Les contrôles de l’URSSAF sont toujours une source d’angoisse pour le DAF et son service. Afin d’éviter les mauvaises surprises, il est indispensable de se montrer toujours attentif lorsqu’on manie les données financières de la société. Découvrez les différents points sur lesquels vous focaliser pour éviter un contrôle URSSAF des notes de frais.
Anticiper avec une politique de dépenses
Cette étape est essentielle si vous ne voulez pas dépasser la limite d’exonération ! Une fois cette politique établie, communiquez-la auprès de vos salariés. Ainsi, eux aussi connaitront les limites à ne pas dépasser. Ils se sauront à l’intérieur d’un cadre à respecter et y penseront avant d’engager une quelconque dépense.
Il s’agit aussi d’une méthode éprouvée pour éviter les problèmes dans votre service une fois les dépenses effectuées. Une politique de dépense bien pensée vous épargnera d’avoir à vous justifier auprès de votre administration si celle-ci venait à juger une dépense bien trop élevée pour sa justification.
Pour que cette étape ait un réel impact, assurez-vous que les salariés aient bien tous pris connaissance de cette politique.
Justifier toutes les notes de frais
Les dépenses ne peuvent être prises en compte par l’entreprise que si elles s’accompagnent d’un justificatif. C’est obligatoire. Si celui-ci venait à manquer, l’entreprise pourrait subir un redressement fiscal. C’est d’ailleurs la première raison pour laquelle les entreprises sont épinglées par l’URSSAF (en matière de redressement).
Il vous incombe donc de conserver précieusement tous les justificatifs d’achats. Vous pouvez, à votre convenance et selon les pratiques de votre entreprise, opter pour le format papier ou l’archivage à valeurs probantes.
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Rembourser avec le bon mode
Pour éviter le redressement, assurez-vous que les salariés soient remboursés au bon mode : le sont-ils au réel ou bien au forfait ?
Notez que les remboursements peuvent varier au sein d’une même entreprise, en fonction de la typologie de l’employé. Sachez que les remboursements forfaitaires ne concernent pas les chefs d’entreprise.
Enfin, en ce qui concerne les frais kilométriques, veillez à bien respecter le barème de l’administration fiscale pour éviter une visite de l’URSSAF ! Tous les justificatifs doivent là aussi être conservés, qu’il s’agisse du carburant, d’une location ou d’un péage.
Bon à savoir : même pour de faibles montants, si vous optez pour le mauvais mode de remboursement, vous pouvez faire l’objet d’un redressement fiscal.
Bon à savoir n°2 : la distance parcourue par le salarié entre son domicile et son entreprise n’entre pas dans les notes de frais.
Si vous n’êtes pas sûr qu’une dépense puisse faire l’objet d’une note de frais, reportez-vous à la liste de l’URSSAF.
Automatiser avec une app de notes de frais
N2F, l’application de gestion de notes de frais, vous aide à gérer plus sereinement tout ce qui concerne l’enregistrement, la transmission, le règlement ou encore l’archivage des notes de frais.
Comme tout ou presque est automatique (vous pouvez ajouter des informations vous-même), il est impossible de faire des erreurs de saisie. Vos factures sont archivées de manière dématérialisée, ce qui vous fait gagner en charge mentale, en temps et, évidemment, en espace dans votre bureau ou celui de la personne concernée !
Bon à savoir : l’application N2F a été pensée pour respecter la politique de dépenses établie par votre entreprise. C’est simple : les salariés sont avertis dès qu’une dépense n’entre pas dans le cadre de la politique de l’entreprise, et le service comptable recevra également une alerte.
Si vous souhaitez éviter les redressements et garantir un contrôle de gestion de notes de frais efficace, optez pour une solution de notes de frais fiable et mise à jour régulièrement ! Contactez-nous dès à présent !
