Nota spese: una definizione<\/strong><\/h2>\n\n\n\nLa nota spese \u00e8 quel documento redatto da un dipendente che riepiloga tutte le spese professionali sostenute durante un determinato periodo di trasferta di lavoro. Perch\u00e9 sia fiscalmente valida, la nota spesa deve necessariamente allegare tutti i giustificativi ricevuti al momento delle transazioni<\/strong>. Includendo, per esempio: fatture di cortesia, ricevute, scontrini o biglietti validi come prova di acquisto. Oltre a questi allegati, la nota spesa deve obbligatoriamente riportare anche le seguenti informazioni:<\/p>\n\n\n\n- i dati personali del lavoratore;<\/li>
- la data e il luogo della spesa;<\/li>
- la natura e l\u2019entit\u00e0 della spesa.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
L\u2019azienda procede quindi al rimborso, a condizione che le spese siano inerenti l\u2019attivit\u00e0 professionale, che siano state autorizzate nel corso delle procedure interne di convalida e che siano esattamente corrispondenti alle prove di acquisto fornite. Quest\u2019ultimo punto \u00e8 molto importante, perch\u00e9 le note spese rientrano tra i costi sostenuti dall\u2019azienda fiscalmente deducibili.<\/strong><\/p>\n\n\n\nI diversi tipi di spese e il loro trattamento<\/strong><\/h2>\n\n\n\nLe note spese devono fare riferimento ai costi sostenuti durante un\u2019attivit\u00e0 effettuata nel quadro di una missione professionale e il dipendente potr\u00e0 richiedere un rimborso esclusivamente nel caso in cui tale attivit\u00e0 sia stata svolta al di fuori della sede dell\u2019ufficio dove abitualmente lavora. Esistono per\u00f2 importanti differenze di trattamento fiscale a seconda che la trasferta sia avvenuta all\u2019interno del territorio comunale della sede di lavoro o al di fuori di esso (nel caso dei collaboratori non dipendenti viene considerato il loro comune di residenza).<\/p>\n\n\n\n
- Nel caso di trasferte all\u2019interno del territorio comunale<\/strong>, le spese effettuate e successivamente rimborsate sono da considerarsi come parte del reddito percepito dal lavoratore. Fanno eccezione quelle relative ai trasporti, se sono doverosamente documentate da biglietti e ricevute.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Nel caso di trasferte compiute al di fuori dal territorio comunale, <\/strong>le spese rimborsate non concorrono al reddito e sono perci\u00f2 deducibili (sempre nel caso delle spese di trasporto, entro certi limiti nel caso di vitto e alloggio).<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Il caso del rimborso chilometrico<\/strong><\/h2>\n\n\n\nNel caso di spostamenti effettuati con la propria auto personale, il dipendente pu\u00f2 richiedere quello che viene definito come il rimborso chilometrico: ovvero un\u2019indennit\u00e0 che il datore di lavoro eroga sulla base dei chilometri percorsi<\/strong>, per coprire le spese di carburante, manutenzione\u2026I limiti di deducibilit\u00e0 fiscale del rimborso chilometrico sono comunicati dall\u2019ACI (Automobile Club Italia), tramite la pubblicazione di tabelle aggiornate due volte l\u2019anno<\/a>. Il datore di lavoro si pu\u00f2 riferire a queste tabelle per calcolare in modo preciso le spese da rimborsare ma pu\u00f2 anche scegliere di utilizzare altri sistemi di calcolo. \u00c8 importante precisare che la parte di rimborso chilometrico che rientra nei limiti determinati dalle tabelle ACI \u00e8 detraibile mentre non lo \u00e8 quella in eccesso<\/strong>: le aziende che decidono di utilizzare un proprio sistema di calcolo dei rimborsi chilometrici si espongono, potenzialmente, a importanti costi aggiuntivi.<\/p>\n\n\n\nRimborso delle spese: 3 diverse tipologie<\/strong><\/h2>\n\n\n\nNel caso di una trasferta di lavoro, le aziende possono ricorrere a tre sistemi di rimborso, l\u2019uno alternativo all\u2019altro: il rimborso a pi\u00e8 di lista, il rimborso forfettario e il rimborso misto. Per ogni trasferta, per\u00f2, pu\u00f2 essere applicato esclusivamente un unico metodo<\/strong>. Ma allora, quale tipo di rimborso preferire? Ecco una spiegazione dettagliata di ciascuna tipologia, per meglio orientarsi nella scelta.<\/p>\n\n\n\nIl rimborso spese a pi\u00e8 di lista (o analitico)<\/h3>\n\n\n\n
