Au sein de grandes soci\u00e9t\u00e9s, une \u00e9tape suppl\u00e9mentaire d\u2019approbation par le manager N+2, souvent le responsable de service, peut \u00eatre ajout\u00e9e au workflow. Dans des petites structures, il n\u2019est pas rare que le directeur s\u2019occupe directement de l\u2019approbation des notes de frais et confie la v\u00e9rification comptable \u00e0 un expert-comptable externalis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Certaines soci\u00e9t\u00e9s pr\u00e9f\u00e8rent que les notes de frais soient d\u2019abord approuv\u00e9es par un sup\u00e9rieur hi\u00e9rarchique avant de passer par le service comptable, quand d\u2019autres choisissent de faire l\u2019inverse, en demandant aux assistants ou aux comptables de s\u2019assurer en premier lieu que les notes de frais ont \u00e9t\u00e9 correctement remplies et que les justificatifs ont bien \u00e9t\u00e9 joints. Les deux syst\u00e8mes se valent.<\/p>\n\n\n\n Si vous n\u2019avez pas encore d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 la gestion de vos notes de frais, cela signifie probablement que vos collaborateurs impriment des fichiers Excel, qu\u2019ils glissent dans une enveloppe avec leurs justificatifs papier. Ces \u00e9l\u00e9ments vont ensuite transiter de service en service, avec un risque de perte de documents accru.<\/p>\n\n\n\n Au pr\u00e9alable, il convient d\u2019avoir mis en place une politique de remboursement<\/strong><\/a> clairement d\u00e9finie<\/strong>, \u00e0 laquelle l\u2019ensemble des collaborateurs peut se r\u00e9f\u00e9rer. Sous forme de note de service directement pr\u00e9-enregistr\u00e9e dans le fichier Excel, la politique de frais permet d\u2019\u00e9viter tous conflits entre le manager et le collaborateur, et fait gagner du temps \u00e0 tous les niveaux.<\/p>\n\n\n\n Une premi\u00e8re bonne pratique consiste ensuite \u00e0 imposer un format unique de rapports de notes de frais<\/strong>. En donnant des outils en amont pour standardiser les notes de frais, vous faciliterez le travail de v\u00e9rification en aval. En l\u2019absence d\u2019un logiciel de gestion de notes de frais, Excel est bien souvent la solution retenue.<\/p>\n\n\n\n Lorsque des collaborateurs de diff\u00e9rents services interviennent sur un m\u00eame projet, il peut \u00eatre int\u00e9ressant de cr\u00e9er une synth\u00e8se par service ou par projet<\/strong>, pour que l\u2019approbation puisse se faire le plus rapidement possible par le chef de service.<\/p>\n\n\n\n Selon la taille de la soci\u00e9t\u00e9, il peut \u00eatre int\u00e9ressant de doubler l\u2019approbation du manager, par celle du responsable de service<\/strong>. Etant donn\u00e9 que chacun engage sa responsabilit\u00e9 \u00e0 chaque \u00e9tape de validation, lorsque la note de frais d\u00e9passe un certain montant, il peut \u00eatre \u00e9galement pertinent de la faire valider \u00e0 un responsable hi\u00e9rarchiquement plus \u00e9lev\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Avec un logiciel de gestion des notes de frais tel que N2F, vous avez la possibilit\u00e9 de personnaliser l\u2019ordre des \u00e9tapes d\u2019approbation et de v\u00e9rification administrative. Vous pouvez ensuite param\u00e9trer et automatiser les diff\u00e9rentes \u00e9tapes d\u2019approbation, selon les besoins de votre structure.<\/p>\n\n\n\n Traditionnellement, chaque collaborateur est rattach\u00e9 \u00e0 un service. Du moment o\u00f9 il soumet une note de frais, le logiciel N2F d\u00e9tecte le service associ\u00e9 au collaborateur et envoie la note de frais au bon manager. Mais si le collaborateur fait une note de frais \u00e0 destination de plusieurs services, N2F offre la possibilit\u00e9 de splitter la note de frais en plusieurs parties, en fonction du service d\u2019affectation de la d\u00e9pense<\/strong>. Les d\u00e9penses vont alors partir pour approbation aupr\u00e8s du bon manager. Pour ce faire, il suffit que le collaborateur renseigne lors de la saisie de la note de frais, soit le service, soit le nom du projet, auquel sa note de frais est rattach\u00e9e. Ainsi, si un collaborateur saisit plusieurs d\u00e9penses par projet, il est possible d\u2019envoyer chacune des d\u00e9penses vers le responsable de projets, de fa\u00e7on automatique.