Pour un chef d’entreprise, le budget est un élément essentiel qu’il faut maîtriser de manière globale. Aujourd’hui, dans la plupart des entreprises, il existe de nombreux axes d’amélioration pour faire des économies et ainsi donner un nouveau souffle à sa structure. Faisons un point sur les leviers à actionner.

1- Faire le point sur ses contrats et factures

Une entreprise signe beaucoup de contrats avec des fournisseurs de matériel, de produits et de services. Or, bien souvent, une fois le contrat signé, plus rien ne bouge. C’est une première erreur à ne pas commettre. En effet, n’oubliez jamais que vous avez le pouvoir de renégocier. Certes, cela ne sera pas nécessairement possible pour toutes vos factures, mais vous bénéficiez forcément d’une marge pour réduire vos dépenses.

Prenez le temps de rencontrer vos fournisseurs pour revoir le prix de vos produits. Comparez les offres pour vos dépenses en matière d’électricité. Si vous avez un site internet, prenez le temps de vérifier que votre abonnement n’est pas trop cher par rapport à la prestation qui vous est proposée. N’hésitez pas à changer de fournisseurs dans la mesure du possible dès lors que vous pensez pouvoir obtenir un service équivalent pour un prix moins élevé.

2- Adopter un comportement écolo

Si vous n’êtes écolo dans l’âme, les économies qu’il est possible de réaliser pourraient changer votre vision des choses. Dans une entreprise, comme dans un ménage, il n’y a pas de petites économies. Lorsque vous quittez votre entreprise le soir, vos ordinateurs sont-ils tous éteints ? Avez-vous vous bien pensé à éteindre vos lumières ? N’y a-t-il pas trop de machines en veille qui pourraient être éteintes la nuit ? Réduire sa consommation énergétique est un levier intéressant pour réaliser d’importantes économies. À l’année, cela peut avoir un impact majeur sur votre facture.

N’hésitez pas également à opter pour des ampoules économiques et à songer à éteindre, dans la journée, dès lors que la lumière naturelle est suffisante pour travailler. Dans certaines entreprises, le budget éclairage représente la moitié de la facture énergétique, c’est un point à réfléchir.

De même, êtes-vous un utilisateur intensif d’imprimante ? Aujourd’hui, tout se dématérialise très aisément, il n’est plus nécessaire de tout imprimer. Entre les économies réalisées sur l’encre et le papier, là encore, ce geste pour l’environnement pourrait vous permettre d’alléger de manière conséquente votre budget.

3- Renégocier ses crédits

Dans une entreprise, il n’est pas rare que des crédits soient souscrits pour s’assurer une trésorerie, pour investir du matériel, etc. Etes-vous certain qu’il n’est pas possible d’optimiser vos crédits en cours ? Avez-vous récemment vu votre banquier pour en discuter ? Avec des taux à la baisse, vous disposez peut-être d’une marge de négociation qui pourrait vous permettre de réduire vos mensualités ou de limiter la durée de votre crédit.

Vous n’avez pas le temps de vous occuper de ça ? Contactez un courtier. Ce professionnel maîtrise parfaitement le mécanisme des banques et saura argumenter en votre faveur pour réduire le coût de votre crédit professionnel.

4- Sous-traiter certaines prestations

Si certaines entreprises envisagent de tout gérer en interne, d’autres font le choix d’externaliser. Pour certaines tâches, il n’est pas toujours nécessaire d’embaucher une personne, surtout s’il s’agit d’un poste qui n’est pas tout à fait régulier. En effet, le risque est d’avoir un employé qui n’est pas rentable en permanence, or, là encore, cela a un coût. Entre le salaire, les charges, la mutuelle d’entreprise et les éventuels primes et avantages accordés à vos salariés (participation aux bénéfices, chèque vacance, etc.), un employé permanent coûte cher, vous devez être certain qu’il est indispensable.

Faire appel à la sous-traitance, c’est gagner en flexibilité et en réactivité. Vos partenaires, pour continuer à travailler avec vous, ont tout intérêt à être disponibles lorsque vous avez besoin d’eux. De plus, il vous est possible de comparer les prix et ainsi de trouver un service offrant le meilleur rapport qualité/prix.

5- Optimiser sa gestion de notes de frais

La gestion de note de frais est souvent la grande oubliée lorsqu’une entreprise tente de faire des économies. Et pourtant ! Le prix de cette gestion peut tout simplement être astronomique. Quelques chiffres vont vous éclairer sur cette réalité.

Aujourd’hui, en gérant les notes de frais « à l’ancienne », il est estimé que le traitement d’une note de frais coûte 53 €. Si une erreur est commise, cela peut augmenter le prix de 48 €. Une mauvaise gestion des notes de frais coûte en moyenne 300 € par salarié et par mois. Les entreprises consacrent 11 milliards à la gestion des notes de frais. La fraude en matière de note de frais engendre une perte de revenus annuels de 5 %, soit en moyenne 730 € par salarié et par an.

Ce sont ainsi quelques milliers, voire dizaines de milliers d’euros qui sont potentiellement perdus chaque année.

Pourquoi ne pas remédier à cela en dépensant seulement quelques euros par mois ? C’est ce que vous propose N2F, une application de gestion de notes de frais intuitive et particulièrement complète. Oubliez votre ancienne gestion des frais et optez pour une solution digitale qui va révolutionner votre comptabilité !

Avec N2F, vous pouvez paramétrer votre application selon les besoins de votre entreprise. Vous pouvez ainsi appliquer des plafonds de dépenses selon les salariés, mais aussi selon les missions et la nature des dépenses. Restauration, hébergement, tout est paramétrable afin de maîtriser votre budget et de respecter les règles en vigueur. En cas de dépassement de plafond, une alerte vous est envoyée automatiquement, plus d’erreur possible. Un employé réalise une note de frais durant ses congés ? Là encore vous êtes alerté afin d’éviter un remboursement qui ne correspond pas à une dépense réalisée dans le cadre professionnel et dans l’intérêt de votre entreprise.

De plus, vos collaborateurs peuvent scanner avec leur smartphone leur facture immédiatement après l’avoir payée. Cela ne prend qu’un instant. Ainsi, vous êtes certain d’avoir toutes les pièces comptables pour récupérer votre TVA.

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