Il rimborso spese a pi\u00e8 di lista viene anche chiamato analitico perch\u00e9 considera tutte le voci di spesa che sono state sostenute dal dipendente durante la trasferta. Tali voci dovranno essere elencate una ad una, con allegati i rispettivi giustificativi fiscali. Il rimborso spese a pi\u00e8 di lista riguarda i seguenti tipi di spese:<\/p>\n\n\n\n
- Vitto e alloggio<\/strong>: in albergo, in un appartamento in affitto o in qualsiasi altra struttura di accoglienza.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Viaggio e trasporti<\/strong>: rimborso delle spese sostenute per l\u2019uso della propria auto (rimborso chilometrico) o di una noleggiata, dei pedaggi e per l\u2019acquisto di biglietti per l\u2019utilizzo dei mezzi di trasporto (bus, taxi, metro, etc.).<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Altro<\/strong>: il lavoratore pu\u00f2 presentare documentazione inerente ad altre tipologie di spesa sostenute durante la trasferta. In alcuni casi, per esempio quello delle spese telefoniche, \u00e8 difficile presentare una documentazione adeguata: far\u00e0 quindi fede una semplice dichiarazione.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
La normativa fiscale italiana non considera il rimborso delle spese di vitto, alloggio e trasporto come un contributo alla formazione del reddito<\/strong>, se queste sono state sostenute al fuori dal territorio comunale. Le eventuali spese di altro tipo, invece, sono deducibili solo nei limiti di 15,49 \u20ac al giorno per le trasferte in Italia e di 25,82 \u20ac per quelle all\u2019estero<\/strong>. Le spese di trasporto costituiscono un\u2019eccezione e anche se hanno luogo all\u2019interno del comune possono essere rimborsate senza essere considerate una forma di retribuzione.<\/p>\n\n\n\nIl rimborso a pi\u00e8 di lista consente al dipendente e all\u2019azienda di avere una visione precisa dei costi sostenuti in trasferta. Tra i suoi svantaggi figura senza dubbio la necessit\u00e0 di gestire manualmente un grande numero di ricevuti e scontrini, con il rischio elevato di errori e ritardi nell\u2019erogazione del rimborso. Se viene adottato questo metodo, \u00e8 fortemente consigliato adottare un software di gestione delle note spese.<\/p>\n\n\n\n
Rimborso spese forfettario (o indennit\u00e0 di trasferta giornaliera)<\/h3>\n\n\n\n
Il rimborso spese forfettario prevede che l\u2019azienda riconosca al dipendente un forfait giornaliero senza richiedere i giustificativi di spesa relativi alle spese sostenute per il vitto e per l\u2019alloggio<\/strong>. L\u2019indennit\u00e0 giornaliera erogata dall\u2019azienda non viene considerata come una contribuzione al reddito del dipendente e perci\u00f2 risulta deducibile: tale esenzione dal conteggio dell\u2019imponibile IRPEF \u00e8 valida fino a un massimo di 46,48 \u20ac per le trasferte effettuate in Italia e di 77,47 \u20ac per le trasferte che hanno luogo all\u2019estero<\/strong>. Attenzione, tali limiti non valgono per le spese di viaggio e trasporto, che saranno sempre integralmente deducibili ma dovranno anche essere giustificate con l\u2019apposita documentazione fiscale (come nel caso del rimborso analitico).<\/p>\n\n\n\nCome stabilire il montante dell\u2019indennit\u00e0 di trasferta giornaliera? Il forfait pu\u00f2 essere calcolato sulla base del reddito percepito dal collaboratore, pu\u00f2 essere il frutto di una negoziazione tra azienda e dipendente o essere indicato dai contratti collettivi di lavoro (CCNL). In ogni caso dovr\u00e0 essere corrisposto per ognuno dei giorni in cui il dipendente si trova a lavorare fuori sede.<\/p>\n\n\n\n