<\/p>\n\n\n\n Lors de cette phase d\u2019approbation, N2F permet \u00e9galement de param\u00e9trer une deuxi\u00e8me ou une troisi\u00e8me \u00e9tape d\u2019approbation, lorsque la note de frais d\u00e9passe un certain montant<\/strong>. L\u2019entreprise peut ainsi d\u00e9cider qu\u2019au-del\u00e0 de 1000 euros, une note de frais parte imm\u00e9diatement pour validation aupr\u00e8s du N+2.<\/p>\n\n\n\n Pour s\u2019assurer que la politique de note de frais est bien respect\u00e9e, N2F offre la possibilit\u00e9 d\u2019envoyer les notes de frais d\u00e9passant les plafonds fix\u00e9s aupr\u00e8s d\u2019une personne en particulier<\/strong>. Par exemple, si l\u2019entreprise a d\u00e9cid\u00e9 dans sa politique de remboursement qu\u2019une note de restaurant ne devait pas exc\u00e9der 25 euros, et que le collaborateur saisit une d\u00e9pense \u00e0 30 euros, le manager d\u00e9sign\u00e9 pourra d\u00e9cider au cas par cas de relever ou non le montant du plafond.<\/p>\n\n\n\n Pour plus de fluidit\u00e9 dans le processus de validation, vous pouvez param\u00e9trer que :<\/p>\n\n\n\n Il peut arriver que certaines notes de frais soient refacturables au client. Dans ce cas, il suffit que le collaborateur coche la case \u00ab refacturable \u00bb lorsqu\u2019il saisit sa note de frais. En fin de projet, N2F permet alors d\u2019exporter une synth\u00e8se des d\u00e9penses refacturables au client<\/strong>, qu\u2019il sera possible de joindre \u00e0 la facture. En fonctionnant avec un workflow conditionn\u00e9 \u00e0 cette notion de refacturation, il est possible de faire transiter toutes les notes de frais concern\u00e9es vers un manager d\u00e9sign\u00e9, afin de disposer d\u2019un contr\u00f4le suppl\u00e9mentaire.<\/p>\n\n\n\n La fin du processus de validation r\u00e9side dans la comptabilisation des notes de frais, par le service comptable. Il s\u2019agit de g\u00e9n\u00e9rer les fichiers d\u2019\u00e9criture comptable <\/strong>\u2013 qu\u2019il sera possible d\u2019injecter directement en comptabilit\u00e9 \u2013 ainsi que les fichiers de virement SEPA pour rembourser les collaborateurs<\/strong>. N2F permet ainsi un circuit complet jusqu\u2019au remboursement de la note de frais.<\/p>\n\n\n\n De l\u2019application mobile au logiciel de comptabilit\u00e9, N2F permet de gagner un temps pr\u00e9cieux lors du processus de validation des notes de frais. Gr\u00e2ce \u00e0 des options pouss\u00e9es, vous pouvez param\u00e9trer un workflow de validation personnalis\u00e9, pour gagner toujours plus en efficacit\u00e9. Toujours pas convaincu ? Demandez une d\u00e9monstration gratuite de notre logiciel !<\/a><\/p>\n\n\n\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Le processus de validation et d\u2019approbation des notes de frais repr\u00e9sente une \u00e9tape cruciale pour le respect de la politique de remboursement d\u2019une entreprise. 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<\/a><\/figure>\n\n\n\nValidation des notes de frais : les bonnes pratiques \u00e0 mettre en \u0153uvre<\/h2>\n\n\n\n
#1 – Standardiser les notes de frais<\/h3>\n\n\n\n
#2 – Regrouper les notes de frais par \u00e9quipe ou par projet<\/h3>\n\n\n\n
#3 -Mettre en place un syst\u00e8me de double approbation<\/h3>\n\n\n\n
La puissance d\u2019un logiciel de gestion des notes de frais pour des processus de validation plus efficients<\/h2>\n\n\n\n
Validation par projet et par \u00e9quipe : faire en sorte que chaque note de frais soit valid\u00e9e par le bon manager<\/h3>\n\n\n\n
D\u00e9passement de plafond des notes de frais<\/h3>\n\n\n\n
Remboursabilit\u00e9 des notes de frais selon la m\u00e9thode de paiement utilis\u00e9e<\/h3>\n\n\n\n
Notes de frais refacturables au client<\/h3>\n\n\n\n
Comptabilisation des notes de frais<\/h3>\n\n\n\n
4 bonnes raisons d\u2019adopter la solution de gestion des notes de frais N2F<\/h2>\n\n\n\n
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<\/a><\/figure>\n\n\n\n