\u00e9cessit\u00e9 de pouvoir b\u00e9n\u00e9ficier d’un logiciel de gestion de notes de frais personnalisable. Pour cela, il est n\u00e9cessaire qu’un service client puisse vous conseiller et prendre en compte votre demande et que des d\u00e9veloppeurs soient disponibles pour vous<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Tous ces points sont incontournables pour profiter pleinement de votre logiciel de note de frais.<\/p>\n\n\n\n

N2F, la solution de gestion de notes de frais 100% Made in France, vous propose toutes ces fonctionnalit\u00e9s ainsi qu’un module de cartes bancaires professionnelles. Essayez gratuitement la solution pendant 20 jours<\/a>, et r\u00e9volutionnez la gestion de vos frais professionnels !<\/p>\n\n\n\n

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