I principali vantaggi del rimborso forfettario sono la riduzione dei documenti cartacei da trattare e un processo di convalida semplificato. E gli inconvenienti? In certi casi il dipendente potrebbe trovarsi a sostenere degli esborsi superiori all\u2019indennit\u00e0 conferita, cos\u00ec come l\u2019azienda potrebbe erogare una somma giornaliera superiore alle spese effettivamente effettuate.<\/p>\n\n\n\n
Il rimborso spese misto<\/h3>\n\n\n\n
Il terzo tipo di rimborso spese \u00e8 una sintesi tra il rimborso forfettario e il rimborso a pi\u00e8 di lista. Questo metodo viene usato quando si coprono alcune spese con la modalit\u00e0 a pi\u00e8 di lista e le altre in modo forfettario<\/strong>: per esempio, l\u2019alloggio potrebbe essere coperto da un\u2019indennit\u00e0 giornaliera ma il vitto essere calcolato in maniera analitica, o viceversa. Nel caso di questo metodo, la regola da tenere bene a mente \u00e8 la seguente: se le spese a pi\u00e8 di lista rimborsate al dipendente riguardano solo il vitto, oppure solo l\u2019alloggio, il forfait giornaliero che non concorre a formare reddito si riduce di un terzo; di due terzi nel caso in cui vengano rimborsate contemporaneamente le spese di vitto e alloggio<\/strong>. Le spese di viaggio e trasporto sono sempre deducibili.<\/p>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n
\n![\"richiedi](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/CTA-demande-de-demo-blog.jpg?resize=496%2C242&ssl=1\")
<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\nL\u2019utilizzo delle carte prepagate<\/strong><\/h2>\n\n\n\nUn modo per ovviare alle criticit\u00e0 poste dal sistema delle note spese, \u00e8 l\u2019uso di una carta prepagata fornita dalla societ\u00e0 al dipendente durante la trasferta<\/strong>. In questi casi, un responsabile dell\u2019azienda con ruolo di amministratore stabilisce gli importi massimi autorizzati per categoria di spesa e si assicura che rispettino i limiti di deducibilit\u00e0 fiscale definiti per legge.<\/p>\n\n\n\nSi tratta di un metodo ancora molto utilizzato dalle aziende italiane e il mercato delle carte prepagate propone numerose soluzioni appositamente pensate per svolgere questa funzione. Nonostante gli indubbi vantaggi, l\u2019uso della carta prepagata dimostra per\u00f2 i suoi limiti nel caso di aziende di grandi dimensioni: gestire un grande numero di carte pu\u00f2 infatti diventare problematico da un punto di vista dell\u2019organizzazione amministrativa e dei relativi costi. Inoltre, la diffusione dei software di gestione delle note spese sta rendendo sempre pi\u00f9 obsoleto questo genere di soluzione.<\/p>\n\n\n\n
La dematerializzazione delle note spese<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\nLa dematerializzazione dei documenti amministrativi costituisce un\u2019importante tappa nel processo di trasformazione digitale delle aziende. Dematerializzare, infatti, vuol dire semplificare i processi, ridurre i costi e risparmiare tempo prezioso: tutti vantaggi essenziali per essere pi\u00f9 produttivi e competitivi. Risulta quindi normale che anche le note spese, che costituiscono una delle voci pi\u00f9 voluminose in termini di documenti cartacei, siano un elemento chiave nella transizione verso l\u2019ufficio paperless.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019archiviazione digitale a norma<\/strong><\/h2>\n\n\n\nLe note spese, assieme ai loro allegati, costituiscono dei documenti fiscali a tutti gli effetti (da cui deriva la deducibilit\u00e0 a vantaggio di dipendenti e aziende) e come tali devono rispettare le norme che ne regolano la conservazione. Queste ultime stabiliscono che tutti i documenti contabili, inclusi i sostitutivi dematerializzati, debbano essere obbligatoriamente conservati per un periodo di almeno dieci anni<\/strong>. Ma come produrre documenti digitali con valore probatorio? La legge prevede che debbano soddisfare i seguenti principi di conservazione sostitutiva:<\/p>\n\n\n\n- Autenticit\u00e0<\/strong>: credibilit\u00e0 rispetto all\u2019autore del documento.<\/li>
- Integrit\u00e0<\/strong>: conservazione non manipolata n\u00e9 contraffatta del documento.<\/li>
