La gestione tradizionale delle note spese può rappresentare una perdita di tempo. L’utilizzo di un software viene quindi considerato come una soluzione digitale appropriata. In Italia ed in altri paesi europei, si continua, tuttavia, ad usare le carte prepagate. Quali criteri prevalgono per scegliere l’opzione giusta?
Note spese: Di che si tratta?
Una breve definizione delle note spese
Una nota spese viene definita come ogni documento emesso da un dipendente per riepilogare le proprie spese professionali relative a un viaggio di lavoro. Per ottenere un rimborso dall’azienda, il dipendente deve allegare i giustificativi, come per esempio ricevute fiscali, fatture, scontrini o titoli di viaggio. Affinché una richiesta di rimborso sia completa, si devono anche specificare la data, il luogo e la natura della spesa che devono risultare essere sostenute in un contesto professionale. Se le spese sono pertinenti e inerenti all’attività lavorativa prevista, l’azienda valida la richiesta e procede – dopo verifiche e controlli – al rimborso.
Come funzionano le note spese in Italia?
Tre sistemi di rimborso delle note spese coesistono in Italia:
- Il rimborso spese analitico (o a pié di lista). Il dipendente conserva i documenti giustificativi di ogni spesa per ottenere poi il rimborso.
- Il rimborso spese forfettario. Una cifra generica viene concessa ex-ante per coprire le spese. L’importo stanziato varia a seconda che il viaggio venga effettuato in Italia o all’estero. L’ammontare dell’indennità – spesso su base giornaliera – è aggiornato ogni anno da testi di legge.
- Il rimborso spese misto – una una combinazione dei due sistemi sopra citati. Al dipendente in viaggio viene concesso un importo forfettario. Inoltre, egli può chiedere il rimborso effetivo di alcuni costi (ristorante, hotel, ecc.) su presentazione di documenti giustificativi.
Perché scegliere le carte prepagate?
Una breve spiegazione riguardo le carte prepagate
In Italia, il rimborso spese analitico – oppure misto – può prevedere l’uso di carte aziendali fornite dalla società. I dipendenti dispongono in questo modo di carte di pagamento. Un responsabile aziendale con un accesso amministratore fissa gli importi massimali autorizzati per categoria. Tali carte prepagate possono quindi essere accreditate prima dei viaggi di lavoro.
Una soluzione adatta alle vostre esigenze
Le carte prepagate costituiscono una soluzione adatta per ridurre al minimo i rischi e massimizzare il controlo delle spese professionali. Con questo modo di operare il dipendente in viaggio non ha bisogno di tirare soldi fuori di tasca propria per poi aspettare un rimborso. L’azienda gode anche di una visione globale, chiara e semplificata delle spese sostenute.
Una soluzione adattabile in base alle vostre esigenze
Dato che gli importi autorizzati sono variabili, le carte prepagate rappresentano una soluzione – almeno in parte – adattabile. Si tratta di una soluzione di pagamento piuttosto facile da gestire e da attuare. Sicure, affidabili e tracciabili, le carte prepagate aziendali si adattano per concedere maggiore autonomia e maggiori responsabilità ai dipendenti.
Perché optare per una gestione delle note spese digitale affidandosi ad un software?
Che tipo di software si può usare?
Esistono due principali tipi di software di gestione delle note spese:
- Un software on-premise prodotto da un fornitore esterno e installato sul server proprio dell’impresa. Accessibile e gestibile dall’azienda, questo software non è sempre molto moderno e ergonomico. Offre una flessibilità minima e richiede un know-how tecnico in-house per gli aggiornamenti e la manutenzione del sistema.
- Un software Cloud. Si tratta di una soluzione digitale, a volte abbinata ad un’APP mobile, per gestire integralmente le note spese. Tale opzione consente varie azioni in tempo reale, dall’inserimento di documenti giustificativi alla richiesta di rimborso.
Un software adeguato per l’automazione dei processi
Un software di gestione delle note spese non è una soluzione di per gestire i pagamenti. Si tratta di un approccio completo per l’automazione della gestione dei viaggi di lavoro. Ci sono funzionalità progettate per tutte le situazioni ed esigenze aziendali. L’adattabilità delle funzionalità ed il controllo in tempo reale di questo modo di gestione consentono un vero risparmio di tempo a tutti i livelli aziendali, dal trasfertista all’amministrazione.
Un software compatibile con ogni modo di rimborso spese
Ma che succede se l’aziende sceglie il rimborso spese forfettario? Con questo sistema infatti il dipendente non ha bisogno di conservare i giustificativi. Quindi i software e le loro funzionalità di gestione e automazione non sono utili? Non esattamente.
In ogni caso, il viaggio di lavoro stesso, se non le spese, deve sempre essere giustificato. Prima che un dipendente parta in viaggio d’affari, egli deve ottenere il consenso di un manager. È una condizione necessaria alla convalida della domanda di rimborso – anche forfettario. Un software di gestione di note spese come N2F gestice anche le richieste di autorizzazione alle trasferte!
Allora, carte prepagate o software? Come scegliere?
Carte prepagate e software : capire meglio gli obiettivi
Le carte prepagate sembrano quindi una soluzione ideale per le piccole organizzazioni – cioè PMI di massimo 250 dipendenti. Poi il sistema mostra i suoi limiti. Le carte prepagate, anche se flessibili e configurabili, rimangono un semplice mezzo di pagamento. I vantaggi sono numerosi, soprattutto non dover anticipare le spese e quindi non chiedere il rimborso. Attenzione pero a non perdere la carte, dimenticare il codice oppure subire una clonazione della carta! In ogni caso, tale opzione non consente di gestire la politica di note spese e di viaggi di lavoro in senso stretto. Se le carte prepagate consentono di gestire i pagamenti con importi massimali, non si può gestire la rendicontazione delle note spese.
Più aumentano le dimensioni dell’azienda, più la gestione delle note spese diventa complessa. In questi casi, la scelta di un software sembra più appropriata. Non importa quale sistema di rimborso o pagamento viene scelto dall’azienda. C’è sempre un carico di lavoro da considerare – almeno per il reparto contabilità – cioè la rendicontazione. Il software di gestione delle note spese rende il compito più facile mediante la digitalizzazione e l’automazione!
Carte prepagate o software: perché scegliere?
Come per il rimborso spese misto, esiste anche una gestione delle note spese mista. In altre parole, potete scegliere di usare le carte prepagate e il software insieme per una maggiore flessibilità. Le carte prepagate possono essere vantaggiose per facilitare l’organizzazione e il pagamento di alcuni viaggi. In altri casi, potete anche usare un software specializzato per gestire automaticamente i giustificativi e i rimborsi. Non c’è proprio una soluzione universale. La soluzione giusta dipende sempre dei vostri obiettivi aziendali!
L’applicazione N2F, da sola o combinata con un sistema di carte prepagate, vi permette di adeguare i flussi e gestire le note spese in funzione delle proprie esigenze interne. Non è mai stato così semplice controllare le proprie spese aziendali. È disponibile anche una prova gratuita!