- Affidabilit\u00e0<\/strong>: rappresentazione di fatti verificabili.<\/li>
- Leggibilit\u00e0<\/strong>: il documento deve essere, e rimanere, fruibile nel tempo.<\/li>
- Reperibilit\u00e0<\/strong>: il documento deve essere accessibile.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
L\u2019Agenzia delle Entrate ha anche precisato che, una volta rispettati questi principi, la copia originale possa essere distrutta, a condizione che venga rispettato uno specifico processo di archiviazione composto da:<\/p>\n\n\n\n
- Acquisizione del giustificativo in digitale<\/strong>, tramite riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).<\/li>
- Formazione, approvazione e controllo della nota spese<\/strong>.<\/li>
- Archiviazione dei giustificativi di spesa<\/strong>,seguendo i principi di conservazione sopra citati.<\/li>
- Conservazione sostitutiva<\/strong> da parte di un responsabile della conservazione.<\/li>
- Distruzione dei giustificativi analogici<\/strong>.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Grazie alle applicazioni di gestione delle note spese<\/strong>, come quella proposta N2F, diventa possibile creare una nota spese in pochi secondi e trasmetterla alla propria amministrazione con un semplice click. Le attivit\u00e0 di controllo, verifica e contabilizzazione sono ulteriormente semplificati, mentre le tempistiche di rimborso sono ridotte e i rischi di frode evitati.<\/p>\n\n\n\nFatturazione elettronica<\/strong><\/h2>\n\n\n\nUn discorso a parte lo meritano invece le fatture elettroniche: dal 2018 divenute obbligatorie per le transazioni commerciali tra soggetti privati<\/strong>. Pu\u00f2 infatti capitare che il dipendente in trasferta, invece di una ricevuta, richieda l\u2019emissione di una fattura intestata all\u2019azienda da inviare in formato elettronico. Poich\u00e9 dal punto di vista contabile le fatture elettroniche necessitano di un trattamento a parte, \u00e8 importante sottolineare che, se l\u2019azienda ha scelto un software di gestione delle note spese, questo preveda di potere inserire le fatture elettroniche, al fine di rimborsare i collaboratori, e di escluderle dagli export contabili.<\/p>\n\n\n\nI vantaggi di un software di gestione delle note spese<\/strong><\/h2>\n\n\n\nLa complessit\u00e0 della materia, rende l\u2019idea di quanto sia utile oggi per le aziende investire in un software per la gestione delle note spese. Grazie a questo tipo di soluzione digitale, per il dipendente in trasferta sar\u00e0 sufficiente fotografare la ricevuta, utilizzando una specifica applicazione, e verr\u00e0 rimborsato in tempi molto pi\u00f9 rapidi rispetto alla classica procedura di compilazione manuale dei documenti cartacei. Ridurr\u00e0 inoltre il rischio di perdere ricevute e scontrini, rischiando quindi di non poter recuperare una parte dei soldi spesi per conto dell\u2019azienda. l manager potranno verificare e convalidare le spese in tempo reale ed i dirigenti saranno in grado di definire la giusta policy e potranno facilmente customizzare i livelli di controllo. Infine, l\u2019amministrazione avr\u00e0 uno strumento facilmente integrabile con il gestionale contabile e vedr\u00e0 notevolmente facilitato il proprio lavoro.<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n![\"Prova-gratuitamente-N2F\"](\"https:\/\/i0.wp.com\/www.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/CTA-Prova-gratuitamente-N2F.jpg?resize=720%2C304&ssl=1\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
- i dati personali del lavoratore;<\/li>
- la data e il luogo della spesa;<\/li>
- la natura e l\u2019entit\u00e0 della spesa.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
L\u2019azienda procede quindi al rimborso, a condizione che le spese siano inerenti l\u2019attivit\u00e0 professionale, che siano state autorizzate nel corso delle procedure interne di convalida e che siano esattamente corrispondenti alle prove di acquisto fornite. Quest\u2019ultimo punto \u00e8 molto importante, perch\u00e9 le note spese rientrano tra i costi sostenuti dall\u2019azienda fiscalmente deducibili.<\/strong><\/p>\n\n\n\n
I diversi tipi di spese e il loro trattamento<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Le note spese devono fare riferimento ai costi sostenuti durante un\u2019attivit\u00e0 effettuata nel quadro di una missione professionale e il dipendente potr\u00e0 richiedere un rimborso esclusivamente nel caso in cui tale attivit\u00e0 sia stata svolta al di fuori della sede dell\u2019ufficio dove abitualmente lavora. Esistono per\u00f2 importanti differenze di trattamento fiscale a seconda che la trasferta sia avvenuta all\u2019interno del territorio comunale della sede di lavoro o al di fuori di esso (nel caso dei collaboratori non dipendenti viene considerato il loro comune di residenza).<\/p>\n\n\n\n
- Nel caso di trasferte all\u2019interno del territorio comunale<\/strong>, le spese effettuate e successivamente rimborsate sono da considerarsi come parte del reddito percepito dal lavoratore. Fanno eccezione quelle relative ai trasporti, se sono doverosamente documentate da biglietti e ricevute.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Nel caso di trasferte compiute al di fuori dal territorio comunale, <\/strong>le spese rimborsate non concorrono al reddito e sono perci\u00f2 deducibili (sempre nel caso delle spese di trasporto, entro certi limiti nel caso di vitto e alloggio).<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Il caso del rimborso chilometrico<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Nel caso di spostamenti effettuati con la propria auto personale, il dipendente pu\u00f2 richiedere quello che viene definito come il rimborso chilometrico: ovvero un\u2019indennit\u00e0 che il datore di lavoro eroga sulla base dei chilometri percorsi<\/strong>, per coprire le spese di carburante, manutenzione\u2026I limiti di deducibilit\u00e0 fiscale del rimborso chilometrico sono comunicati dall\u2019ACI (Automobile Club Italia), tramite la pubblicazione di tabelle aggiornate due volte l\u2019anno<\/a>. Il datore di lavoro si pu\u00f2 riferire a queste tabelle per calcolare in modo preciso le spese da rimborsare ma pu\u00f2 anche scegliere di utilizzare altri sistemi di calcolo. \u00c8 importante precisare che la parte di rimborso chilometrico che rientra nei limiti determinati dalle tabelle ACI \u00e8 detraibile mentre non lo \u00e8 quella in eccesso<\/strong>: le aziende che decidono di utilizzare un proprio sistema di calcolo dei rimborsi chilometrici si espongono, potenzialmente, a importanti costi aggiuntivi.<\/p>\n\n\n\n
Rimborso delle spese: 3 diverse tipologie<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Nel caso di una trasferta di lavoro, le aziende possono ricorrere a tre sistemi di rimborso, l\u2019uno alternativo all\u2019altro: il rimborso a pi\u00e8 di lista, il rimborso forfettario e il rimborso misto. Per ogni trasferta, per\u00f2, pu\u00f2 essere applicato esclusivamente un unico metodo<\/strong>. Ma allora, quale tipo di rimborso preferire? Ecco una spiegazione dettagliata di ciascuna tipologia, per meglio orientarsi nella scelta.<\/p>\n\n\n\n
Il rimborso spese a pi\u00e8 di lista (o analitico)<\/h3>\n\n\n\n
Il rimborso spese a pi\u00e8 di lista viene anche chiamato analitico perch\u00e9 considera tutte le voci di spesa che sono state sostenute dal dipendente durante la trasferta. Tali voci dovranno essere elencate una ad una, con allegati i rispettivi giustificativi fiscali. Il rimborso spese a pi\u00e8 di lista riguarda i seguenti tipi di spese:<\/p>\n\n\n\n
- Vitto e alloggio<\/strong>: in albergo, in un appartamento in affitto o in qualsiasi altra struttura di accoglienza.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Viaggio e trasporti<\/strong>: rimborso delle spese sostenute per l\u2019uso della propria auto (rimborso chilometrico) o di una noleggiata, dei pedaggi e per l\u2019acquisto di biglietti per l\u2019utilizzo dei mezzi di trasporto (bus, taxi, metro, etc.).<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Altro<\/strong>: il lavoratore pu\u00f2 presentare documentazione inerente ad altre tipologie di spesa sostenute durante la trasferta. In alcuni casi, per esempio quello delle spese telefoniche, \u00e8 difficile presentare una documentazione adeguata: far\u00e0 quindi fede una semplice dichiarazione.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
La normativa fiscale italiana non considera il rimborso delle spese di vitto, alloggio e trasporto come un contributo alla formazione del reddito<\/strong>, se queste sono state sostenute al fuori dal territorio comunale. Le eventuali spese di altro tipo, invece, sono deducibili solo nei limiti di 15,49 \u20ac al giorno per le trasferte in Italia e di 25,82 \u20ac per quelle all\u2019estero<\/strong>. Le spese di trasporto costituiscono un\u2019eccezione e anche se hanno luogo all\u2019interno del comune possono essere rimborsate senza essere considerate una forma di retribuzione.<\/p>\n\n\n\n
Il rimborso a pi\u00e8 di lista consente al dipendente e all\u2019azienda di avere una visione precisa dei costi sostenuti in trasferta. Tra i suoi svantaggi figura senza dubbio la necessit\u00e0 di gestire manualmente un grande numero di ricevuti e scontrini, con il rischio elevato di errori e ritardi nell\u2019erogazione del rimborso. Se viene adottato questo metodo, \u00e8 fortemente consigliato adottare un software di gestione delle note spese.<\/p>\n\n\n\n
Rimborso spese forfettario (o indennit\u00e0 di trasferta giornaliera)<\/h3>\n\n\n\n
Il rimborso spese forfettario prevede che l\u2019azienda riconosca al dipendente un forfait giornaliero senza richiedere i giustificativi di spesa relativi alle spese sostenute per il vitto e per l\u2019alloggio<\/strong>. L\u2019indennit\u00e0 giornaliera erogata dall\u2019azienda non viene considerata come una contribuzione al reddito del dipendente e perci\u00f2 risulta deducibile: tale esenzione dal conteggio dell\u2019imponibile IRPEF \u00e8 valida fino a un massimo di 46,48 \u20ac per le trasferte effettuate in Italia e di 77,47 \u20ac per le trasferte che hanno luogo all\u2019estero<\/strong>. Attenzione, tali limiti non valgono per le spese di viaggio e trasporto, che saranno sempre integralmente deducibili ma dovranno anche essere giustificate con l\u2019apposita documentazione fiscale (come nel caso del rimborso analitico).<\/p>\n\n\n\n
Come stabilire il montante dell\u2019indennit\u00e0 di trasferta giornaliera? Il forfait pu\u00f2 essere calcolato sulla base del reddito percepito dal collaboratore, pu\u00f2 essere il frutto di una negoziazione tra azienda e dipendente o essere indicato dai contratti collettivi di lavoro (CCNL). In ogni caso dovr\u00e0 essere corrisposto per ognuno dei giorni in cui il dipendente si trova a lavorare fuori sede.<\/p>\n\n\n\n
I principali vantaggi del rimborso forfettario sono la riduzione dei documenti cartacei da trattare e un processo di convalida semplificato. E gli inconvenienti? In certi casi il dipendente potrebbe trovarsi a sostenere degli esborsi superiori all\u2019indennit\u00e0 conferita, cos\u00ec come l\u2019azienda potrebbe erogare una somma giornaliera superiore alle spese effettivamente effettuate.<\/p>\n\n\n\n
Il rimborso spese misto<\/h3>\n\n\n\n
Il terzo tipo di rimborso spese \u00e8 una sintesi tra il rimborso forfettario e il rimborso a pi\u00e8 di lista. Questo metodo viene usato quando si coprono alcune spese con la modalit\u00e0 a pi\u00e8 di lista e le altre in modo forfettario<\/strong>: per esempio, l\u2019alloggio potrebbe essere coperto da un\u2019indennit\u00e0 giornaliera ma il vitto essere calcolato in maniera analitica, o viceversa. Nel caso di questo metodo, la regola da tenere bene a mente \u00e8 la seguente: se le spese a pi\u00e8 di lista rimborsate al dipendente riguardano solo il vitto, oppure solo l\u2019alloggio, il forfait giornaliero che non concorre a formare reddito si riduce di un terzo; di due terzi nel caso in cui vengano rimborsate contemporaneamente le spese di vitto e alloggio<\/strong>. Le spese di viaggio e trasporto sono sempre deducibili.<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n
\n<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\nL\u2019utilizzo delle carte prepagate<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Un modo per ovviare alle criticit\u00e0 poste dal sistema delle note spese, \u00e8 l\u2019uso di una carta prepagata fornita dalla societ\u00e0 al dipendente durante la trasferta<\/strong>. In questi casi, un responsabile dell\u2019azienda con ruolo di amministratore stabilisce gli importi massimi autorizzati per categoria di spesa e si assicura che rispettino i limiti di deducibilit\u00e0 fiscale definiti per legge.<\/p>\n\n\n\n
Si tratta di un metodo ancora molto utilizzato dalle aziende italiane e il mercato delle carte prepagate propone numerose soluzioni appositamente pensate per svolgere questa funzione. Nonostante gli indubbi vantaggi, l\u2019uso della carta prepagata dimostra per\u00f2 i suoi limiti nel caso di aziende di grandi dimensioni: gestire un grande numero di carte pu\u00f2 infatti diventare problematico da un punto di vista dell\u2019organizzazione amministrativa e dei relativi costi. Inoltre, la diffusione dei software di gestione delle note spese sta rendendo sempre pi\u00f9 obsoleto questo genere di soluzione.<\/p>\n\n\n\n
La dematerializzazione delle note spese<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n
La dematerializzazione dei documenti amministrativi costituisce un\u2019importante tappa nel processo di trasformazione digitale delle aziende. Dematerializzare, infatti, vuol dire semplificare i processi, ridurre i costi e risparmiare tempo prezioso: tutti vantaggi essenziali per essere pi\u00f9 produttivi e competitivi. Risulta quindi normale che anche le note spese, che costituiscono una delle voci pi\u00f9 voluminose in termini di documenti cartacei, siano un elemento chiave nella transizione verso l\u2019ufficio paperless.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019archiviazione digitale a norma<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Le note spese, assieme ai loro allegati, costituiscono dei documenti fiscali a tutti gli effetti (da cui deriva la deducibilit\u00e0 a vantaggio di dipendenti e aziende) e come tali devono rispettare le norme che ne regolano la conservazione. Queste ultime stabiliscono che tutti i documenti contabili, inclusi i sostitutivi dematerializzati, debbano essere obbligatoriamente conservati per un periodo di almeno dieci anni<\/strong>. Ma come produrre documenti digitali con valore probatorio? La legge prevede che debbano soddisfare i seguenti principi di conservazione sostitutiva:<\/p>\n\n\n\n
- Autenticit\u00e0<\/strong>: credibilit\u00e0 rispetto all\u2019autore del documento.<\/li>
- Integrit\u00e0<\/strong>: conservazione non manipolata n\u00e9 contraffatta del documento.<\/li>
- Affidabilit\u00e0<\/strong>: rappresentazione di fatti verificabili.<\/li>
- Leggibilit\u00e0<\/strong>: il documento deve essere, e rimanere, fruibile nel tempo.<\/li>
- Reperibilit\u00e0<\/strong>: il documento deve essere accessibile.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
L\u2019Agenzia delle Entrate ha anche precisato che, una volta rispettati questi principi, la copia originale possa essere distrutta, a condizione che venga rispettato uno specifico processo di archiviazione composto da:<\/p>\n\n\n\n
- Acquisizione del giustificativo in digitale<\/strong>, tramite riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).<\/li>
- Formazione, approvazione e controllo della nota spese<\/strong>.<\/li>
- Archiviazione dei giustificativi di spesa<\/strong>,seguendo i principi di conservazione sopra citati.<\/li>
- Conservazione sostitutiva<\/strong> da parte di un responsabile della conservazione.<\/li>
- Distruzione dei giustificativi analogici<\/strong>.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Grazie alle applicazioni di gestione delle note spese<\/strong>, come quella proposta N2F, diventa possibile creare una nota spese in pochi secondi e trasmetterla alla propria amministrazione con un semplice click. Le attivit\u00e0 di controllo, verifica e contabilizzazione sono ulteriormente semplificati, mentre le tempistiche di rimborso sono ridotte e i rischi di frode evitati.<\/p>\n\n\n\n
Fatturazione elettronica<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Un discorso a parte lo meritano invece le fatture elettroniche: dal 2018 divenute obbligatorie per le transazioni commerciali tra soggetti privati<\/strong>. Pu\u00f2 infatti capitare che il dipendente in trasferta, invece di una ricevuta, richieda l\u2019emissione di una fattura intestata all\u2019azienda da inviare in formato elettronico. Poich\u00e9 dal punto di vista contabile le fatture elettroniche necessitano di un trattamento a parte, \u00e8 importante sottolineare che, se l\u2019azienda ha scelto un software di gestione delle note spese, questo preveda di potere inserire le fatture elettroniche, al fine di rimborsare i collaboratori, e di escluderle dagli export contabili.<\/p>\n\n\n\n
I vantaggi di un software di gestione delle note spese<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
La complessit\u00e0 della materia, rende l\u2019idea di quanto sia utile oggi per le aziende investire in un software per la gestione delle note spese. Grazie a questo tipo di soluzione digitale, per il dipendente in trasferta sar\u00e0 sufficiente fotografare la ricevuta, utilizzando una specifica applicazione, e verr\u00e0 rimborsato in tempi molto pi\u00f9 rapidi rispetto alla classica procedura di compilazione manuale dei documenti cartacei. Ridurr\u00e0 inoltre il rischio di perdere ricevute e scontrini, rischiando quindi di non poter recuperare una parte dei soldi spesi per conto dell\u2019azienda. l manager potranno verificare e convalidare le spese in tempo reale ed i dirigenti saranno in grado di definire la giusta policy e potranno facilmente customizzare i livelli di controllo. Infine, l\u2019amministrazione avr\u00e0 uno strumento facilmente integrabile con il gestionale contabile e vedr\u00e0 notevolmente facilitato il proprio lavoro.<\/p>\n\n\n\n
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- Formazione, approvazione e controllo della nota spese<\/strong>.<\/li>
- Integrit\u00e0<\/strong>: conservazione non manipolata n\u00e9 contraffatta del documento.<\/li>
- Autenticit\u00e0<\/strong>: credibilit\u00e0 rispetto all\u2019autore del documento.<\/li>
- Altro<\/strong>: il lavoratore pu\u00f2 presentare documentazione inerente ad altre tipologie di spesa sostenute durante la trasferta. In alcuni casi, per esempio quello delle spese telefoniche, \u00e8 difficile presentare una documentazione adeguata: far\u00e0 quindi fede una semplice dichiarazione.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Viaggio e trasporti<\/strong>: rimborso delle spese sostenute per l\u2019uso della propria auto (rimborso chilometrico) o di una noleggiata, dei pedaggi e per l\u2019acquisto di biglietti per l\u2019utilizzo dei mezzi di trasporto (bus, taxi, metro, etc.).<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Vitto e alloggio<\/strong>: in albergo, in un appartamento in affitto o in qualsiasi altra struttura di accoglienza.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Nel caso di trasferte compiute al di fuori dal territorio comunale, <\/strong>le spese rimborsate non concorrono al reddito e sono perci\u00f2 deducibili (sempre nel caso delle spese di trasporto, entro certi limiti nel caso di vitto e alloggio).<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Nel caso di trasferte all\u2019interno del territorio comunale<\/strong>, le spese effettuate e successivamente rimborsate sono da considerarsi come parte del reddito percepito dal lavoratore. Fanno eccezione quelle relative ai trasporti, se sono doverosamente documentate da biglietti e ricevute.<\/li><\/ul>\n\n\n\n